Робота з внутрішніми документами і тими, що відправляють

Документи передають керівнику повністю підготовленими для їх підписання або затвердження. Виконавець зобов’язаний перевірити зміст, оформлення документу, наявність необхідних віз і додатків.

При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріали, необхідні при розв’язанні поставлених у документах питань. Наприклад, до проектів листів-відповідей додають листи - запити, а в разі потреби - усе попереднє листування. До проекту наказу додають рішення вищестоящої організації, на основі якого його видано; до проекту наказу по особовому складу - документи осіб, яких приймають на роботу, або документи, які є підставою для заохочення (стягнення) та ін.

На підпис керівнику передають один (перший) примірник внутрішнього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірники документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник повинен мати той примірник його, на якому є візи, грифи погодження.

Усі документи у встановлений час передають на підпис (затвердження) керівнику через канцелярію (секретаря), де перевіряють правильність їх оформлення. Також у встановлений час керівник повертає підписані і розглянуті ним документи.

Час передавання документів керівнику і повернення їх повинні знати усі працівники апарату управління. Так, усі документи, що надійшли для підпису до 13 год., керівник має повернути до 17 год., і у той же день їх слід відправити. Документи, що надійшли після 13 год., повертають до 10 год. наступного дня і у цей же день відправляють адресатам.

Внутрішні документи і ті, що відправляють, керівник розглядає, як правило, з метою підписання (накази, вказівки) і затвердження їх (акти, договори, інструкції, звіти та ін.), а також прийняття рішень (доповідні і пояснювальні записки, листи, довідки тощо).

Для підпису керівнику передають тільки ті документи, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було підготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну частину документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції, згідно з посадовими інструкціями та іншими документами. Такий порядок дає змогу вивільнити керівника від потреби вникати у розв’язання конкретних завдань, поставлених перед окремими підрозділами або виконавцями, підвищує їх відповідальність за якість прийнятих рішень, створює умови для об’єктивної оцінки здібностей працівників і більш обґрунтованого контролю їхньої діяльності, відповідає принципу делегування повноважень.

Керівники ряду підприємств підписують від 5 до 15 % загальної кількості документів, що відправляють. Основне листування на цих підприємствах здійснюють безпосередньо структурні підрозділи і відповідні документи підписують їхні керівники.

У ряді випадків право підписання документів, які відправляють, може бути делеговано не усім, а лише деяким керівникам підрозділів. При цьому визначають документи, операції, ситуації і процедури, реалізація яких є компетенцією цього підрозділу, а його керівник відповідає за обмін відповідною інформацією.