Пример оформления сопроводительного письма

Центр компьютерного Генеральному директору

обучения при МГТУ ЗАО «Заря»

им.Н.Э.Бауманаг-ну Петрову П.П.

107005, Москва, 2-я Бауманская, 5

тел.[phone] факс [phone]

ОКПО 41554331

___________№_____________

На № _________________________

О повестке дня конференции

 

 

Уважаемый Петр Петрович!

     Направляем Вам проект повестки дня научно-практической конференции.

     Просим Вас до 20.12.99 сообщить свои предложения для того, чтобы мы смогли учесть их при разработке окончательного варианта повестки дня.

 

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

 

Директор Д.Ю.Гудзенко

2.2. Особенности переписки с зарубежными партнерами.Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном деловом мире. Стандартные фразы и выражения.

Зарубежная переписка

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

• сведения об отправителе 1

• наименование организации-автора, ее почтовый и телеграф­ный адреса,2 телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);3

• ссылки на документы отправителя и получателя; 4

• дата;5

• адрес получателя письма; 6

• указание на конкретное лицо; 7

• вступительное обращение;8

• краткое содержание письма; 9

• текст письма; 10

• заключительная формула вежливости;11

• подпись;12

• ссылка на приложение;13

• сведения о рассылке копий письма.14

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе, наиболее часто встречающиеся варианты расположения реквизитов в письмах зарубежных корреспондентов на следующем рисунке

Рисунок Расположение реквизитов рпи переписке с зарубежными партнерами

Лексика и стиль в международном деловом мире

Могут использоваться различные формулы обращения, наиболее типичными являются:

• Sir:Madam:Sirs:Mesdames:Dear Sir:Dear Madam:Dear

• Mr Scott:Dear Mrs ScottGentlemen:

В обращении используются следующие сокращения: Mr - господин, Mrs - господин мужней женщине), Miss - госпожа (к незамужней женщине), Ms - госпожа (при к ном семейном положении).

В конце обращения в Американской традиции - употребление двоеточия, в Британии запятой: Dear Sirs, (Уважаемые господа!).

Текст письма - самая важная составная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие сод

Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левомубез абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел.

Заключительная формула вежливости - форма завершения письма. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца. Могут использоваться следующие языковые формулы:

• Yours faithfully,

• Yours very sincerely,

• Yours truly,

• Yours sincerely,

• Yours very truly,

• Sincerely yours,

• Very truly yours,

• Yours cordially и др.

Подпись размещается под заключительной формулой вежливости от границы и поля и выглядит следующим образом:

Interbook, Inc.

D. Hopkins

President

Стили датирования документов

Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты:

• Британский (Европейский)

20 Мау 2007 или 20 Мау, 2007

• Американский

Мау 20 2007 или Мау 20, 2007

На рисунке приведен вариант оформления письма на английском языке [ ].

Рисунок Пример оформления письма на иностранном языке

2.3.Телеграммы, тексты, факсы. Особенности ведения телеграфной, телексной и факсной переписки, сферы применения. Основные сокращения, используемые при составлении телеграмм, телексов, факсов. Примеры составления телеграмм, телексов, факсов.

Факс (факсограмма)

• Факс- получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

• Факсимильная связь – электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц.

• Строго говоря, документ, переданной по факсу , является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, факсы могут приравниваться к документам.

Телеграмма

Телеграмма- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текса – по телеграфной сети общего пользования .

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

• Служебный заголовок

• Категория телеграммы

• Адрес получателя

• Текс

• Подпись

• Номер

• Дата регистрации

• Адрес отправителя

Телекс

• Телекс –разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи- по абонентской телексной сети.

• Телекс-это телеграмма посланная по телетайпу-аппарату телеграфной связи.

Обязательные реквизиты:

• Адресат

• Подпись

• Номер

• Наименование

• Адрес отправителя

Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Пример факса

Факс

Наименование предприятия Руководителю предприятия

Адрес предприятия Григорьеву О.А.

Тел., факс факс [phone]

"___"_____ 200__ г. No.______

На No.____ от "__"_____ 200__ г.

О задержке оплаты по счету No.____

Уважаемый Олег Алексеевич!

Напомним Вам о задержке оплаты по счету от "____"_______ 200__ года No.___ за поставку комплекта оборудования "Техно-105". Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу. В соответствии с пунктом 6.4 контракта No.____ через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа. Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.

Директор подпись И.О. Фамилия

Пример телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

СРОЧНАЯ

ЧЕЛЯБИНСК ОАО УРАЛСТРОЙ

ГРИГОРЬЕВУ

ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк

18/0712

Петров

Пример телекса

INTELEX0910 - ответ станции;

GA - приглашение к набору (передаче) номера;

51885371+ - номер абонента B (51- код страны назначения),

885371 - номер абонента в стране назначения; + - знак конца набора номера;

050911 - дата, время установления соединения (формат сигналов определяется страной назначения);

885371 MRFLDNG - автоответ абонента В;

411197MMFRU - автоответ абонента А

2.4.Современные способы и техника создания документов. Организация и специфика работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

В настоящее время в условиях рыночной экономики появилось понятие — коммерческая тайна, что означает ограничение прав на определенную информацию для юридических и физических лиц, являющихся конкурентами.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну (лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну), имеет право на законном основании ограничить доступ к этой информации и установить в отношении ее режим коммерческой тайны. Обладатель коммерческой тайны, зафиксированной на материальном носителя, обязан предоставлять информацию, составляющую коммерческую тайну, органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

• Руководитель фирмы должен установить строгий порядок хранения первых экземпляров договоров и работы с ними. Их следует хранить в определенном месте у ответственного лица и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя фирмы. На лица, ответственные за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них.

• Все это необходимо потому, что деятельность коммерческих структур строится в большей степени на договорных началах и конкурент или партнер по переговорам, обладая информацией в этой сфере, может составить довольно полную картину производственного и финансового положения фирмы. Пропажа (похищение) первых экземпляров договоров ведет к значительным затруднениям и даже невозможности доказать те или иные положения при возникновении спора и его разрешении в судебном порядке.

• При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Деловая информация:

• финансовые сведения;

• данные о цене (стоимости) продукции и услуг, технологии;

• деловые планы и планы производства новой продукции;

• списки клиентов и продавцов, контракты, преференции и планы;

• информация о маркетинге;

• соглашения, предложения, квоты;

• списки персонала, организационные схемы и информация о сотрудниках (их характеристики).

Техническая информация:

• научно-исследовательские проекты;

• конструкторские разработки по производству какой-либо продукции и ее технические параметры;

• заявки на патенты;

• дизайн, эффективность и возможности производственных методов, оборудования и систем;

• информационный процесс;

• программное обеспечение ЭВМ.

Оборот документов, содержащих коммерческую тайну, выглядит следующим образом:

Наиболее прогрессивным подходом при работе с документами, содержащими коммерческую тайну, является автоматизированная регистрация носителей:

• заполнение на экране карточки учета и выдачи носителя за очередным порядковым номером (для магнитных носителей карточка одновременно выполняет функцию описи документов, записанных на носителе), иногда, в зависимости от принятой технологии, - автоматическое заполнение дополнительной карточки учета выдачи носителя;

• проверка правильности и полноты заполнения карточки;

• автоматическое внесение новых сведений в электронную опись носителей или элект ронную опись (контрольный журнал) учета движения карточек, проверка правильности внесенной записи;

• перенесение в регистрируемый магнитный носитель копии электронной учетной кар точки для ведения описи записанных документов;

• распечатка на принтере электронной учетной карточки носителя (для страховой валовой картотеки), распечатка для магнитного носителя второго, дополнительного экземпляра бумажного аналога карточки дли выдачи исполнителю вместе с носителем;

• внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в электронную учетную карточку носителя;

• подтверждение подлинности бумажных экземпляров электронной карточки росписью сотрудника службы КД с проставлением печати и даты;

• изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного носителя с внесением соответствующих записей в электронный и бумажные эк учетной карточки основного носителя;

• внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставлен» росписи сотрудника службы КД.

Процедура выдачи документов предварительного учета исполнителям При регистрации носителя:

• проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в жунале (карточке) и на носителе;

• заполнение соответствующих граф в журнале или учетной карточке или карточке учета выдачи;

• проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетной форме;

• внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении) в журнал регистрации учета движения карточек;

• выдача носителя исполнителю под роспись в заполненной учетной форме;

• постановка учетной карточки в картотеку «За исполнителями»;

• внесение исполнителем сведений о носителе во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя,

Защитить коммерческую тайну можно с помощью организационных и технических мер.

Организационные меры.

• Создание службы безопасности на предприятии и ограничение допуска сотрудников к документам, содержащим секретную информацию. Служба безопасности следит за тем, чтобы не допускалось ознакомления отдельных посторонних лиц с секретными документами. Служба безопасности контролирует хранение финансовых документов, деловой переписки, используя для этого сейфы, сложные замки, сигнализацию во всех коммерческих помещениях, решетки, металлические двери, организуется платная охрана и т. д.

• Служба безопасности проводит воспитательно-профилактическую работу с персоналом, включая обучение и инструктаж персонала, заключает письменные договоры-обязательства о неразглашении коммерческой тайны, организует пропускной режим на предприятии.

2.5. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий и прочая корреспонденция. Документы личного происхождения. Персональное резюме.

Корреспонденция связанная с проведением периодических мероприятий

Документы связанные с мероприятиями различны в зависимости от мероприятия.

На различных этапах организации периодических мероприятий требуется оформление различных видов документов. Этапы проведения мероприятий, на которых требуется составление документов

• Выработку повестки дня и определение круга предполагаемых участников.

• Ознакомление с повесткой дня предполагаемых участников.

• Выработку регламента совещания.

• Подготовку материалов

• Доклады, информации организатора совещания.

• Доклады, информации предполагаемых участников мероприятия.

• Справочно-информационных материалов (справок, актов, заключений и т.п.), которые могут потребоваться в ходе работы совещания.

• Проекта решения.

• Изготовление протокола итоговых материалов.

• Размножение итоговых документальных материалов.

• Обеспечение участников итоговыми документальными материалами.В таблице 1 приведена характеристика документов, используемых при проведении периодических мероприятий (конференций, собраний ярмарок)[ ].

Таблица 1 Документальное оформление конференций, собраний ярмарок

№ Название документа	Ответственный за составление	Срок (от даты начала конференции)	Кому адресован
1.Заявка в План научных конференций (форма 1)		Не позднее чем за 4 месяца	Научный отдел
2.Служебная записка об издании проекта приказа о проведении конференции (форма 2)		За 4 месяца	Проректор по научной работе и информатизации
3.Проект приказа о проведении научно-практической конференции	Научный отдел	За 4 месяца	Ректор
4.Информационное письмо о проведении конференции №	Научный отдел	За 3 месяца	По учреждениям
5.Проект сметы (форма 3)	Оргкомитет	За 1 месяц	Научный отдел
6.План мероприятий по подготовке научной конференции с указанием ответственных	Научный отдел	За 1 месяц	Рабочая группа
9.Программа конференции	Оргкомитет	За 2 недели	Научный отдел
10.Приглашения участникам конференции	Оргкомитет	За 2 недели	По адресам участников
11.Служебная записка о выделении аудиторного фонда	Оргкомитет	За 2 недели	Отдел организации учебного процесса
12.Служебная записка о поселении иногородних участников в общежитие	Оргкомитет	За 7 дней	Проректор по оргвопросам
13.Служебная записка о потребностях в услугах автотранспорта (форма 10)	Оргкомитет	За 5 дней	Проректор по оргвопросам
14.Служебная записка о контрольно-пропускном режиме	Оргкомитет	За 5 дней	Проректор по оргвопросам
15.Информационное сообщение о проведение конференции № 2	Научный отдел	За 5 дней	По кафедрам и деканатам МГПУ, СМИ
16.Организация регистрации участников	Оргкомитет	В день начала	Научный отдел
17.Сборник материалов	Редколлегия	Через 2 месяца после завершения	Редакционно-издательских отдел (Издательство)

Письмо-приглашение