- •Введение.
- •II. Функции офиса.
- •I. Офис и его структура.
- •II. Функции офиса:
- •Тема: Конструирование рабочего места сотрудника офиса.
- •II. Планировка рабочего места.
- •I. Оборудование рабочего места и пути его совершенствования.
- •Зависимость высоты стола от роста, рабочие позы и характер работы
- •II. Планировка рабочего места.
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •В сфере производства:
- •В области реализации продукции:
- •При проведении переговоров:
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •3. Перечень сведений, составляющих государственную тайну
- •4. Защита государственной тайны
- •II. Как развить свою память.
- •III. Овладение методом скорочтения.
- •I. Как организовать рабочий день.
- •II. Как развить свою память.
- •Основные принципы рационального восприятия информации.
- •III. Овладение методами скорочтения.
- •II. Требования к бланкам документов и правила их машинописного оформления.
- •Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению:
- •Перечень документов, на которые ставится печать:
- •II. Требования к бланкам документов и правила машинописного оформления документов.
- •Правило машинописного оформления документов или компьютерный набор.
- •II. Регистрация документов.
- •Журнал регистрация входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •III. Контроль исполнения документов.
- •IV. Систематизация документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия (пример)
- •V. Формирование дел
- •VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
- •Тематика контрольных работ по курсу «Управление офисом».
- •Список литературы.
- •Вопросы к зачету
- •Офис и его структура.
- •Функции офиса.
VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.
Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов.
Значение и историческая ценность образующихся в деятельности каждого учреждения, организации и предприятия документов различны. Некоторые документы необходимы для оперативной работы с ними в течении ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственные устройства и общественную жизнь страны, имеют научно-историческое значение и должны постоянно храниться в государственных архивах.
Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведении экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется:
положением об архивном фонде РФ;
основными правилами работы ведоственных архивов;
типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения;
номенклатурой дел производства.
Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение сроков хранения конкретных документов проводится ЭК по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденному руководителем Росархива 06.10.2000.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2004г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за, редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 л., руководителей предприятия - постоянно.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: - документы, предназначенные для архивного хранения;
документы, подлежащие уничтожению;
документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
переплести дело или прошить его в четыре прокола;
дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнений крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.
Все дела, подготовленные для архивного хранения, делятся на две большие группы: -
дела по основной (производственной) деятельности;
дела по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (цел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности.
Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам, и опись состоит из годовых разделов, в которых дела, располагаются по степени важности.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: "Переписка за 1998 - 2000 гг. - 3 дела".
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив.
В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь – референт фирмы и отвечает за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.
Предприятие может сократить срок хранения документов в свом ведомственном архиве до передачи их на хранение в случае:
прекращения деятельности;
нестабильности деятельности;
отсутствие условий для хранения документов.
Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности и в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.
По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.
В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность документов, несут уголовную, административную или иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.