Раздел 2. Деловая переписка (корреспонденция)
/ 1а, 1б, /
2.1. Деловые письма. Структура делового письма, расположение частей делового письма. Построение основного текста делового письма. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Классификация деловых писем. Примеры наиболее распространенных типов писем. Стандартные письма-схемы.
Деловые письма
Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами, позволяющее документально оформить деловые контакты. Письмо - основа управленческих коммуникаций.
Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.
Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.
Структура делового письма
При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема (03);
наименование организации (06);
справочные данные (07);
код ОКПО (04);
переменные реквизиты бланка письма:
дата (09);
регистрационный номер (10);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1;
адресат (14);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)2;
подпись (21);
отметка об исполнителе (26).
Стилистика деловых писем
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, стандартных фраз и приложений, используемых в неизменном виде. Например:
Сообщаем, что в период с... по...
Установлено, что в период с... по ...
Сообщаем, что по состоянию на ...
Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...
Направляем Вам согласованный с ...
Направляем на рассмотрение и утверждение ...
Проверкой установлено, что...
Считаем целесообразным ...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью ...
Просим Вас рассмотреть вопрос ...
Просим Вас изыскать возможность ...
Принимая во внимание, что..., просим ....
Употребление слов в одной падежной форме
Ограниченная сочетаемость слов
Конструкции с отглагольным существительным
Основные виды деловых писем
Письмо-запрос
Письмо-ответ
Сопроводительное письмо
Письмо просьба
Рекомендательные письма
Письмо-претензия
Гарантийное письмо
Примеры писем
Пример оформления гарантийного письма
ЗАО «Информационные технологии»
123123, Москва, Каширское шоссе, д.25 Директору Центра
тел.242 35 47, факс 242 70 11 компьютерного
обучения
ОКПО 12345678 при МГТУ
им. Н.Э. Баумана
___________№_____________ г-ну Гудзенко Д.Ю.
На № _________________________
Об обучении Иванова О.Н.
Уважаемый г-н директор!
Просим Вас принять на обучение по специальности офис-менеджер нашего сотрудника Иванова Олега Ивановича.
Оплату гарантируем. Наш р/с 23821678512345678955 в ФКБ «ГУТА-Банк», к/с 11395228812345698723 БИК 005211783 ИНН 1003599821.
Генеральный директор М.Я. Мартынов
Главный бухгалтер В.И. Борисова
Примеры писем
