3.3 Анализ номенклатуры дел в кадровом подразделении омвд России по Талицкому району Свердловской области

Одним из главных документов для систематизации в дела на данном предприятии является номенклатура дел.

Номенклатура  дел разрабатывается в четвертом квартале операционного года на следующий календарный год, чтобы утвердить и ввести в действие номенклатуру дел с первого января следующего года.

Сводная номенклатура дел разрабатывается  на основании номенклатур дел  структурных подразделений.

Номенклатура  дел ежегодно рассматривается и  согласовывается на заседании ЭК (экспертной комиссии) предприятия (Приложение В). После разработки и согласования утверждается директором предприятия. Номенклатура  дел утверждается директором предприятия после ее разработки и согласования на заседании экспертной комиссии предприятия.      Проанализируем  оформление номенклатуры дел в ОМВД России по Талицкому району Свердловской области (Приложение Г).

Номенклатура  дел оформлена на листе формата  А4. Она имеет титульный лист с реквизитами:

• наименование организации;

• вид документа;

• гриф утверждения;

• дата, номер;

• текст;

• подпись;

• согласование.

Текст номенклатуры дел выполнен в виде таблицы, которая содержит графы:

• индекс дела;

• заголовок дела;

• количество дел;

• срок хранения и номер статьи по перечню;

• примечание.

Сводная номенклатура дел составлена с учетом номенклатур всех структурных подразделений предприятия.  

Рассмотрим  составление текста номенклатуры дел  ОМВД России по Талицкому району Свердловской области.

Номенклатура дел организации:

• визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив);

• подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая);

• обязательно утверждается руководителем организации;

• если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура  дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), подписывается начальником структурного подразделения.

Если  в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей: основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность  граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф. В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и тому подобное.

Наименования  граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, отличаются от наименований граф таблицы, представленной в основных правилах работы архивов организации. Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.