Тема 8. Контроль как функция менеджмента

8.1 Сущность и содержание контроля. Требование к контролю

В современных условиях без надежной системы контроля не может успешно функционировать ни одна организация.

Контроль это процесс обеспечения достижения целей организации как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. Контроль должен гарантировать правильную оценку реальной ситуации и создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации.

Функция контроля может быть определена как процесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения задач, направленных на достижение целей организации.

Контроль как функция имеет двоякий характер. С одной стороны, это элемент некоторой общей функции управления, с другой – самостоятельная функция менеджмента. Контроль входит в обязанности руководителя любого звена. Объектом контроля выступают организации, предприятия, фирмы и т.д., внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы. Субъектом контроля выступают контролирующие звенья.

В системе управления организацией контроль решает несколько задач:

1) с помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, и, подготовившись нужным образом, вовремя на них отреагировать;

2) контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения;

3) результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

С позиций современного менеджмента к контролю предъявляются следующие требования:

- контроль должен быть всеохватывающим;

- контроль должен быть гибким;

- система контроля должна быть экономичной, то есть выгоды, приносимые ею, должны быть больше затрат на ее проведение;

- эффективный контроль требует индивидуализированности;

- контроль должен ориентироваться на человеческий фактор.

В современных условиях функция контроля заключается в оказании работникам помощи в осуществлении желательной линии поведения.

8.2 Основные виды контроля. Внешний и внутренний контроль

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. В организациях предварительный контроль используется по отношению:

- к человеческим ресурсам – контроль проводится за счет тщательного анализа технических, деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей;

- материальным ресурсам – контроль заключается в выработке стандартов, минимально допустимых уровней качества и проведении проверок соответствия материалов этим требованиям;

- финансовым ресурсам – важнейшим средством такого контроля является бюджет или смета, позволяющая проверить надежность источников финансовых ресурсов и обоснованность предстоящих расходов;

- информационным ресурсам – такой контроль обеспечивает достоверность, полноту, качество информации для принятия решений.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ подчиненными со стороны их непосредственного начальника. Он базируется на измерении фактических результатов после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Организуется текущий контроль в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Под обратной связью в системе контроля понимается получение данных о текущих (измеренных) результатах.

Заключительный (итоговый) контроль проводится при завершении работы. Целью этого контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе. Заключительный контроль дает информацию для учета, если аналогичная деятельность повторится в будущем, а также данный вид контроля используется для мотивации труда.

Существует также внешний и внутренний контроль. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками (контролерами). В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и по мере необходимости вносят корректировки в собственную деятельность.

На практике используются внутренний и внешний контроль, которые применяются в определенной пропорции одновременно. Их пропорциональность зависит:

- от стиля управления организацией (при авторитарном, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично, преобладает внешний контроль; при демократическом – внутренний, самоконтроль);

- от характера подчиненных (для недобросовестных, необязательных людей больше подходит внешний контроль; для добросовестных и организованных – внутренний);

- от микроклимата в коллективе (при благоприятном микроклимате лучше внутренний контроль; при неблагоприятном – внешний, позволяющий волевым путем сглаживать или предотвращать возможные конфликты);

- от принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (в условиях преобладания индивидуальных форм на первом месте находится внешний контроль; при коллективных формах – внутренний).

В целом современные организации в большинстве своем используют различные формы и виды контроля в зависимости от ситуации.