3.2 Деятельность специалиста по документальному оформлению по разработке номенклатуры дел организации

Документационное обеспечение управления – это важнейшая сторона деятельности любого учреждения МВД. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации их деятельности. Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства

В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений милиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.

В Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 указано: "Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами".

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:

• Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.

• Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.

• Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

• Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.

• Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

• Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Документы - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности

Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ. Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

Основные группы ОРД:

• организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);

• распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);

• справочно-информационные (письма, акты, справки и др.) .

• К подготовке документов предъявляются следующие требования:

• юридические (подзаконность, полномочность и др.);

• информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);

• организационные (реквизиты и гриф).

Руководство проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:

• уяснение цели документа;

• определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,

• составление плана документа;

• подбора и изучения необходимых источников формирования документов;

• согласование документа и принятие.

Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:

• делопроизводство орган внутреннее дело

• фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

• официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

• обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;

• осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Организация документооборота в каждом подразделении или учреждении должна отвечать определенным требованиям:

• прохождение документов в органе должно быть оперативным, т е за минимально возможное время;

• целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться,

• следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

• каждое перемещение документа должно быть оправданным;

• необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.

Например, рассмотрим основные этапы документооборота.

1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:

по направлениям деятельности:

• управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);

• по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);

• по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);

• по характеру движения (входящие,

• исходящие и внутренние);

• по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.

4. Регистрация документов. Документы имея различные по содержанию информации фиксируются в различных книгах (например, секретное или не секретное производство). Например книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.

5. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.

6. Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценности, заключающейся в определении их значения сроков хранения через год после завершения их в делопроизводстве.

Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внутренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД - 15 лет, МВД, УВД - 10 лет, ГО (РО) ВД - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтожены в установлением порядке после их просмотра экспертной комиссией, что оформляется соответствующим актом.

Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.

1. Организационное:

а) сокращение потоков документов;

б) регулирование документооборота;

в) совершенствование документооборота;

г) нормирование документационных работ.

2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.).

В соответствии с Приказом МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации" в деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России (Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения), правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, письма, указания, межведомственные соглашения, протоколы), акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

Основные цели службы документационного обеспечения управления кадрового подразделения ОМВД России по Талицкому району Свердловской области являются:

• организация работы;

• руководство документационным потоком;

• координация видов работ с документами;

• организация работ по документационному обеспечению управления.

Выполнение представленных целей предусматривают решение следующих задач:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования;

• обеспечение единого порядка работы с документами;

• контроль за исполнением и передачей документов на хранение;

• методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

• внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Из целей и задач деятельности делопроизводственной службы можно определить основные функции службы, такие как:

• административная функция, суть которой заключается в осуществлении целенаправленных и планомерных управленческих воздействий на объекты документационного менеджмента;

• регулятивная, которая способствует достижению большей гибкости управленческих воздействий и позволяет при необходимости корректировать их направленность и интенсивность;

• координационная функция образуют организационные усилия, предпринимаемые в рамках документационного менеджмента для обеспечения необходимого взаимодействия между его участниками;

• обучающая функция обеспечивает поступательный рост профессионализма персонала и на этой основе – последующую оптимизацию работы с документацией учреждения.

Таким образом, технологичность документационного обеспечения управления кадрового подразделения ОМВД России по Талицкому району Свердловской области заключается в оптимальной «стыковке» всех этапов и участков работы с документами и создании на этой основе надлежащих условий для ее качественного, своевременного и полного выполнения.

Управления делами в ОМВД России по Талицкому району Свердловской области имеют следующий типовой состав структурных подразделений: секретариат (приемная), канцелярия, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, архив.

Секретариат – это подразделение служб документационного обеспечения управления, предназначенное для информационного и организационного технического обслуживания начальника ОМВД России по Талицкому району Свердловской области.

Секретариат выполняют следующие функции:

• рассматривает и подготавливает к докладу руководству организации поступающую корреспонденцию;

• подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

• осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

• следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству учреждения;

• обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

• производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них;

• осуществляется контроль за исполнением решений коллегии;

• составляют сводную номенклатуру дел учреждения и представляют ее руководству на утверждение;

• осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работ приемной).

Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов – положении о службе документационного управления, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Положение о службе делопроизводства ОМВД России по Свердловской области определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

И так, служба имеет право:

• принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

• контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

• запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы службы документационного обеспечения управления;

• проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия ими соответствующих мер;

• привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

• возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

• определять задачи документационного обеспечения управления, с целью внедрения новейших информационных технологий.

В число функций включают организацию работы по делопроизводству в учреждении, координацию и контроль деятельности сотрудников службы, разработку нормативно-методического обеспечения. К правам руководителя службы документационного обеспечения управления могут принадлежать подписание и визирование документов, заверение их копий, внесение предложений руководству организации по совершенствованию работы с документами, представление сотрудников службы к поощрениям, взысканиям, аттестации.

Руководитель может нести ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами, выполнение службой в полном объеме задач и функций, выполнение указаний и поручений руководства, организацию работы службы документационного обеспечения управления, соблюдение порядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда ее работников. В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, право подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания.

Канцелярия осуществляет организацию документационного процесса и обеспечение режима секретности при работе с документами и информацией в ОМВД России по Талицкому району Свердловской области и структурных подразделениях.

Организация делопроизводства и контроль за обеспечением режима секретности при работе с документами и информацией в отделении внутренних дел.

Выработка единых требований в процессе организации работы, обеспечении единого порядка.

Инструктаж лиц, допущенных к работе с секретными документами.

Координация деятельности структурных подразделений Филиала по вопросам документационного обеспечения управления и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами.

Информирование начальника Филиала об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

 Прием, регистрация, распределение входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение начальнику Филиала и непосредственно исполнителю, после изучения соответствующих указаний (резолюций), регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

Предварительная проработка входящей корреспонденции и направление поступивших документов и обращений граждан, не требующих доклада руководству Филиала, на исполнение непосредственно в подразделения.

Оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за их движением, формирование их в дела, организация переписки.

Контроль за движением секретных документов и своевременным возвращением их в канцелярию.

Организация работы по рассмотрению, учету и контролю с письмами, жалобами  и обращениями граждан.

Учет, хранение и уничтожение гербовой печати Филиала, удостоверение ею документов, подписанных начальником Филиала, его заместителями, мастичных печатей и штампов Филиала, металлических печатей.

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству, учетом и хранением рабочих тетрадей, внутренних описей и других.

Контроль за изготовлением, размножением, учетом, хранением и использованием документов, материалов для служебного пользования и служебных бланков в Филиале.

Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников и работников Филиала, а также в проведении проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.       

Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.