2.3 Структура и порядок документального оформления номенклатуры дел в кадровых подразделениях мвд России

Дела органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – его подготовка к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке, приобщение документов в дело, нумерация листов, составлению внутренней описи документов, находящихся в деле.

Оформление дел проводится сотрудниками службы документационного обеспечения учреждения и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление, листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

На обложке каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:

• гриф секретности (наивысшая степень секретности документов, находящиеся в деле);

• официально признанное наименование учреждения, организации, органа внутренних дел в именительном падеже полностью и в скобках принятое сокращенное наименования и с новой строки его структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой. В конце делопроизводственного года на обложку дела длительного или постоянного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело перешло в другое учреждение, на обложке подписывают название этого учреждения (структурного подразделения);

• под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре дел, например, «Дело №02-24», «02» – индекс структурного подразделения, а «24» – порядковый номер дела по номенклатуре и номер тома;

• заголовок дела указывается ниже индекса дела точно в соответствии с номенклатурой дел, но возможны уточняющие надписи (например: «Приказы по личному составу. Копии»);

• даты заведения и окончания дела (тома, части) проставляются ниже наименования дела;

• количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью в конце дела;

• срок хранения дела проставляется тот, который необходимо указывать в номенклатуре дела;

• архивный шифр дела.⁸

В заголовках дел с распорядительными документами указывается вид документов (приказы, указания) и их характеристика (подлинники, копии).

В структуре Министерства внутренних дел Российской Федерации датам заведения дела и окончания дела является дата списания первого и последнего документов в деле. На делах с протоколами заседаний, совещаний проставляются даты их проведения.

На делах с нормативными правовыми актами необходимо ставить даты их подписания, на делах с отчетами даты утверждения.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнения лица, на которое оно было заведено.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста мете арабскими цифрами. Листы описи нумеруются отдельно. Исправления в описях документов оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников кадровой службы.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Изымать и выдавать документы из дела постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, могут затребовать судебно-следственные органы) с разрешения руководителя организации. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что за сохранность документов, находящихся в стадии документального оформления, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству организации об имеющихся нарушениях.