II. Планировка рабочего места.

Задавшись целью создать действительно хорошее рабочее место, необходимо подумать, каким образом удовлетворить множество требований, связанных с созданием максимальных удобств для занятий.

Главными из них являются:

1. досягаемость всех материалов и их обозримость;

2. постоянная готовность технических средств и приспособлений;

3. изолированность рабочего места.

Требование эти в значительной мере связаны между собой, но рассматривать их целесообразно каждое в отдельности, так как пути их реализации во многом различны.

Итак, рассмотрим первое условие:

Досягаемость и обозримость технических средств, приспособлений и рабочих материалов.

Каждому предмету выделяется постоянное (определенное) место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделить канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

На приставках к столам могут располагаться пишущие машинки, если не используется специальный стол, персональное ЭВМ, ксерокс и другие.

Тумбы для столов имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Работник должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции.

В оборудовании рабочего места включаются также и технические средства: ПЭВМ, телефонный аппарат, копировальный аппарат, сшиватель документов, переговорное устройство и др.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом:

• поступившие и необходимые постоянно – на рабочей поверхности стола;

• используемые периодически – в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах.

Надо уметь по индексации определять в каком ящике или полке находится нужный документ, поэтому все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

В практике персонала офиса используются два вида хранения служебных документов:

• сброшюрирование

• свободное.

В первом случае строго систематизированныеи рекомендуется размещать документы брошюруются в папках – скоросшивателях, папках – регистраторах, папках с быстродействующими зажимами.

Свободное хранение служебных документов характеризуется тем, что они в виде отдельных листов помещаются в папки с завязками или файлы и хранятся в столах или шкафах.

Большое значение придается рациональному освещению рабочих мест.

При общем освещении светильники с люминесцентными лампами рекомендуется размещать, начиная от окон, чтобы обеспечить для глаз переход от дневного света к искусственному. Если в помещении установлены компьютеры, то для устранения бликов на экране монитора светильники общего освещения нужно монтировать не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам сотрудника. Один источник света должно быть доминирующим, обще освещение уравновешено с местным, глаза защищены от очень яркого света.

Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому при наибольшей освещенности предпочтения отдают светлым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета.

Свет в помещении офиса должен имен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна». Все это важные факторы здоровья, уюта, и повышения результативности труда.

Там, где работают с документами, желательно иметь естественное освещение, благотворно влияющее на работника. Но если используется искусственное освещение, помните, что свет должен падать на рабочую поверхность письменного стола под углом более 30 от горизонтальной линии взора, при этом поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях и любой свет в этих границах должен рассеиваться.

Второе условие, которое способствует облегчению работы – это постоянная готовность технических средств и приспособлений.

Оно вытекает из особенности их использования в процессе умственного труда. Как правило, такая потребность возникает время от времени. Иметь все технические средства и приспособления на ограниченной площади письменного стола невозможно. Кроме этого на подготовку к работе всех технических средств требуется время. Все это значительно снижает эффективность их использования. Поэтому очень важно, чтобы все, что входит в состав оснащения, постоянно находилось в «рабочем состоянии». Достигается это различными путями, основные из них:

• создание дополнительных рабочих поверхностей и емкостей для размещения технических средств и приспособлений;

• монтаж (размещение) аппаратуры непосредственно на рабочем месте;

• установка подвижных (поворотных) средств, позволяющих приближать к себе различные устройства;

• коммутация электроприборов и радиоаппаратуры;

• сосредоточение в непосредственной близости от того или иного прибора всех необходимых вспомогательных материалов.

Третье условие – изолированность рабочего места.

Результатом многих исследований свидетельствует о существенном различии в эффективности умственного труда в зависимости от того, на сколько это место изолировано. Создание подобных условий способствует снижению нервного напряжения, что благоприятно сказывается на работоспособности. В особенности это касается тех профессий, где преобладают творческие элементы.

• определенная изолированность создается, прежде всего, за счет соответствующей расстановке мебели;

• другой прием – это использование перегородок, которые, кстати, будут еще и способом борьбы с шумом, так как любая из них в какой-то степени его поглощает (они устанавливаются на 15-20 см. выше головы сидящего человека).

Необходимость изоляции возникает как обязательное требование, когда в одной комнате должны трудиться два человека и нет возможности установить письменные столы на удалении один от другого.

Важным являются и санитарно-гигиенические условия, в которых работает персонал офиса. Общие санитарно-гигиенические требования к показателям микроклимата и допустимому содержанию вредных веществ (газов, паров, пыли и т.д.) в воздухе устанавливаются ГОСТом от 12.01.2005 г. Этот стандарт определяет предельно допустимые концентрации вредных веществ в воздухе рабочей зоны.

Тема: «Коммерческая тайна и способы ее защиты».

Вопросы: I. Коммерческая тайна и возможные каналы утечки информации.