6.4. Стратегии управления запасами

Модели движения запаса на складе зависят от условий за­купок. Если организация закупает продукты одинаковыми партиями через равные интервалы времени, а их отпуск со склада осуществляется постепенно и равномерно в течение го­да, то график движения остатков на складе будет соответство­вать ломаной линии, изображенной на рис. 6.10.

Если сбытовые запасы накапливаются при постепенной от­грузке из цехов, а отгружаются одномоментно, то этот график будет выглядеть иначе (рис. 6.11).

На практике продукты поступают на склад и отгружаются со склада разными партиями через разные интервалы времени. Периодически возникают дефицитные ситуации. Реальное дви­жение запасов на складе отражено на рис. 6.12.

Логистическая система запасообразования должна функцио­нировать таким образом, чтобы а) не возникали ситуации дефи­цита, б) большие запасы не пролеживали длительное время на складе, если это не связано с экономической целесообразностью, в) среднегодовой запас не был велик, так как и без того оборот­ных средств всегда не хватает. Следовательно, необходимы: расчет оптимальных значений параметров системы запасообра­зования; достижение полной управляемости ими; поддержание движения запаса в оптимальном режиме.

Основными параметрами системы запасообразования яв­ляются:

• минимальный уровень запаса (3_min), который выполняет контрольную или сигнальную функцию, показывая минималь­но допустимую величину запаса, при достижении которой логистической службе необходимо сделать очередной заказ на по­ставку материала или товара. Часто он представляется суммой подготовительной и страховой частей запаса (см. рис. 6.10);

• максимальный уровень запаса (З_mах), который позволяет предупредить образование излишков, а также служит ориенти­ром при планировании объемов закупок и продаж. Часто он представляется суммой подготовительной, страховой и удвоен­ной величины текущей частей запаса;

• периодичность заказа продуктов (Т), которая может быть регулярной (например, 10-го числа каждого месяца, раз в две недели и т.д.) или нерегулярной (первая поставка через две недели, а следующая — через пять месяцев и т.д.);

• количество заказываемого продукта (Q), которое может быть одинаковым в каждой поставке в течение определенного периода или меняться, составляя в одном случае 50 т, в дру­гом — 150, в третьем — 70 т.

При управлении запасами имеют значение также следую­щие показатели:

• средний уровень запаса (З_ср), при агрегировании которого по группе или всем материалам в стоимостном выражении по­лучается норматив или ориентировочная величина оборотных средств, требуемых для создания запаса. На практике его часто называют переходящим запасом. Он выражает некоторое сред­нее количество продукта, которое предприятие должно дер­жать на складе в течение определенного периода. Следует под­черкнуть, что речь идет именно о средней за период вели­чине (среднеарифметической или среднехронологической), тог­да как фактический остаток — величина весьма подвижная, изменяющаяся после каждой поставки или отпуска;

• текущий остаток, или текущий фактический запас (З_max), который находится на складе на определенную дату. Не следует путать его с текущей частью запаса, выделяемой при расчете плановых нормативных показателей наряду со страховой и подготовительной частями.

После того как определены параметры логистической систе­мы запасообразования, оптимальные относительно выбранных предприятием целей, необходимо решить организационные воп­росы: как наладить контроль за состоянием текущего запаса и передачу информации о нем со склада в отделы, которые выпол­няют логистические функции; как и когда принимать решение о пополнении остатков. Все это осуществляется в рамках избран­ной предприятием стратегии управления запасами (табл. 6.3).

В зависимости от того, какие параметры системы запасообра­зования являются для логистиков определяющими при приня­тии решений о закупках и пополнении запасов, различают четы­ре основные и две дополнительные стратегии. Основные страте­гии предполагают использование одновременно двух параметров (например, периодичность контроля запасов и объем партии по­ставки, минимально и максимально допустимые величины ос­татков на складе). Эти стратегии отличаются тем, как осуще­ствляется контроль за остатками и делается заказ новой пар­тии — постоянно, с определенной периодичностью или по мере расходования продуктов. В зависимости от выбранной стратегии логистик может заказывать продукты одинаковыми партиями или регулировать объемы поставок, ориентируясь на состояние текущего запаса. Каждая из четырех стратегий имеет свои плю­сы и минусы и довольно узкую сферу эффективного применения.

Периодические стратегии (TQ, ТЗ_mах) имеют существенный недостаток: независимо от уровня запаса на складе через опреде­ленный интервал времени должен делаться заказ (одинаковыми партиями или до восполнения максимального уровня). Это неце­лесообразно, если потребление в предыдущем периоде оказалось незначительным и запас не был израсходован. Стратегии точки заказа (Q3 _min и З_mахЗ_min) неудобны, поскольку требуют вести постоянный контроль состояния запасов на складе, а при боль­шом ассортименте это невыгодно предприятию. Но благодаря до­полнительным стратегиям появляется возможность периоди­чески контролировать уровень запасов, а закупки производить только при низком уровне остатков на складе. Для этого логис­тик подключает третий управляющий параметр — минимально допустимый уровень запаса 3 _min (рис. 6.13).

TQ-стратегия означает, что продукты заказываются через определенные промежутки времени одинаковыми партиями (например, 1-го числа каждого месяца 800 шт.). Наиболее эффективно она реализуется по долгосрочному договору поставки, включающему бонусные скидки за все количество поставленного в течение года материала. При этом принимается упрощенная модель движения запаса на складе (см. рис. 6.10 и 6.11). TQ-стратегия действенна при массовом или крупносерийном производстве (например, при выпуске спичек, сигарет, молока), где в большом количестве регулярно расходуются одни и те же сырье, материалы и производится стандартизированный продукт. Основным регулирующим параметром выступает объем поставки, оптимальную величину которого логистические службы рассчитывают по формуле Уилсона (в различных вариантах).

Данная стратегия подкупает простотой организации заказа. Рассчитанные оптимальные партии поставки неизменны в продолжение всего периода относительно стабильных объемов потребления (например, в течение года). Зная размер партии и годовую потребность, легко рассчитать периодичность заказов.

Пример. Планируемая годовая потребность в материале составляет 18 ООО шт., а оптимальная партия поставки Q = 300 шт. Значит, в год требуется 60 поставок (18 ООО / 300) при периодичности Т - 6 дней (360 / 60). Следовательно, каждые 6 дней работник отдела логистики должен размещать заказ на поставку 300 шт. изделий, или, что более удобно, в договоре поставки заранее оговорить данные периодичность и объем. При такой организации заказа и пополнения запаса отпадет необходимость в строгом контроле за состоянием запаса на складе и постоянном взаимодействии складских работников с отделом логистики — все организуется автоматически с предсказуемым результатом.

Заказы примут следующий вид:

1.05 — 300 шт.

7.05 — 300 шт.

13.05 — 300 шт. и т.д.

Однако на практике такая ситуация нереальна. Как правило, материалы на складе заканчиваются ранее этих 6 дней или, напротив, спустя 6 дней все еще бывают не израсходованы, так что при поступлении новой партии склад не в состоянии ее принять. Причины разные: брак на производстве, некачественная предыдущая поставка, поломка оборудования, простой цеха, изменение рыночной конъюнктуры и как следствие — пересмотр объемов производства и продаж. Действия поставщика также не всегда предсказуемы, и в силу возникающих обстоятельств он может сорвать предусмотренную договором поставку 7 мая.

Хотя TQ-стратегия и не требует компьютерной поддержки и позволяет сократить до минимума затраты по оперативному регулированию запасов и организации заказов, она используется редко — в основном для продуктов группы X, характеризующихся систематическим и предсказуемым потреблением.

ТЗ_тах-стратегия предусматривает регулярное пополнение запаса до максимально необходимой величины. Это значит, что с определенной оптимальной периодичностью Т (предположим, каждый понедельник или каждый первый рабочий день месяца) складской работник оценивает состояние текущего запаса, сравнивая его с максимально допустимой величиной З_тах. Заказ делается, если текущий остаток ниже З_mах, а объем очередной поставки соответствует этой разнице. В договоре указываются годовой (полугодовой, квартальный) объем заказа и периодичность поставок, а количество продукта в очередной партии отгрузки определяется в рабочем порядке и указывается в отдельной спецификации или заявке в зависимости от состояния запаса на момент заказа.

Заказы в этом случае могут выглядеть следующим образом:

1.05— 30 шт.

1.06— 400 шт.

1.07— 150 шт. и т.д.

Схема движения остатков материалов на складе представлена на рис. 6.15.

Эффективность ТЗ_max-модели зависит от ряда условий:

1. у потребителя должна существовать возможность заказывать продукт в любом объеме — от сколь угодно малого (что имеет смысл, если поставщик находится близко, в одном городе) до очень большого (поставщик должен иметь в наличии любое нужное количество товара);

2. поскольку неравномерность объемов поставок обусловлена неравномерностью потребления или сбыта, данная стратегия имеет отношение прежде всего к материалам группы Z;

3. затраты на эту модель находятся в прямой зависимости от периодичности контроля и заказа Т. Частый контроль требуется для продуктов, расходуемых в больших количествах (в основном группы А). Следовательно, ТЗ_mах-стратегия должна применяться для С-наименований (а учитывая п. 2, — CZ-наи-менований) — недорогих мелких деталей, занимающих немного места на складе. При редких поставках они не перегружают склады, и в то же время их хватает для текущего потребления. Таким образом достигается главная цель логистического управления запасами — минимизация текущих затрат и капиталовложений.

ТЗ_mах-стратегия реализуется посредством:

1. ABC- и XYZ-анализа;

2. расчета максимальной точки запаса З_mах, которая является нормированной оптимальной величиной. Партию очередной поставки определяют в таком случае как разность между максимальным З_mах и текущим остатком.

В отличие от предыдущей, данная модель основана на тщательном учете состояния запасов на складе и тесном взаимодействии складских работников, которые предоставляют в предусмотренные сроки информацию о текущем состоянии запасов (в письменном или электронном виде), с логистиками, которые организуют поставку. Поскольку в большинстве организаций складской учет автоматизирован, то расчет необходимой партии заказа может производиться на компьютере за минимальное время. С установленной периодичностью Т выдается ведомость (табл. 6.4), которая служит документом для работы с поставщиками.

Это же позволяют делать автоматизированные системы управления логистическими процессами предприятия (например, SAP R3).

Итак, TЗ_mах-модель довольно продуктивна, однако ей присущ серьезный недостаток — пассивность. Если в момент заказа выяснится, что остаток на складе не многим отличается от максимального уровня З_mах. и расчетная величина заказа окажется маленькой, то придется делать небольшие поставки, а это дорого обойдется организации. Или другая ситуация: к моменту заказа продукты могут иссякнуть на складе, что в пассивном режиме работы, предполагающем контроль в заранее определенные дни, приведет к остановке производства или сбыта.

TSminS_max-cmpamегия похожа на TЗ_mах-стратегию. Она также обеспечивает периодический контроль склада, с тем чтобы при достижении запасом критической величины 3_min осуществлять заказ партии, восполняющей запас до максимальной величины З_mах, но данная модель менее пассивна и более чувствительна к состоянию текущих остатков. Действия логистика заключаются в следующем: периодически получая информацию со склада, он сравнивает текущие остатки с оптимальным нормированным параметром 3_min и, если текущий запас равен или меньше 3_min, делает заказ на поставку партии, равной разнице между максимальным уровнем запаса З_mах и текущим. В противном случае заказ на поставку не составляется.

Оценить различия TЗ_mах и TSminS_max -стратегий помогает рис. 6.16. Хотя с добавлением третьего параметра работа системы усложняется, зато появляется возможность снизить средний уровень запасов на складе и, соответственно, расходы на их содержание, реже осуществлять поставки, не ставя их в обязательную зависимость от даты контроля. Все это позволяет сэкономить и транспортно-заготовительные расходы.

TЗ_minQ-cmpameгия также относится к дополнительным и отличается от предыдущей тем, что при достижении запасом в момент контроля критического уровня 3_min должен делаться заказ на постоянную партию поставки Q — оптимальную для данной организации.

QЗ_min- cmpameгия характеризуется тем, что продукты заказываются одинаковыми партиями, но через разные интервалы времени (рис. 6.17).

Конкретные даты поставки определяются состоянием запасов на складе. При достижении минимальной величины — точки заказа З_min размещается заказ на поставку постоянной партии Q, например:

1.05 — 300 шт.

15.05 — 300 шт.

21.05 — 300 шт. и т.д.

Более короткий интервал перед поставкой 21.05 связан с интенсивным потреблением продукта после 15.05.

QЗ_min -стратегия удобна при работе снабженцев и логистиков по разовым заявкам и не годится при долгосрочных договорах с поставщиками, когда невозможно спрогнозировать потребность на длительный срок. Ее целесообразно использовать для продуктов групп AY, BY, AZ и BZ, которые расходуются в значительных количествах, но нерегулярно или непредсказуемо. В этом случае снижаются издержки запасообразования для продуктов, составляющих основную массу, и одновременно нивелируется непредсказуемость потребления.

Для реализации QЗ_min стратегии используются:

1. формула Уилсона, ее модификации или другие оптимизационные модели, которые позволяют рассчитать управляющие параметры системы — Q и 3_min;

2. метод «двух-трех ящиков», который подходит для небольших предприятий с немногочисленным ассортиментом.

В рамках данной стратегии складские работники должны постоянно (по крайней мере после каждого отпуска продукта со склада) наблюдать за уровнем остатков, чтобы не пропустить точку заказа З_min. Удобнее это делать с помощью компьютера и соответствующего программного обеспечения, позволяющего получать текущую информацию (табл. 6.5).

Если после очередной отгрузки продуктов в цех или покупателю запас на складе достигнет критической точки или окажется ниже ее (как это произошло 03.05), кладовщик должен сообщить об этом логистику. Получив сигнал, логистик предпримет действия по размещению очередного заказа, оптимальная величина Q которого заранее рассчитана и является постоянной.

Конечно, такой контроль предъявляет особые требования к складским работникам, программному обеспечению и лицам, занятым закупками. Они должны быть готовы в любой момент к организации очередной поставки.

З_mах З_min -стратегия означает, что через разные промежутки времени делаются заказы разного объема, например:

1.05 — 300 шт.

6.05 — 200 шт.

14.06 — 450 шт. и т.д.

Такая система весьма активна и чувствительна к текущим процессам на складе, она позволяет минимизировать средние запасы, так как, с одной стороны, новые закупки возможны лишь при достижении остатками критической величины, а с другой — их объемы постоянно варьируют в зависимости от состояния склада. К З_тахЗ_т1_П-стратегии прибегают, если очень важно минимизировать издержки запасообразования и существует возможность обойтись без использования компьютеров и соответствующего программного обеспечения. Если же последнее условие не соблюдается, а ассортимент продукции обширен, то затраты по учету, контролю и расчетам управляющих параметров будут так велики, что данная стратегия не оправдает себя.

Параметры З_mах З_min -стратегии определяют, используя следующие методы:

1. минимальных удельных затрат;

2. выравнивания издержек.

В табл. 6.6 обобщены методы, которые позволяют логисти-кам рассчитывать управляющие параметры для каждой из ассортиментных групп в конкретной ситуации.