20. Учет расчетов с работниками и подотчетными лицами

 

В процессе любой хоз. д-сти орг-ции используется живой труд. Оплату этого труда можно рассматривать, с одной стороны, как часть издержек производства и обращения, а с другой - как заработок каждого работника, т.е. источник удовлетворения материальных потребностей человека. Вопросы учета затрат на оплату труда и расчетов по заработной плате, выплатам и удержаниям рассмотрены отдельно. Однако орг-ции ведут учет расчетов с персоналом и по таким видам расчетных операций, как расчеты с работниками за товары, проданные в кредит, по предоставленным им займам, по возмещению материального ущерба и др. Отражаются такие расчетные отношения на отдельном синтетическом счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету могут открываться отдельные субсчета по видам расчетов. По дебету этого счета отражают задолж-сть работников за проданные им товары или выданные ссуды, а по кредиту - списание этой задолженности. Аналитический учет ведут по работникам орг-ции.

Например, на субсчете «Расчеты по предоставленным займам», открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», отражаются расчеты с работниками по выданным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и пр.). Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету этого субсчета в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). При погашении займа (частичном или полном) дебетуют счета учета денежных средств.

По письменному заявлению работника задолж-сть по займу можно погашать частями путем удержаний из зп. Такая операция отражается следующим образом:

Д-т 70    «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 73    «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В практике хоз. д-сти орг-ции часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам орг-ции получают с расчетного или валютного счетов.

Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе орг-ции на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя орг-ции на опр. срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя орг-ции. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным ∑. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту - расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу орг-ции. Остаток мб как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолж-сть работника перед организацией (дебеторскую), а кредитовый - задолж-сть орг-ции перед работником (кредиторскую). При наличии в орг-ции отд. структурных подразделений, филиалов или отд. видов д-сти к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится бух. запись:

Д-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т50    «Касса».

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных ∑х. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, д-нты об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хоз. расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу орг-ции.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

Д-т 10    «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехоз. расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы налога на добавленную ст-сть по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:

Д-т 19 «Налог на добавленную ст-сть по приобретенным материально-производственным запасам»

К-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами».

При возврате остатка неиспользованного аванса на бух. счетах делается запись:

Д-т 50    «Касса»

К-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным орг-ции. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бух. учета это отражается следующим образом:

Д-т 94    «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами ».

На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делается следующая корреспонденция счетов:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 94   «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Расходы, связанные с командировками работников орг-ции и подтвержденные необходимыми оправдательными д-нтами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли расходы на командировки принимаются только в пределах норм, установленных Мин-вом финансов РФ. В связи с ростом инфляции они повышаются. Нужно заметить, что нормы оплаты командировочных расходов установлены раздельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и в другие зарубежные страны.

Руководитель орг-ции может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае ∑ превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с ФЛ. На эту сумму начисляются и страховые взносы.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:

Д-т 50   «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т 52    «Валютные счета».

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается бух. запись:

Д-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами»

 К-т 50   «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

Движение валютных средств отражается в бух. учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдачи авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолж-сть подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26    «Общехоз. расходы», 44 «Расходы на продажу»

К-т 71    « Расчеты с подотчетными лицами ».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

При изменении за период командировки курса валют возникшая курсовая разница отражается:

Д-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 91    « Прочие доходы и расходы » - на положительную разницу;

Д-т 91    «Прочие доходы и расходы»

К-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бух. счетах следующей записью:

Д-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 76    « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».

После представления работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам.

21. Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения инфы о всех видах расчетов с работниками орг-ции, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

• 73-1 "Расчеты по предоставленным займам",

• 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" отражаются расчеты с работниками орг-ции по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). По дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" отражается ∑ предоставленного работнику орг-ции займа в корреспонденции со счетом 50 "Касса" или 51 "Расчетные счета". На сумму платежей, поступивших от работника заемщика, счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредитуется в корреспонденции со счетами 50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (в зависимости от принятого порядка платежа). На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником орг-ции в р-те недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба. В дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и 98 "Доходы будущих периодов" (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 "Брак в производстве" (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" записи производятся в корреспонденции со счетами: учета денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику орг-ции.

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" корреспондирует со счетами: 

по дебету

по кредиту

23 Вспомогательные производства 28 Брак в производстве 29 Обслуживающие производства и хозяйства 50 Касса 51 Расчетные счета 52 Валютные счета 57 Переводы в пути 62 Расчеты с покупателями и заказчиками 69 Расчеты по соц. страхованию и обеспечению 71 Расчеты с подотчетными лицами 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 79 Внутрихоз. расчеты 81 Собств. акции (доли) 84 Нераспр. прибыль (непокрытый убыток) 91 Прочие доходы и расходы 94 Недостачи и потери от порчи ценностей 98 Доходы будущих периодов 99 Прибыли и убытки

41 Товары 50 Касса 51 Расчетные счета 52 Валютные счета 70 Расчеты с персоналом по оплате труда 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 91 Прочие доходы и расходы 94 Недостачи и потери от порчи ценностей 99 Прибыли и убытки