Тема 2. Планирование, организация и подготовка деловых переговоров

Цель: формирование представления о подготовительном этапе деловых переговоров и его составляющих.

Вопросы:

1.Этапы и направления подготовки к переговорам

2.Содержательная сторона подготовки переговоров

3.Организационная подготовка переговоров

1.Этапы и направления подготовки к переговорам. Первая стадия переговоров – стадия подготовки – включает планирование переговорного процесса: выбор членов команды и их психологическую подготовку, распределение ролевого участия, определение целей, подготовку основной и альтернативных стратегий, составление плана ведения переговоров (программы) и прогнозирование результата.

К переговорам необходимо готовиться всегда, а не только в случае слабой позиции. Сильная позиция также предполагает тщательную подготовку для того, чтобы сохранить и приумножить преимущества.

Плохая подготовка вынуждает затягивать переговоры, порождает мысль о некомпетентности партнёра, вызывает разочарование в нём, сказывается на его имидже. В то же время она на руку другой, более подготовленной стороне: инициатива может полностью перейти в её руки.

Эффективность переговоров увеличивается при соблюдении следующих пяти принципов, которые можно найти и в основе технологии «выиграть – выиграть»:

1.Разделяйте отношение к людям и отношение к решаемой проблеме.

2.Различайте адекватные цели и результаты.

3.Выявляйте интересы, не ввязываясь в спор о позициях.

4.Изобретайте варианты в рамках миссии своей компании, но делайте эти варианты привлекательными для другой стороны, позволяя ей чувствовать себя « в порядке».

5.Используйте объективные критерии, не забывая о том, что большинство решений эмоциональны.

План переговоров включает в себя все основные моменты будущего события, начиная от первого рукопожатия и заканчивая прощанием.

В самом общем виде в план необходимо включить следующие пункты:

• знакомство;

• обмен начальной информацией с партнёрами;

• предварительную психологическую оценку другой команды;

• процесс переговоров: уточнение повестки дня и целей встречи;

• указание ролевого участия членов вашей команды и определение путей выхода из затруднительных ситуаций;

• поведение вашей команды в перерывах: обмен информацией, обсуждение, анализ и возможная смена стратегии, установление дружеских отношений с партнёрами;

• условия завершения переговоров – по достижению цели или по лимиту времени, определение условий и места следующего раунда, если это потребуется.

Подготовка переговоров в целом подразделяется на два основных направления: 1) решение организационных вопросов; 2) подготовка содержательной части переговоров.

2. Содержательная сторона подготовки переговоров. Несмотря на то, что организационные вопросы являются весьма важными (без их решения переговоры не могут состояться), всё же основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне переговоров. Она включает:

• анализ проблемы и диагностику ситуации;

• выработку концепции переговоров (формирование общего подхода) и собственной позиции при их проведении;

• определение возможных вариантов решения;

• формирование предложений и их аргументация;

• подготовку необходимых документов и материалов.

Анализ проблемы и диагностика ситуации является ключевым моментом подготовительного процесса переговоров.

Прежде, чем стороны начнут готовиться к переговорам, анализируется проблема, которая ляжет в их основу. В чём её суть? Есть ли иные пути её решения, требующие меньших затрат и усилий.

В основе любых переговоров лежат потребности и интересы сторон. Интерес – сущностное понятие переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда преследуют различные интересы.

Следует различать интересы и позиции. Часто участники переговоров склонны обсуждать и соответственно готовить лишь позиции, то есть то, как они сформулировали свое видение проблемы. Однако в позициях не всегда отражаются истинные интересы партнёров.

Обращение же к интересам сторон позволяет найти развязку проблемы наиболее оптимальным образом. Поэтому, готовя позицию на переговорах, необходимо продумать, какие интересы отражает позиция и как она их реализует.

Выработка концепции переговоров. При формировании общего подхода к переговорам определяются те задачи, которые будут реализовываться на переговорах, выявляются функции предстоящих переговоров. Необходимо решить, для чего они проводятся, попытаться установить, с какими целями предположительно идет на переговоры партнёр. Что желательно получить в итоге.

Определение возможных вариантов решения. Хорошая подготовка предполагает предварительный анализ максимально возможного числа вариантов решений, ибо любые переговоры практически всегда допускают несколько альтернатив. Задача состоит в том, чтобы найти наиболее приемлемую, определить степень ее вариативности и минусы.

Подготовка предложений и аргументаций. Занимаясь подготовкой позиции, участники переговоров должны продумать возможные предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, а также их аргументацию.

Формулировка предложений должна быть ясной, четкой, однозначной.

Заранее продумать содержание и порядок изложения аргументов, лежащих в основе предложений, проектов решений, запасных вариантов и т.д.

Подготовка необходимых документов и материалов. Эта работа является итогом всей подготовки к переговорам. Письменная форма изложения заставляет участников подготовки думать о точности формулировок, логичности предложений, обоснованности решений.

Эти документы и материалы будут служить ориентирами, с которыми сверяется ход переговоров и вносимые изменения.

3.Организационная подготовка переговоров. К организационным вопросам относятся:

• составление программы приёма партнёров, в том числе иностранных;

• определение места и времени переговоров;

• согласование повестки дня и консультации с третьими лицами и организациями по касающимся их вопросам;

• формирование команды;

• сбор информации о партнёрах.

Основными составляющими элементами приёма партнёров являются:

• порядок встречи партнёров;

• определение персонального состава встречающих;

• участие представителей прессы, телевидения, радио;

• размещение в гостинице;

• деловая часть (встречи, беседы, переговоры);

• приёмы, завтраки, обеды и др.;

• посещение промышленных и других объектов;

• культурные мероприятия;

• проводы.

Определение места и времени переговоров. Договариваться о переговорах принято не менее чем за 2-3 дня до их начала с отечественными партнерами и за 2-4 недели с иностранными.

При определении времени начала переговоров обычно исходят из их продолжительности (1,5 – 2 часа). Как правило, они назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то следует выбирать такое время их начала, чтобы они заканчивались не позднее 17.00 – 17.30.

Важно выбрать место проведения переговоров. В любом случае выбор места переговоров имеет свои преимущества и недостатки.

На столах не должно быть лишних документов, могут лежать бумага, ручки, стоять вода, фужеры или стаканы; сейфы и шкафы должны быть закрыты.

Комната для переговоров должна быть тихой и прохладной, стулья или кресла удобными и не располагаться против солнца или окон, за которыми находятся неблаговидные пейзажи.

Организация эффективно действующей команды – важная задача. Выбор членов команды должен определяться их профессионализмом и коммуникативными способностями, а также умениями:

• определять и оценивать нужды и потребности оппонентов;

• находить ключевых участников, принимающих решения, выявлять их сильные и слабые стороны;

• активно слушать;

• ситуативно максимизировать – минимизировать аспекты обсуждения;

• управлять временем;

• управлять эмоциями;

• управлять своим поведением и поведением оппонента;

• распознавать и нейтрализовывать психологическое давление;

• применять психологическое давление.

Все эти качества предполагают хорошую коммуникативную и психологическую подготовку профессионалов, участвующих в переговорах. Если такая подготовка проведена, каждый член команды может не только отправить, получить, правильно интерпретировать и подтвердить сообщение, но также активно слушать, обобщать, противостоять помехам коммуникации, а также осуществлять обратную связь, как в своей команде, так и с участниками другой команды.

Распределять роли следует так, чтобы ни один из рассматриваемых вопросов не был ответственностью только одного человека.

Выделяют несколько главных характерных ролей, которые могут играть участники переговорных команд:

• Лидер. Возглавляет команду; этому человеку принадлежит роль руководителя и координатора.

• Обозреватель. Обобщает и разъясняет позицию команды; работает в непосредственном контакте с лидером, не подменяя его, выносит на обсуждение новые вопросы.

• Наблюдатель. Специализируется на чтении «между строк», старается изучить цели, приоритеты и потребности противоположной стороны, наблюдает за тактическими приёмами и уловками оппонентов.

• Блокатор. Убеждает, гарантирует, обещает и клянётся, что именно он принимает решения; его обязанность – блокировать процесс и создать препятствия, провоцирующие неудачу оппонента.

• Аналитик – протоколист – «серый кардинал». Он не только записывает, но также анализирует и интерпретирует доступную информацию. Роль такого участника не сводится к прямому участию в переговорах. Он должен фиксировать и анализировать высказывания противоположной стороны, наблюдать и распознавать язык жестов, понимать подтекст сказанного.

Команда всегда должна быть управляемой с точки зрения количества её членов и персонального состава. Необходимо выделить время для проведения групповой подготовки, которая может проходить в форме совещаний, «мозгового штурма», составления балансных листов с описанием интересов, целей и позиций сторон.

Сбор информации о партнёрах. Целесообразно до начала переговоров собрать необходимую информацию об экономическом и финансовом положении организации, с которой предстоит иметь дело, её надёжности, традициях, занимаемой экономической и рыночной нише, объеме операций и т.д.

Полезно также составить деловой портрет и представление о психологическом типе партнёра, образовании, карьере, составе семьи, убеждениях, увлечениях, общественных позициях и т.п. Это поможет определить, с кем придётся взаимодействовать, а также выбрать тактику переговоров, образ действий по отношению к нему.