Правило машинописного оформления документов или компьютерный набор.
Текст документа печатается через полтора строчных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один интервал. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на пять знаков от границы левого поля.
Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга полуторным - двумя межстрочным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
Тема: Технология работы с документами
Вопросы: I. Организация документооборота предприятия;
II. Регистрация документов;
III. Контроль исполнения документов;
IV. Систематизация документов;
V. Формирование дел;
VI. Подготовка документов к использованию и последующему хранению и исполнению.
I. Организация документооборота на предприятия.
С момент создания фирмы вся ее деятельность отражается в оформляемых документах. От Устава фирмы и бухгалтерского баланса до приказа о премировании – все документы играют важнейшую роль в деятельности фирмы.
От их своевременного создания и правильного оформления нередко зависит судьба всего дела. Спорные вопросы и конфликты, налоги и штрафы, проблемы авторского права, трудового стажа рассматриваются судами на основании документов. Аудиторы и налоговые инспекторы проверяют не только работу бухгалтерии фирмы, но и правильность оформления любых документов, регламентируемых правовыми актами.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований ГОСТ 6.30 – 97 «Унифицирование системы документации. Система организационно – распорядительной документации», типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ от 06.07.92, Гражданским кодексом РФ и КЗОТом РФ.
Это необходимо для того, чтобы документ был признан любым государственным органом.
Основные понятия делопроизводства:
Документ – носитель информации, текст или изображение, имеющее информационное значение.
Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами.
Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам и т. д.), помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.
Степень совершенства технологической системы работ с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В крупных организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения (ОДО), общий отдел, канцелярия и т. п. В организациях, где объем документов не настолько велик, чтобы им занималось отдельное подразделение, делопроизводственные функции возлагаются на секретариат или секретаря руководителя организации.
В документационном обеспечении выделяют три основных группы документов:
Входящие документы, поступившие в ОДО из внешних организаций;
Исходящие документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений для отправки во внешние организации;
Внутренние документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.
Работа
с документами предприятия может быть
представлена в виде следующей
технологической цепочки операций.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарь – референт должна принять к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с ответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение
документов;подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все письма, за исключением личной корреспонденции и корреспонденцию с пометкой «Конфиденциально» (обрабатывается сотрудником, имеющим доступ к ней).
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:
направленные на рассмотрение руководителю предприятия;
направленные непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
На рассмотрение руководства предприятия документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителей предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
Обработка и передача документов исполнителями осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию (исходящие документы).
сортируют, упаковывают;
оформляют как почтовые отправления и сдают в отделения связи.
Перед упаковкой необходимо проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подшивается работником службы и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщают и доводят до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.