2 Организация учета материально-производственных запасов в тои дво ран

2.1 Организация и документальное оформление движения материальных запасов

Для хранения материалов в ТОИ ДВО РАН оборудован склад. В ТОИ ДВО РАН один склад – склад Отдела материально-технического снабжения по хранению материалов. Начальником склада является Начальник отдела снабжения. Количество работающих на складе – 5 чел.

Склад ОМТС необходим для своевременного обеспечения научной деятельности материальными ценностями, а также для своевременного представления информации о наличии и движении таких ценностей.

Склад предприятия – это одноэтажное здание, которое оборудовано стеллажами и шкафами, отдельными кабинетами, специальными камерами и холодильниками для хранения материалов. На складе установлены вытяжные шкафы, системы вентиляции, мойки для отмывки проб, специальный кабинет для банок, контейнеров, пробирок и других материалов. Для хранения химических реактивов предусмотрен отдельный кабинет.

В местах хранения каждого вида материалов прикреплены ярлыки, на которых указаны данные о находящемся на хранении запасе: его наименовании, номенклатурном номере, единице измерения, цене и отличительных признаках, таких как марка, артикул, размер, сорт и другие.

На складе ТОИ ДВО РАН присутствует необходимое весовое хозяйство, измерительные приборы и мерная тара для обеспечения точного измерения количества запасов, их переосвидетельствования и клеймения: торговые весы CAS BW-6,15,30RB, напольные весы CAS ND 300, крановые весы CAS Caston II, амперметры, датчики, счетчики.

Складские операции по движению материалов, а также контроль за их сохранностью материалов осуществляются кладовщиками.

С кладовщиками ТОИ ДВО РАН заключен договор о материальной ответственности.

Метод учета ценностей на складах – количественно-суммовой.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, своевременно принимаются на учет складом ОМТС.

Материалы, поступающие на склад ОМТС организации ТОИ ДВО РАН, подвергаются тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Материалы принимаются к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

Иногда материалы поступают в одной единице измерения, например в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например в литрах, то материал в переводят одну единицу измерения, составив при этом акт перевода.

В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения.

Все движение материалов на складе предприятия оформляется первичными учетными документами

Первичные учетные документы, применяемые в ТОИ ДВО РАН и отражают все основные операции по движению материалов, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

В таблице 4 представлены типовые межотраслевые формы ,которые применяются на предприятии.

Таблица 4 - Перечень типовых форм документов по учету материалов

Форма	Порядок заполнения формы
Доверенность (Типовая межотраслевая форма N М-2)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Доверенность (Типовая межотраслевая форма N М-2а)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Приходный ордер (Типовая межотраслевая форма N М-4)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Акт о приемке материалов (Типовая межотраслевая форма N М-7)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Лимитно-заборная карта (Типовая межотраслевая форма N М-8)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Требование-накладная (Типовая межотраслевая форма N М-11)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Накладная на отпуск материалов на сторону (Типовая межотраслевая форма N М-15)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Карточка учета материалов (Типовая межотраслевая форма N М-17)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (Типовая межотраслевая форма N М-35)	Раздел 3 Указаний по применению и заполнению форм (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а)

На предприятии ТОИ ДВО РАН разработана схема документооборота по движению материалов на основании правил документооборота, которые приведены в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. В рамках схемы документооборота утверждены формы документов по учету материальных ценностей, указаны должностные лица и утверждаются образцы их подписей, отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию предприятия ТОИ ДВО РАН (Приложение Г).

Рассмотрим документальное оформление материалов на складе предприятия. Учет движения материалов на складе ОМТС ТОИ ДВО РАН по каждому номенклатурному номеру ведется в Карточке учета материалов (форма № М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся кладовщиком на основании первичных приходно-расходных документов (приходные ордера, накладные) в день совершения операции. Карточка открывается на год. Кладовщик каждый день отчитывается о произведенных операциях по складу ОМТС. Из программы распечатывается ведомость по материалам на складе, которая формируется на основании требований-накладных формы № М-11 и приходных ордеров. Все формы формируются кладовщиком в программе 1С Бухгалтерия 7.7. Ведомость по материалам на складе позволяет получить следующую информацию: остатки материалов на начало периода; суммы поступления товара в разрезе приходных документов; суммы расхода товара в разрезе расходных документов; остатки товара на конец периода. Порядок документооборота на складе ТОИ ДВО РАН представлен на рисунке 3.

Требование-накладная (форма № М-11)

Ведомость по материалам на складе, карточка складского учета

Накладная

(форма № М-15)

Приходный ордер (форма № М-4)

Акт о приемке материалов (форма № М-7)

Рисунок 3 – Документы по учету материалов на складе в ТОИ ДВО РАН

Далее рассмотрим документальное оформление в бухгалтерии предприятия. Первичные учетные документы принимаются бухгалтером ТОИ ДВО РАН к учету при условии, что они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Бухгалтером проверяются, заполнены ли все реквизиты и подписи. Если показатели по каким-либо отдельным реквизитам отсутствуют, то соответствующие строки прочеркиваются.

Приемка и принятие к учету поступающих материалов на складе ОМТС ТОИ ДВО РАН, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется кладовщик приходным ордером (форма № М-4) в программе 1С Бухгалтерия 7.7 (Приложение Д).

Приходный ордер составляется кладовщиком на фактическое количество поступивших материалов в день поступления ценностей на склад ОМТС. Допускается составление приходного ордера в целом за день.

Если при приемке обнаружилось несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика то приходный ордер формы № М-4 не составляется, а оформляется Акт о приемке материалов (форма № М-7).

Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Материалы, поступившие без документов поставщиков, принимаются к учету по учетным ценам, установленным в организации. После получения первичных документов от поставщиков учетная цена подлежит корректировке, но только в том случае, если документы поступили в этом же календарном году.

Материалы могут поступать в организацию ТОИ ДВО РАН путем покупки их подотчетными лицами.

Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение.

Такими документами могут выступать накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Кладовщик получается материалы на складе по доверенности от ТОИ ДВО РАН и на ее основании подписывается документы поставщика. Также при получении товаров на складе может быть предъявлена поставщиком доверенность для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица поставщика.

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя.

Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей.

Доверенность в одном экземпляре оформляет по типовой форме № М2 и № М2а бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.

Срок выдачи доверенности - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Для оформления отпуска со склада материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, может применяться лимитно-заборная карта (форма № М-8). В ТОИ ДВО РАН данный документ не используется.

Как правило, карта выписывается на месяц, но если объемы отпуска материалов невелики, то карта может быть выписана на квартал.

Выписывается карта в двух экземплярах на одно наименование материала (один номенклатурный номер). Один экземпляр документа до начала месяца передается подразделению организации, которое будет получать материалы, второй экземпляр передается складу.

Получая материалы, материально ответственное лицо получателя предъявляет свой экземпляр карты. В обоих экземплярах кладовщик указывает дату и количество отпущенных материалов, определяет остаток лимита по данному виду материалов. Учет материалов, не использованных в производстве и возвращенных на склад, также ведется в лимитно-заборной карте.

Изменение лимита, сверхлимитный отпуск материалов, замер одних материалов другими допускается только с разрешения руководителя организации или иных лиц, на это уполномоченных.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется в ТОИ ДВО РАН для учета движения материалов внутри между структурными подразделениями, то есть при отпуске в производство.

Накладную составляют и распечатывают в двух экземплярах кладовщиком склада ОМТС ТОИ ДВО РАН.

Один экземпляр накладной служит кладовщику ТОИ ДВО РАН основанием для списания ценностей, а второй – принимающему материалы со склада ОМТС (Приложение Ж).

Отпуск материалов на сторону осуществляется на основании накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). То есть накладная применяется при передаче материалов с одного склада организации на другой склад, а также со склада (кладовой) одного подразделения организации на склад другого подразделения организации. Данный документ в организации не составляется.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для отпуска материалов сторонним организациям на основании договоров и других документов и разрешения руководителя организации или лиц, на это уполномоченных.

Накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых передается складу ОМТС и является основанием для отпуска материалов, второй – передается получателю.

Таким образом, на предприятии ТОИ ДВО РАН разработана схема документооборота по движению материалов. Для хранения материалов в ТОИ ДВО РАН оборудован склад ОМТС. Учет операций по движению запасов, в том числе и их документальное оформление на складе осуществляет кладовщик. Кладовщик каждый день отчитывается об произведенных операциях по складу ОМТС. Из программы кладовщиком распечатывается ведомость по материалам на складе, которая формируется на основании требований-накладных формы № М-11 и накладных формы № М-15 и приходных ордеров (форма № М-4). Если при приемке обнаружилось несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика то приходный ордер формы № М-4 не составляется, а оформляется Акт о приемке материалов (форма № М-7). Первичные учетные документы принимаются бухгалтером ТОИ ДВО РАН к учету при условии, что они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.