2. Учет материальных запасов в гуз иокпб №1

2.1 Документальное оформление движения материальных запасов

Учет материальных запасов – трудный процесс. Сложность его заключается в том, что материальные запасы, которые ГУЗ ИОКПБ№1 использует в своей деятельности, могут иметь разное предназначение, сроки службы и ценность. В соответсвии с этим, порядок хранения, учета и списания для разных категорий материальных ценностей не может быть единым.

Задачи учета материальных запасов:

- правильность ведения учета материальных ресурсов;

-точные сведения о движении материальных ресурсов в местах их хранения;

Материальные запасы поступают в ГУЗ ИОКПБ№1 от поставщиков на основании заключенных договоров, контрактов. Поставщики выбираются ГУЗ ИОКПБ№1 на основании проведенного тендера (аукциона) в электронной форме на определенную сумму. После того, как аукцион состоялся и поставщик известен, поставщик проплачивает обеспечение контракта или договора-денежное обязательство для покрытия возможного ущерба ГУЗ ИОКПБ№1, на случай неисполнения поставщиком своих обязательств. Размер обеспечения контракта или договора ГУЗ ИОКПБ№1 устанавливает по выбору в диапазоне от 5% до 30%.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации учета их движения в ГУЗ ИОКПБ№1. Первичные документы по движению материальных запасов тщательно оформляются, содержат подписи лиц, совершивших операции, а также коды соответсвующего учета.

При поступлении материальных запасов в ГУЗ ИОКПБ №1 проводится проверка соответствия объема, цен, ассортимента, а также качество поступивших материальных запасов. Получение материальных запасов сопровождается распиской в сопроводительных документах поставщика (счета-фактуры, товарные накладные, акты), где материально-ответственное лицо делает отметку о том, что материальные запасы приняты на склад (см.приложение 2). После того,как материальные запасы приняты на склад, сопроводительные документы передаются на хранение в бухгалтерию ГУЗ ИОКПБ №1, это происходит после отражения материальных запасов в книге учета материальных ценностей.

Учет в книге ведется по наименованию, количеству материальных запасов, по сортам, мягкого инвентаря, посуды, с использованием отдельных страниц по каждому наименованию объекта учета. Бухгалтерия постоянно производит инвентаризацию, то есть контроль над поступлением и расходованием материальных запасов, находящихся на складе (в местах хранения), а также сверяет свои бухгалтерские данные с записями в книге учета материальных ценностей. При незначительном ассортименте материальных запасов учет можно вести в карточке учета материальных ценностей. Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованию, количеству и сортам. Количество страниц в книге должно быть заверено главным бухгалтером.

Если при приемке материальных запасов заметно идет расхождение количества и качества, поставленных поставщиком материальных ценностей, то приемка приостанавливается и продолжается уже в присутствии комиссии, назначенной руководителем ГУЗ ИОКПБ№1. По выявленным расхождениям комиссией составляется акт (см.приложение 3), который является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акт о приемке материалов составляется в двух экземплярах, оформляется с участием материально ответственного лица и представителя поставщика. Указанный акт так же составляется при приемке материалов, при которых нет документов при поступлении.

Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя ГУЗ ИОКПБ№1 или его заместителя, и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в пользование производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы храняться у руководителя ГУЗ ИОКПБ№1 или его заместителя.

Материальные запасы являются важным фактором обеспечения деятельности ГУЗ ИОКПБ№1, что обуславливает необходимость быстрой, полной и достоверной информации об их движении и наличии.

Для ГУЗ ИОКПБ№1 соблюдение требований бюджетного документирования в части хозяйственной деятельности является обязательным.

Перечень документов, на основании которых ГУЗ ИОКПБ№1 может пользоваться для движения материальных запасов представлен в таблице 2.1

Таблица 2.1

Основные первичные документы по учету движения материальных запасов

Наименование документа	Виды материальных запасов	Кто оформляет	Комментарии
1	2	3	4
1)Поступление материальных запасов
Товарно-сопроводительные  документы	Все  виды  материальных  запасов	Контрагенты (поставщики)	Включают:  накладная  (ф.0315007), транспортная  накладная,  товарный  чек,  Акт  о  приеме-передаче.
Документы,  подтверждающие  получение  материальных  запасов		Комиссия  учреждения  с  участием  материально  ответственного  лица  и  представителя  поставщика
Акт  о  приемке  материалов  (ф.0315004)			Составляется  при:  выявленном  расхождений  фактического  наличия  с  данными  документов,  при  принятии  к  учету  материалов  от  ликвидации  (разбора,  утилизации),  проведения  демонтажных  и  ремонтных  работ  по  объектам  основных  средств

Окончание табл.2.1

1	2	3	4
2)  Внутреннее  перемещение
Требование-накладная  (ф.0315006)	Любые  виды  материальных  запасов	Материально  ответственное  лицо  структурного  подразделения,  сдающего  материальные  ценности Бухгалтерия
Меню-требование  на  выдачу  продуктов  питания  (ф.0504202)	Продукты питания
3)  Выбытие  материальных  запасов
Меню-требование  на  выдачу  продуктов  питания  (ф.0504202)	Продукты питания	Материально  ответственное  лицо  структурного  подразделения,  сдающего  материальные  ценности Бухгалтерия	Составляется  ежедневно,  согласно  нормам  раскладки  продуктов  питания  и  численности  довольствующихся  лиц
Ведомость  выдачи  материальных  ценностей  на  нужды  учреждения  (ф.0504210)	Материальные  ценности  для  хозяйственных,  научных  и  учебных  целей
Требование-накладная  (ф.0315006)	Любые виды материальных запасов
Акт о списании материальных запасов (ф.0504230)	Все виды материалов (за исключением мягкого, хозяйственного инвентаря, посуды)	Комиссия учреждения	Для оформлении списания материальных запасов: израсходованных (на основании документов, утвержденных руководителем учреждения), пришедших в негодность по физическому износу, выбывших по недостаче, хищению, потерям при стихийных бедствиях, иных действиях.
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф.0504143)	Мягкий инвентарь, хозяйственный инвентарь, посуда		Списание посуды по данным Книги регистрации боя посуды (ф.0504044)

Условие, предъявляемое к неунифицированным документам, это наличие следующих реквизитов:

- наименование и дата составления документа;

-наименование учреждения и его идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО);

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции в денежном и натуральном выражении

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц и их расшифровка;

При соблюдении общего порядка учета материальных запасов их следует условно разделить на две категории:

1) материальные запасы, которые после их выдачи в пользование требуют дальнейшего контроля;

2) материальные запасы, наличие которых не нужно контролировать.

Расходование второй группы материальных ценностей, как правило, производится на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды ГУЗ ИОКПБ№1.(см. приложение 4) Ведомость применяется для оформления выдачи материальных запасов в пользование сотрудникам, а так же является основанием для списания с учета материальных ценностей в момент выдачи в пользование. Об этом сказано в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов (приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н). Основанием для выдачи, например, канцтоваров, могут служить заявки от сотрудников ГУЗ ИОКПБ№1, оформленные в письменной форме.

Оформление выдачи в эксплуатацию материальных ценностей, которые требуют дальнейшего учета, производится обычно на основании Требовании-накладной. (см. приложение 5,6,7). В ней указываются наименование материальных ценностей и материально ответственное лицо (структурное подразделение), которому передан объект учета.

Списание материальных ценностей оформляется актами (см. приложение 8,9).К Акту о списании материальных запасов прилагаются документы, утвержденные руководителем ГУЗ ИОКПБ№1, подтверждающие расход материалов. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря применяется для оформления решения комиссии о списании указанных материальных запасов. Эти акты служат основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных ценностей по факту.

Акт можно оформить вручную либо с помощью компьютерной техники. Все листы акта заверяются подписями первых лиц и печатью. Хранятся формы в установленном порядке согласно учетной политике ГУЗ ИОКПБ№1. Утверждается документ руководителем ГУЗ ИОКПБ№1. При заполнении формы указывается дата и номер документа. Заносится название организации, структурного подразделения, реквизиты, вид имущества, ФИО материально-ответственного лица. В конце формы делается отметка бухгалтерии и ответственное лицо указывает мероприятия по выбытию (направление и результат). Акт служит основанием для отражения операций по выбытию активов в бухгалтерском учете ГУЗ ИОКПБ№1.

Для учета движения лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету применяется форма (см. приложение 10). Отчет составляется старшей медицинской сестрой ГУЗ ИОКПБ№1 в двух экземплярах. Данный отчет утверждается руководителем ГУЗ ИОКПБ№1. Один экземляр старшая медсестра сдает в бухгалтерию, второй хранит у себя.

Кроме общего порядка движения и списания материальных запасов, в учетной политике ГУЗ ИОКПБ№1 следует отражать частный порядок учета для различных групп однородных материальных запасов.

Документооборот в ГУЗ ИОКПБ№1 по первичному учету материальных запасов имеет большое значение для деятельности учреждения. Правильно выстроенный документооборот позволяет постоянно контролировать наличие ценностей, упрощает работу бухгалтерии и дисциплинирует материально ответственных лиц. Именно поэтому разумно как можно подробнее отразить в учетной политике все особенности, касающиеся учета материальных запасов. Кроме того, учетная политика ГУЗ ИОКПБ№1, являясь нормативным актом, помогает избежать возможных разногласий с контролирующими органами по поводу организации учета материальных запасов.

Весь учет материальных запасов в ГУЗ ИОКПБ№1 ведется в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Для того чтобы оприходовать полученные материальные запасы, необходимо создать новый элемент в справочнике «Договоры и иные основания для принятия обязательств». В данном справочнике, на закладке «Обязательство» заполняем все необходимые данные о договоре или государственном контракте, на основании которого получены материальные запасы: номер договора или государственного котракта, дату на которую заключен договор. На закладке «Дополнительная информация» указываем реквизиты государственного контракта. Далее создаем в закладке «План-финансирования» график финансирования договора, с указанием номенклатуры материальных запасов, их количество и стоимость (см. рис.2.1)

Рис. 2.1. План-график финансироания

На основании плана-финансирования создаем документ «Принятое бюджетное обязательство». Устанавливаем номер документа, по которому приняты материальные запасы, вид документа, дата. На закладке материалы выбираем нужную номенклатуру, ставим количество, сумму. (см. рис.2.2.)

Рис. 2.2.Поступление от поставщика

В закладке «Денежные обязательства» нужно установить флажок «Вводить денежные обязательства» для формироания проводки по документу поставки (см. рис.2.2.)

Рис 3.2. Денежные обязательства

Сохраняем введенные данные. Материальные запасы поставлены на бухгалтерский учет ГУЗ ИОКПБ№1 (см. рис.2.3.)

Рис.2.3 Проводки, сформированные документом