1.6. Документообор от.Организация документооборота. Систематизация и хранение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение дел и передача в архив.

Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов [ ]

Рисунок 5. Схема движения входящих документов

I-Руководитель (директор) II-Исполнитель (структурное подразделение)

А-Экспедиционная обработка B-Предварительное рассмотрение, сортировка

С-Регистрация D-Распределение (разметка)

Е-Перераспределение (переметка) 1-Корреспонденция

2-Документы, регистрируемые службой ДОУ 3-Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Обработка корреспонденции

Предварительное рассмотрение. Сортировка

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;

2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

• Проекты документов.

• Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции и т.д.

• Рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок и т.д.

• Рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности фирмы.

• Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).

• Прейскуранты (прайс-листы).

• Финансовые документы (подлежат учету в бухгалтерии).

• Поздравления.

Движение исходящих документов

Прохождение исходящих документов включает в себя:

• составление проекта документа;

• его изготовление;

• согласование (визирование);

• подписание;

• утверждение (если необходимо);

• регистрацию;

• экспедиционную обработку;

• сортировку по способам отправки;

• отправку.

Экспедиционная обработка

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:

• наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);

• наличие печати (если она необходима);

• наличие даты и регистрационного номера;

• правильность адресации;

• наличие всех страниц и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Сортировка

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

• документы, отправляемые по почте;

• документы, отправляемые по факсу;

• документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

Отправка

• Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

• Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

• При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.

Номенклатура дел

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел:

постоянные реквизиты «единого» бланка:

• эмблема (03);

• наименование организации (06);

• наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);

переменные реквизиты «единого» бланка:

• дата (09);

• регистрационный номер (10);

• место составления или издания документа (12);

• заголовок (17);

• текст (19);

• подпись составителя (21);

• гриф согласования (22)2;

• гриф утверждения (15).

• В заголовке номенклатуры дел указывают «на_____год».

Формирование дел

Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела».

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

• номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;

• предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;

• авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Сплав» за 2007 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Искра» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;

• корреспондентский;

• по грифу ограничения доступа к документу.

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:

1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.

2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:

• если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;

• на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;

• если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.

3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.

4. Составить заверительную надпись дела.

5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела.

6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).

7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела.