1.2 Определение и назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных.²

Каждое дело в номенклатуре имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, находящихся в нём. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, можно сказать, что с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого показателя в автоматизированных системах работы с документами позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Сроки хранения документов в номенклатуре дел учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов в бумажных системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа.

Номенклатура дел может использоваться и как вспомогательный справочник:

• при изучении структуры организации;

• вместо описи как учетный описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения до 10 лет включительно;

• основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

• В документообороте организации номенклатура дел выполняет ряд функций:

• используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год (заголовки дел из номенклатуры дел переносятся на обложки дел);

• по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;

• используется при построении информационно-поисковой системы по документам организации. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства. ³

Наиболее значимой функцией номенклатуры дел – она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, для того чтобы определить, где икать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы.

Таким образом, можно сказать, что номенклатура дел является важнейшим организационным документом в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.