3. 11. Характеристики організації як відкритої системи.

Існує два основних типи систем: закриті й відкриті. Закрита система має тверді фіксовані границі, її дії відносно незалежні від середовища, що оточує систему. Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Для закритих характерна детермінованість і лінійність розвитку. Відкриті системи припускають обмін речовиною, енергією, інформацією із зовнішнім миром у будь-якій крапці, а також стохастический характер процесів, часом вивідна випадковість на визначальну позицію. Керування такими системами припускає вироблення оптимального варіанта на підставі пророблення безлічі варіантів прийняття управлінських рішень.

Відкрита система це така система, що має постійні й регульовані взаємозв'язки із зовнішнім середовищем. Характер цих взаємозв'язків припускає мінливість як зовнішньої, так і внутрішнього середовища.

Узагальнені характеристики організації як відкритої системи.

1. Компоненти або складові організації, які необхідні для досягнення загальної мети системи.

2. Зв'язку, тобто компоненти системи зв'язані між собою, що забезпечує безперервність процесів, що протікають у системі.

3. Структурність. Форма зв'язку організаційно закріплена в структурі, що забезпечує стабільність і надає системі стабільність. Для системи структура важливіше, ніж функції.

4. Взаємодія, тобто характер і спрямованість впливу одних компонентів на інші в результаті чого утвориться ефект.

5. Процеси. У системі одночасно здійснюється ряд процесів, кожний з яких пов'язаний з якими-небудь змінами. Процеси змінюють ресурси, що входять у систему й перетворюючих у продукти або послуги.

6. Холізм, эмерджентность. Холізм означає цілісність, єдність, а эмерджентность поява властивостей, що виникають тільки в результаті взаємодії її компонентів.

7. Концепція. Система це концепція, її особлива форма, відображає мети й цінності людей, які є невід'ємними частинами й реалізують власні ідеї про те, яка система повинна бути.

3. 13. Основні поняття інформації в побудові організаційних систем

Під інформацією розуміється сукупність даних, які можуть служити для планування, прогнозування організаційних систем.

Інформація це те, що визначає дії або діяльність організаційної системи, поводження якого контролюється досягненням, доставлених цілей. Інформація це те, що лежить при підготовці управлінського рішення, виробленню і його реалізації.

Ентропія це кількісна оцінка інформації, отриманої із проведених досліджень, спостережень. Ентропія характеризує кількість розмаїтості (невизначеності), що оцінює або поводження або число станів об'єкта (монета має два стани, кубик 6 станів).

Збільшення ентропії - це руйнування інформації, збільшення розмаїтості й навпаки. Інформація - це те, що обмежує розмаїтість, усуває невизначеність, знижує ентропію.

Умови незбільшення ентропії - це здатність організаційної системи зберігати свій організаційний стан незважаючи на постійну тенденцію дезорганізації. Це умова відкритої системи, що постійно взаємодіє із зовнішнім середовищем, і навпаки, умови збільшення ентропії в ізольованості системи від зовнішнього середовища.

Основні вимоги, пропоновані до інформації:

• вірогідність, тобто відповідність відомостей самій системі своєчасність

• повнота інформації доступність порівнянність, кількісна оцінка

У будь-якій організаційній системі присутня інформаційна система, що визначає чинність і спрямованість взаємодії між елементами, направляє й розподіляє інформаційні потоки і є втримуванням і механізмом процесу керування. Інформаційна система пронизує всі функції менеджменту: планування, координація, регулювання, контроль, мотивація

Суть комунікаційних процесів як формальної, так і неформальної структури організації.

Інформаційну систему можна представити узагальнено у вигляді наступної формули:

ЩО? ХТО? ДЕ? КОМУ? З ЯКИМ ЕФЕКТОМ? З ЯКОЮ МЕТОЮ?

З погляду структурного підходу інформаційну систему можна представити як розподілену систему, модель реалізації управлінського рішення, тобто сукупності необхідної інформації на кожному рівні керування для реалізації своїх функцій. За даними численних досліджень близько 90% інформаційних потоків доводяться на внутрішніх споживачів і тільки 10% інформації доводиться із зовнішнього середовища або для неї. Однієї із самих головних характеристик непродуктивної організації - це коли основний потік інформації відбувається шляхом передачі від службовця до службовця бюрократична система). Для продуктивних організацій характерне встановлення інформаційних зв'язків зі споживачами.

Наукові основи дослідження організаційних систем.

Як основні напрямки вивчення організаційних систем виділяються:

- внутрішнє середовище організації:

- зовнішнє середовище організації.

Можна виділити наступні об'єкти (підсистеми) внутрішнього середовища організації:

1.1. Технічна, виробнича підсистема;

1.2. Технологічна підсистема (спосіб обробки ресурсів);

1.3. Кадрова підсистема;

1.4. Структура організації й структура керування;

1.5. Соціальна підсистема, тобто сукупність формальних і неформальних відносин, що виникають в організаційній системі;

1.6. Фінансова підсистема - сукупність і спрямованість фінансових потоків;

1.7. Система матеріального й морального стимулювання, мотивація;

1.8. Інформаційна підсистема організації, що представляє собою сукупність інформаційних потоків і їхній розподіл по структурах керування;

1.9. Маркетингова підсистема організації. Маркетинг вивчає потреби, що змінюються, як внутрішньої, так і зовнішнього середовища організації.