Achievement test

Complete the following sentences in appropriate ways, using one word for each blank space:

1. You underlined in your letter dt Oct 12 that _____ delivery is essential.

2. We will do our utmost to pack the equipment securely and properly so that it could _____ both overseas and overland transport as well as _____.

3. We would appreciate your agreeing to our non-compliance _____ the original delivery _____.

4. We have carefully examined your claim and we insist that the delay _____submitting the documentation occurred through no _____ of ours.

5. The lot was collected by your carrier as _____.

6. The guarantee shall not apply to damage due to _____ or improper handling on the part of the Buyer or to any other causes outside our control.

7. Referring _____ our letter dt December 8, 20… we would like to remind you that we _____ difficulties in _____ tonnage for sea carriage of the cargo against the above contract.

8. We realize that the responsibility _____ the damage is not with you and we have already taken _____ the matter with the carrier.

9. We have already packed the assembled products and the consignment awaits _____ at our warehouse.

10. We will _____ the LC upon your confirmation of the amendments accordingly.

11. We would be obliged to you if you could _____ another tanker with position for March, amending the shipping programme _____.

12. Arrangements for shipment, cif Stockholm, have been made with Messrs. Granny & Brent Ltd. acting _____ our behalf as our _____ agents.

13. The goods were dispatched in 10 crates (nos. 67-76) to your address by rail, _____ paid.

14. We guarantee that the equipment is free _____ defects in material, design and _____ and it conforms _____ our highest standards.

15. After making all appropriate corrections we enclose our cheque _____ €35,000 in full _____.

16. If you have any _____ we will be glad to introduce further improvements.

17. Please treat this matter as one of extreme _____.

18. We hope the consignment will _____ you in good condition.

Section 11. Claims and complaints block 1. Claims and replies to claims

LEAD-IN

• What can cause dissatisfaction with goods delivered under sales contracts?

• What kinds of claims are widely spread?

• Who usually initiates claims? Why?

• In what way can Buyers satisfy their claims for damages?

• What are the parties to claims and complaints?

• Who can act as an umpire in settling claims?

FOCUS 1

LETTER 1(Claim for inferiority to sample)

April 23, 20...

Export Division

Inter Coffee, Inc.

1677 Sea Harbor Drive

Orlando, Florida 35509

USA

Gentlemen:

Contract No 345

We have examined the consignment of Coffee shipped by m/v Victoria against Contract no. 345 and in accordance with the terms and conditions of the contract we find that the Goods are inferior to the sample on the basis of which the contract was concluded.

After a thorough examination of the Coffee we have to make the following claim on you. We believe that 5,000 bags of Coffee shipped by m/v Victoria sold to us as Santos Coffee New York Type No.2 contain excessive quantity of unripe¹, shelly², broken, weevily³ and defective beans and correspond to Santos Coffee New York Type No. 3/4.

We are therefore claiming from you the amount of $ 7,200 being the price divergence between Santos New York Type 2 and Santos New York Type 3/4 of $36.20 per 50 kilos on 5,000 bags weighing 300 metric tonnes.

Please inform us if you agree to grant us this allowance.

Yours sincerely

Susan Kohen

Managing Director

LETTER 2 (Reply to Claim)

April 10, 20...

Ms Susan Kohen

Welsh Trading Company, Ltd

56 West Road

Cardiff

CF4 2FT

Dear Sirs

Contract No 345

We acknowledge receipt of the letter of April 8, 20... claiming an allowance of 1.20 dollars per kilo on 5,000 bags of Coffee shipped by m/v Victoria.

We have carefully examined the samples from this consignment and offer you, without prejudice, an allowance of 75 US cents per 50 kilos in full settlement of your claim.

Failing your acceptance of this offer, the claim will be submitted to arbitration.

Yours sincerely

George Wollen

Sales Manager

LETTER 3 (Claim for missing goods)

May 15, 20...

Kitchen-Ware Supplies, Ltd.

Cotton Road

Exeter

England EX4 9DT

Dear Sirs

Order No 153

We refer to our order (No 153) for China-Ware. Our agent took delivery of the consignment in accordance with the instructions contained in your advice of despatch.

Unfortunately, only 1800 cups were despatched. The 2000 saucers, packed separately according to our instructions, arrived in good order and condition. However, they are not much use to us without the missing 200 cups.

There is a clear discrepancy between the packing lists which arrived and your invoice. Whether there has been pilferage or not is a matter for the Lloyd’s agent, who is investigating the matter at the moment.

We must ask you to arrange for the despatch of replacements for the missing cups at once, as we must meet the delivery time agreed upon with our own customers.

Yours sincerely

Robert Leclerc

LETTER 4 (Reply to Claim)

May 16, 20...

Mr Lecrerc

Lournier, SA

Rue de Rivoli

Paris

Dear Sirs

Order No 153

We have received your letter of September 4, 20... concerning the above-mentioned order. We regret that you did not receive the whole consignment of China Ware.

Our Forwarding Agents have informed us that the crates (Nos. 15-17) were left behind at the warehouse of the Port of London. They are arranging for the despatch of the three crates short-shipped on board the m/v Catherine which is to arrive in Marseilles on May 18, 20... .

We apologize for the inconvenience caused by this short-shipment which was due to circumstances beyond our control. We will contact our Forwarding Agents and the port authorities to prevent delays occurring in this way in future.

Yours sincerely

Michael Brown

Managing Director

FOCUS 2. COMMENTARY AND VOCABULARY NOTES

LETTER 1

inferior	худший, хуже inferior to sth ANT: superior to sth
examination	осмотр, изучение to do/ make an examination – проводить осмотр
claim	претензия, рекламация to make a claim on /against sb for sth – предъявлять претензию к кому-либо to abandon/ to withdraw a claim – отказываться от претензии to decline a claim – отклонить претензию to admit a claim – признавать претензию to consider a claim – рассматривать претензию to satisfy a claim – удовлетворять претензию
correspond to/with sth.	соответствовать чему-л. SYN: to conform to sth
to claim	требовать to claim sth from sb – требовать что-либо от кого-либо
difference	разница difference in sth – разница в чем-либо
LETTER 2
without prejudice to sth	без ущерба для чьих-либо прав
settlement	урегулирование settlement of a dispute – урегулирование спора
failing	предл. в случае отсутствия, в случае не выполнения
to submit to arbitration	передать в арбитраж SYN: to refer to arbitration
LETTER 3
to take delivery	принять поставку SYN: to accept delivery
advice of despatch	извещение об отправке SYN: notification of despatch
discrepancy	противоречие, расхождение
pilferage	хищение, воровство (из отдельных мест груза)
to investigate	расследовать, исследовать, изучать
replacement	замена, части для замены, сменные части
LETTER 4
consignment	партия (товара), груз SYN: lot; cargo
short-shipped	оставшийся непогруженным SYN: undershipped
beyond sb’s control	не зависящий от кого-либо
to prevent sth	не допустить чего-либо, предупредить что-либо

FOCUS 3. WRITTEN PATTERNS

1.	Failing your acceptance of this offer, the claim will be submitted to arbitration.	Если Вы не примете наше предложение, претензия будет передана в арбитраж.
2.	We must ask you to arrange for the despatch of replacements for the missing cups at once.	Мы вынуждены просить Вас организовать отправку замены недостающих чашек немедленно.

FOCUS 4. EXERCISES

Ex.1. Find the English equivalents in the letters.

В соответствии с условиями контракта; на основании которого заключен контракт; предъявить претензию кому-либо; разница в цене; предоставить скидку; без ущерба для прав; полное урегулирование претензии; направить претензию в арбитраж; извещение об отправке; расхождение между упаковочным листом и счетом-фактурой; хищение; непогруженные ящики; не зависящие от нас причины.

Ex.2. Fill in the blanks with one of the following words. Mind your grammar.

without prejudice; examination; beyond sb’s control; discrepancy; at the warehouse; short-shipped (2); inferior to; to submit; pilferage; replacement;

to investigate; difference; port authorities; consignment

1. After a careful _____ of the Goods we are making the following claim on you.

2. Our Forwarding Agents have informed us that the crates (Nos. 15-17) were left behind _____ of the Port of London.

3. We are claiming from you the amount of 5.000 dollars being _____ in price between Wheat Grade A and Grade B.

4. We will contact our Forwarding Agents and _____ to prevent delays occurring in this way in future.

5. The Goods are _____ the sample on the basis of which the contract was concluded.

6. There is a clear _____ between the packing lists which arrived and your invoice.

7. They are arranging for the despatch of the three crates _____ on board the m/v Catherine.

8. Failing your acceptance of this offer, the claim will _____ to arbitration.

9. We have carefully examined the samples from this consignment and offer you _____ an allowance of 36 USD per 50 kilos in full settlement of your claim.

10. The Lloyd’s agent _____ the matter at the moment.

11. We apologize for the inconvenience caused by the short-shipment which was due to circumstances _____.

12. As the goods are _____, we have to claim for damages.

13. Whether there has been _____ or not is not clear yet.

14. Our agent took delivery of _____ in accordance with the instructions contained in your advice of despatch.

15. We must ask you to arrange for the despatch of _____ for the missing part of the Goods at once.

Ex.3. Complete the sentences.

1. We have carefully examined the samples from this consignment and offer you (без ущерба для наших прав) an allowance of 50 US cents per 100 kilos in full settlement of your claim.

2. Failing your acceptance of this offer, the claim (будет направлена в арбитраж).

3. The Goods are (хуже образца) on the basis of which the contract was concluded.

4. After a thorough examination of the Wheat we (предъявляем Вам следующую претензию).

5. We are arranging for the despatch of the three crates (которые остались непогруженными) on board the m/v Victoria.

6. We apologize for the delay of the goods which was due to (по не зависящим от нас причинам).

7. There is a clear (расхождение) between the packing lists and the invoice.

8. Our agent (приняли поставку партии товаров) in accordance with the instructions contained in your advice of despatch.

9. Whether there has been (хищение) or not is a matter for a special investigation.

10. We are claiming from you the amount of $ 5,000 being (разница в цене) between Barley Grade A and Grade B.

11. We have examined the consignment of Coffee shipped by m/v Victoria against Contract no. 345 and (в соответствии с условиями контракта) we find that the Goods are inferior to the sample on the basis of which (заключен контракт).

12. We ask you to arrange for the despatch of (замены) for the missing part at once.

Ex.4. Fill in the blanks with articles where necessary.

1. We have examined _____ consignment of Wheat shipped by _____ m/v Victoria against _____ Contract no. 234.

2. After _____ thorough examination of _____ Coffee we are making _____ following claim on you.

3. We are claiming from you _____ amount of $ 7,200 being _____ difference in _____ price.

4. There is _____ clear discrepancy between _____ packing lists which arrived and _____ invoice.

5. Failing you acceptance of _____ offer, _____ claim will be submitted to _____ arbitration.

6. Whether there has been pilferage or not is _____ matter for _____ Lloyd’s agent who is investigating _____ matter at _____ moment.

7. We apologize for _____ inconvenience caused by _____ short-shipment which was due to _____ circumstances beyond our control.

8. _____ goods are inferior to _____ sample on _____ basis of which _____ contract was concluded.

9. We acknowledge _____ receipt of _____ letter of April 7, 20... claiming _____ allowance of 41.20 dollars per kilo on 5000 bags of Coffee shipped by _____ m/v Victoria.

10. We must ask you to arrange for _____ despatch of _____ replacements for _____ missing cups at once, as we must meet _____ delivery time agreed upon with our own customers.

11. We have carefully examined _____ samples from _____ consignment and offer you, without _____ prejudice, _____ allowance of 475 cents per 50 kilos in _____ full settlement of _____ claim.

12. Our Forwarding Agents have informed us that _____ crates (Nos. 15-17) were left behind at _____ warehouse of _____ Port of London.

Ex.5. Fill in the blanks with prepositions/ particles where necessary.

1. We acknowledge receipt _____ letter _____ September 9, 20... claiming an allowance of 1.20 US dollars _____ kilo _____ 4,000 bags of Coffee shipped _____ m/v Victoria.

2. Failing your acceptance _____ this offer, the claim will be submitted _____ arbitration.

3. We refer _____ our order _____ Paraffin Wax.

4. We apologize _____ delay _____ shipment which was _____ _____ reasons _____ our control.

5. We are contacting _____ our Forwarding Agents and the port authorities to prevent delays _____ this way _____ future.

6. After a thorough examination _____ the Goods we are making the following claim _____ you.

7. We find that the Goods are inferior _____ the sample _____ the basis _____ which the contract was concluded.

8. There is a clear discrepancy _____ the packing list and the invoice.

9. We ask you to arrange _____ the despatch _____ replacements _____ the missing part _____ the Goods.

10. We are claiming _____ you the amount _____ 3,000 US dollars being the difference _____ price between Wheat Grade A and Grade B.

11. After a careful examination _____ the samples _____ this consignment we offer, _____ prejudice, an allowance _____ 450 US cents _____ 50 kilos _____ full settlement _____ your claim.

12. We have examined the consignment _____ Coffee shipped _____ m/v Catherine _____ Contract no. 125.

13. Our agent took delivery _____ the consignment _____ accordance _____ the instructions contained _____ your advice _____ despatch.

14. The saucers are not much use _____ us _____ the missing 200 cups.

15. Our Forwarding Agents have informed us that the crates were left _____ _____ the warehouse _____ the Port of London.

16. They are arranging _____ the despatch _____ the three crates short-shipped _____ board the m/v Catherine which is to arrive _____ London _____ May 5, 20... .

17. We have received your letter _____ October 6, 20... _____ the above-mentioned order.

18. The specification _____ machine does not correspond _____ our Technical Conditions.

19. As the goods were sold _____ c.i.f. terms, we suggest that you make a claim _____ the Insurance Company.

20. Our experts have come _____ the conclusion that the Wheat is superior _____ the sample _____ every respect.

Ex.6. Translate into English.

А

1. При данных обстоятельствах мы можем принять товар только в случае, если Вы предоставите нам скидку в 5 %.

2. Пожалуйста, примите наши извинения за задержку товара, которая произошла по не зависящим от нас причинам.

3. Мы организуем отправку трех непогруженных ящиков на теплоходе “Викториа”, который должен прибыть в Лондон 15 июня 20...

4. Мы обнаружили расхождение между упаковочным листом и Вашим счетом-фактурой.

5. Если Вы не примете наше предложение, то мы направим претензию в арбитраж.

6. Мы считаем, что недопоставка произошла в результате хищения

7. Мы осмотрели партию хлопка, полученную нами по контракту № 254 и считаем, что качество товара хуже образца, на основании которого был заключен контракт.

8. После тщательного осмотра первой партии мы предъявляем Вам следующую претензию.

9. Мы требуем, чтобы Вы заплатили нам сумму в 5000 долларов, которая покрывает разницу в цене между сортом А и сортом В.

10. Мы проверили пробы из данной партии товара и предлагаем Вам, без ущерба для наших прав, скидку в 50 центов за 100 килограмм кофе в качестве окончательного урегулирования Вашей претензии.

11. Наш агент принял поставку партии товара в соответствии с инструкциями, изложенными в Вашем извещении об отправке.

12. Покупатель отказался принять товар по причине его низкого качества.

13. Спецификация прибора не соответствует нашим Техническим условиям, которые были изложены в Приложении № 2 к контракту № 12-01.

14. Повреждения товара оцениваются нами в 10 % от его стоимости, и мы предлагаем Вам предоставить нам скидку на эту величину.

15. Перед отгрузкой товар был в прекрасном состоянии, и мы полагаем, что он был поврежден во время транспортировки.

16. Если Вы не сможете поставить товар к 15 сентября, то мы будем вынуждены аннулировать наш заказ.

17. Из-за большого наплыва заказов на данный товар, мы не смогли поставить товар в марте.

18. Мы с сожалением сообщаем Вам, что товар, отгруженный теплоходом “Алберт” по контракту № 12-02, не соответствует нашим спецификациям.

19. Мы предлагаем, чтобы данная партия товара была осмотрена экспертами.

20. Мы не можем принять Вашу претензию по следующей причине.

В

Письмо 1

Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от 18 октября 20... г., в котором Вы просите нас предоставить Вам скидку в 10% от стоимости товара, отгруженного теплоходом “Куин Элизабет” в счет контракта №145. В письме Вы указываете, что качество товара не соответствует образцу, на основании которого был заключен контракт. Однако мы не можем удовлетворить Вашу просьбу, поскольку анализ, произведенный нашей лабораторией, показал, что товар полностью соответствует образцу. Следовательно, мы просим Вас либо отозвать Вашу претензию, либо предоставить серьезные подтверждения низкого качества полученного Вами товара.

С уважением Л. Браун

22 октября 20... г.

Письмо 2

Уважаемые господа!

Ссылаясь на Ваше письмо от 15 октября 20... г. и в подтверждение нашего разговора по телефону сегодня, мы сообщаем Вам, что мы связались с нашими экспедиторами по поводу 5 недопоставленных ящиков кухонных принадлежностей (kitchen-ware). Наши экспедиторы выяснили, что недопоставка произошла по вине порта погрузки. Мы приносим свои извинения за причиненное Вам неудобство, которое произошло по не зависящим от нас причинам. Мы обязательно свяжемся с администрацией порта по данному вопросу и попытаемся не допустить подобных случаев в будущем.

С уважением С. Белов

27 октября 20... г.

Ex.7. Act as an interpreter.

А. Должен сообщить Вам, что товар прибыл в порт назначения в ужасном состоянии. Упаковка повреждена во многих местах. Как вы знаете, в коносаменте не содержится никаких оговорок (qualifications) относительно качества товара.

B. Yes, I remember it perfectly. It means that the goods were damaged in transit. I will clear up the matter and first I plan to speak to our Forwarding Agents.

A. Да, конечно, это вполне разумный шаг, но тем не менее нам бы хотелось решить вопрос об убытках. А они, по мнению наших экспертов, значительны.

В. We ask you not to refer the case to arbitration for the time being. We would like to look into the matter carefully and only after that we will be ready to make up our minds.

A. Мы можем пойти вам навстречу, принимая во внимание наши длительные деловые отношения. Однако, имейте в виду, что вопрос времени играет для нас очень важную роль.

В. We appreciate your cooperation. We will take urgent measures to find out whose fault it is and we will of course settle the compensation problem.

FOCUS 5. WORKSHOP

Make up letters according to the situations.

Assignment 1

Вы получили товар, качество которого значительно ниже образца, на основании которого был заключен контракт. Напишите письмо продавцу и потребуйте либо замены некачественного товара, либо 10% скидку со всей стоимости товара. Укажите также в письме, что, если продавец откажется выполнить Ваши условия, то Вы обратитесь в арбитраж.

Assignment 2

Вы получили письмо, в котором покупатели сообщают о недопоставке товара по контракту № 15-02. Связавшись с Вашими экспедиторами Вы выяснили, что, действительно, 4 ящика не были погружены на теплоход. Составьте письмо, в котором Вы приносите свои извинения и излагаете предпринятые Вами шаги, направленные на то, чтобы подобная ситуация не повторилась в будущем.

FOCUS 6. ROLEPLAYS

Roleplay 1

Card 1. Вы получили товар в поврежденном состоянии и требуете от продавцов скидки в 7 % от стоимости товара в качестве компенсации ущерба; в противном случае Вы намерены передать дело в арбитраж.

Card 2. Скидка в 7 %, которую требуют покупатели за повреждение товара, кажется Вам слишком высокой. Вы считаете эту скидку завышенной и согласны на 5-процентную скидку, являющуюся вполне достаточной компенсацией.

Roleplay 2

Card 1. После осмотра полученного товара Вы пришли к выводу, что товар не соответствует спецификации, данной в контракте. В качестве компенсации Вы требуете уплатить сумму в 5000 долларов.

Card 2. Вы не считаете возможным выполнить требование покупателя об уплате компенсации, поскольку анализ, произведенный Вашей лабораторией, показал, что товар полностью соответствует спецификации, изложенной в контракте.

BLOCK 2. LETTERS OF COMPLAINT

LEAD-IN

• Comment on the following text:

Претензии составляются для того, чтобы сообщить деловому партнеру о проблемах и предложить возможные способы их разрешения. Не зависимо от того, насколько серьезные неудобства причиняют Вам возникшие проблемы и насколько Вы раздосадованы ими, целью претензии является не выражение Вашего неудовольствия, а достижение желаемого результата.

Следовательно, очень важно не допустить враждебного или слишком требовательного тона - язык претензии должен быть спокойным и вежливым и, в то же время, твердым.

Претензия должна начинаться с фактов. Сначала нужно изложить возникшую проблему с перечислением всех фактов и подробностей. По возможности, нужно приложить копии подтверждающих документов, например, счета-фактуры или какого-либо другого документа.

Во второй части претензии указываются понесенные убытки или неудобства, которые возникли по вине делового партнера.

И наконец, в третьей части вы предлагаете разумный способ урегулирования претензии.

FOCUS 1

LETTER 1 (Letter of Complaint)

October 23, 20…

Sales Dept

English Trading Company, Ltd

43 East Road

Exeter

England EX4 9DT

Dear Sirs

Our Order No. 1275 was received yesterday, and we have now examined the contents of the cases against your enclosed lists and invoices.

Although we are perfectly satisfied with the bulk of this large consignment, we find the under-mentioned items unsatisfactory:

Item 15a, Item 23b, Item 27a, Item 36 b.

We can sell the shirts at 15% below the list-price if you agree. The other goods are really unsaleable, and we await your instructions regarding their disposal.

Yours faithfully

John Bending

Manager

LETTER 2 (Complaint about inferior quality)

January 20, 20...

Mr Robert Winston

Export Division

The Manchester Engineering Co, LTD

Manchester

England

Dear Sirs

We regret to inform you that the machine-tool delivered a fortnight ago under Order No.1478 does not conform to the specification in many respects. First of all, the efficiency is much lower than that stipulated in the contract and there are a number of defects in workmanship and design. Apart from this the finish must be a lot better.

We must say that the delivery of so inferior a machine-tool has caused us great surprise. We have been doing business with you in machine-tools and other products for many years and have never had any trouble. We therefore agreed to release the machine-tool for shipment without inspection at your works.

If the defects were few, we would eliminate them ourselves charging the expenses involved to your account. But in this particular case we have to ask you to replace the machine-tool by a new one fully conforming to the specification of the contract.

Yours faithfully

Jun Mizuno

Managing Director

LETTER 3 (Complaint about late delivery)

March 28, 20...

Mr Richard Scott

ABC Trading Corp

1911 N Formosa Avenue

Los Angeles

California USA

Gentlemen:

Order No.1422

Delivery under our order no. 1422, given to you September 14, was promised two days ago. It has not yet arrived. These goods were ordered for the pre-holiday sales period now in full swing. Every day’s delay means loss and inconvenience for us.

If this shipment is en route, please telephone us and we will see what we can do at this end to expedite delivery to our premises. If the order has not been shipped, we will expect you to ship in rush. If the order has been held up because you are unable to ship certain items immediately, please telephone us and we will instruct you as to what items we need immediately, and what items we can wait for, and what items we may have to cancel.

In any event we shall expect a call from you on Monday. If you do not get in touch with us before the end of the day on Monday, please cancel the entire order. We shall have to call in goods available at the local wholesalers.

Yours sincerely

William Brown

Divisional Director

LETTER 4 (Letter of complaint)

May 14, 20...

Sales Dept

Textiles Co

28 Hogden Rd

Orlando, Florida 35509

USA

Gentlemen:

On May 29, I ordered fifty dozen of your Perfection Model men’s shirts in assorted sizes. We intended these for a one-day special sale in our series of June sales. In acknowledging this order you assured us of delivery in ample time to conduct the sale, which we scheduled for June 23. Relying on your assurance we had leaflet stuffers and display cards printed and sent out in a large neighborhood mailing.

We did not receive the goods until June 25, two days after the advertised sale. You can imagine our distress and the inconvenience and confusion caused by the delay. We had to throw almost our entire regular shirt stock on the sales counters, regardless of costs; we had to hold our help overtime and call in extra help to get the goods ready and properly displayed.

Now we do not expect you to meet intangible losses such as several nights’ sleep and lost good will on the part of customers who couldn’t get the sizes they required. Nor do we insist that it is your fault, the trucking service you use may be at fault; in which case you can demand satisfaction from them. Up to now we have had the right goods at the right time on every order we placed with you; so we are giving you all the benefit of the doubt.

However, we expect you to make good the tangible losses we suffered. We can replace a good deal of the stock we had to put on sale, from the order as finally received. But other replacements will represent a considerable loss. Our book-keeping calculations show that an 18% discount from your bill will cover our actual loss, and we propose this as the adjustment. We feel sure you will agree this is a fair settlement, and shall appreciate your sending us a credit for $ 10,000.

Looking forward to your reply, we remain,

Sincerely yours,

George Wollen

Manager

LETTER 5 (Complaint about misunderstanding on credit terms)

February 7, 20...

Ms M Russel

Ashworth Bookshops Ltd

234 Hogden Rd

Bristol BS& 9XS

Dear Sirs

I am sure that when your representative reported back on his call on me he informed you that I was to get ninety days’ term on the orders I placed with your organization. Your credit investigation, which you informed me was entirely satisfactory, was undertaken after I made it clear that I wish to do business on those terms. My first order, numbered 1341 and dated October 2, specified ninety day terms.

Therefore I cannot understand your letter of December 12, which I take to be the first of your series in cases of deferred payment on orders taken on thirty days’ credit terms.

Please straighten this out at once with your credit department. We take pride in our credit standing and it is a distinct annoyance to get dunning letters two months before bills are due, according to the terms of our agreement.

Sincerely yours

Nigel Black

Manager

FOCUS 2. COMMENTARY AND VOCABULARY NOTES

LETTER1

letter of complaint	рекламация; претензия
contents	содержимое
bulk	основная часть, большая часть in bulk – без упаковки, насыпью, навалом, наливом; оптом, боль-шими партиями bulk cargo – насыпной или наливной груз; навалочный груз; массовый груз; сыпучий груз
disposal	распоряжение; право распоряжаться at sb’s disposal – в чьем-либо распоряжении to place at smb's disposal – предоставить в чье-л. распоряжение
LETTER 2
to conform to sth	соответствовать SYN: to correspond to/with sth; to comply with sth
finish	отделка SYN: polish
to do business in sth	торговать чем-либо SYN: to trade in sth; to deal in sth
to release sth for shipment	разрешать отгрузку чего-либо SYN: to pass sth for shipment Release (Note) for Shipment - разрешение на отгрузку (документ)
to eliminate defects	устранять дефекты SYN: to remedy defects
to charge to sb’s account	поставить в счет; дебетовать; начислять на чей-либо счет SYN: to debit to sb’s account ANT: to credit to sb’s account
LETTER 3
in full swing	в разгаре, полным ходом
en route	в пути, по дороге SYN: in transit
to expedite	ускорить SYN: to speed up, to accelerate
in rush	срочно SYN: urgently; promptly; immediately; without delay
to hold up	задерживать, останавливать SYN: to delay; to detain
LETTER 4
ample	богатый, изобильный, обильный SYN: abundant, plentiful
intangible losses	нематериальные убытки
to be at fault	быть виноватым в чем-либо
to give sb the benefit of the doubt	оправдать кого-либо за недостаточ-ностью улик
to make good	компенсировать, возмещать
tangible losses	материальные убытки
book-keeping calculations	расчеты бухгалтерии
adjustment	урегулирование, расчет
fair settlement	достаточная компенсация
credit advice	кредитовое авизо VARIANT: credit note
LETTER 5
credit investigation	проверка кредитной истории
deferred payment	задержка платежа
to straighten out	исправлять, приводить в порядок
credit standing	ситуация с погашением кредитов
dunning letter	письмо с требованием уплаты долга
to be due	наступать (о сроке оплаты счета)

FOCUS 3. WRITTEN PATTERNS

1.	We await your instructions regarding …	Мы ожидаем Ваших инструкций по ...
2.	Every day’s delay means loss and inconvenience for us.	Каждый день приносит нам убытки и неудобство.
3.	Please straighten this out at once with your credit department.	Пожалуйста, незамедлительно решите этот вопрос с Вашим кредитным отделом.
4.	You can imagine our distress and the inconvenience and confusion caused by the delay.	Вы можете представить наше разочарование, а также неудобство и замешательство, вызванные этой задержкой.

FOCUS 4. EXERCISES

Ex.1. Find the English equivalents in the claims.

Содержимое ящиков; устранить дефекты; вполне достаточная компенсация; кредитовое авизо на 500 долларов; основная часть партии товара; материальные убытки; задержка платежа; урегулировать что-либо; ускорить поставку; отделка; в пути; задержать заказ; письмо с требованием уплаты долга.

Ex.2. Fill in the blanks with one of the following words. Mind your grammar.

ample; to eliminate; a fair settlement; dunning; unsaleable; contents (2); finish; tangible losses; bulk;

to expedite; credit; disposal

1. In acknowledging this order you assured us of delivery in _____ time to conduct the sale.

2. In our opinion this is a fair settlement, and we will appreciate your sending us a _____ for $ 500.

3. We expect you to compensate us for the _____ we have suffered.

4. We would ask you _____ delivery to our premises.

5. If the defects are few, we will _____ them ourselves charging the expenses involved to your account.

6. Our book-keeping calculations show that an 18 % discount from your bill will be a _____ _____.

7. The other goods are really _____, and we await your instructions regarding their _____.

8. We have examined the _____ of the cases against your enclosed lists and invoices.

9. We have examined the _____ of the cases and found that they are inferior to the sample on the basis of which the contract was concluded.

10. We are not satisfied with the _____ of the machine-tools which is not what we expected.

11. We hate getting _____ letters three months before bills are due.

12. The order was received yesterday, and we are satisfied with the _____ of the goods.

Ex. 3. Complete the sentences.

1. We are perfectly satisfied with (большая часть) of the goods, but we find some items unsatisfactory.

2. We have found a number of defects in workmanship, design and (отделка).

3. We have examined (содержимое) of the cases against your enclosed lists and invoices.

4. We must say that the delivery of so inferior a machine-tool (стал для нас) great surprise.

5. When you confirmed the order, you assured us of delivery (в течение достаточного времени) to conduct sales.

6. Our calculations show that an 8% discount from your bill will be (вполне достаточная компенсация).

7. We do not expect you to meet (нематериальные убытки).

8. The efficiency is much lower than that stipulated in the contract and there are a number of defects (в качестве изготовления и контрукции).

9. The defects are so serious that we cannot (устранить) them ourselves.

10. We will appreciate it if you will (ускорите) delivery to our premises.

11. Please (решите данный вопрос) with your credit department.

12. We have to ask you to replace the machine-tool by a new one fully (соответствующей спецификаци) of the contract.

13. We therefore agreed (разрешить отгрузку станка) without inspection at your works.

14. (Основная часть) of the consignment (не подлежит продаже), and we await your instructions regarding their disposal.

Ex.4. Fill in the blanks with articles where necessary.

1. _____ machine delivered _____ fortnight ago under _____ Order no. 5 doesn’t conform to _____ specification in many respects.

2. If _____ trucking service is at _____ fault, in this case you can demand _____ satisfaction from them.

3. We expect you to ship _____ goods in _____ rush, as we need them urgently.

4. _____ book-keeping calculations show that _____ 18% discount will cover _____ actual loss.

5. As far as I can understand it is _____ first of _____ series of _____ letters in case of _____ deferred payment on orders taken on _____ thirty days’ credit terms.

6. We think it is quite _____ fair settlement and we’ll appreciate your sending us _____ credit for $8,000.

7. So far we have had _____ right goods at _____ right time on every order we placed with you; so we are giving you _____ benefit of _____doubt.

8. We are perfectly satisfied with _____ bulk of _____ consignment, but we find _____ under-mentioned items unsatisfactory.

9. _____ delivery of so inferior _____ machine has caused us _____ great surprise.

10. There are _____ number of defects in _____ workmanship and design.

Ex.5. Fill in the blanks with prepositions/ particles where necessary.

1. _____ the order confirmation you assured us _____ delivery _____ ample time to conduct the sale, which we scheduled _____ June 23.

2. If this shipment is _____ route, please inform us and we’ll see what can be done to expedite delivery _____ our premises.

3. The trucking service you use may be _____ fault.

4. The goods were ordered _____ the pre-holiday sales period now _____ full swing; we expect you to ship the order _____ rush.

5. Up to now we have had the right goods _____ the right time _____ every order we placed _____ you; so we are giving you all the benefit _____the doubt.

6. We undertook credit investigations _____ you made it clear that you wished to do business _____ those terms.

7. Please, straighten this _____ _____ once _____ your credit department.

8. We take pride _____ our credit standing and it is very embarrassing to get dunning letters 2 months _____ bills are due.

9. We’ll appreciate your sending us a credit _____ $8,000.

10. We are satisfied _____ the bulk _____ the consignment.

11. The machine-tools delivered _____ Order no. 10 doesn’t conform _____ the specification _____ many respects.

12. We have been doing business _____ you _____ machines and other products _____ many years and have never had any trouble.

13. Since the defects are not serious, we’ll eliminate them ourselves charging the expenses _____ your account.

14. We agreed to release the machine _____ shipment _____ inspection _____ your works.

15. _____ this case we have to ask you to replace the machine _____ a new one fully conforming _____ the specification _____ the contract.

16. _____ _____ defects _____ workmanship and design, the finish must be a lot better.

17. We could sell the goods _____ 15 % _____ the list price.

18. We have examined the contents _____ your enclosed lists and invoices, and we suppose that the goods are not _____ _____ the sample which led to our placing the order _____ you.

19. If you don’t get _____ touch _____ us _____ the end _____ the week, please cancel the entire order.

20. The order has been held _____ because we are unable to ship some items.

21. We had to throw our entire regular stock _____ the goods _____ the sales counters regardless _____ costs.

Ex.6. Translate into English.

А

1. Наши эксперты считают, что основная часть товара не соответствует спецификации во многих отношениях.

2. Мы получили Ваше письмо, в котором Вы пишете о задержке платежа.

3. Когда товар продается в кредит, продавец проводит проверку кредитной истории покупателя.

4. Пожалуйста, решите данную проблему с Вашим кредитным отделом.

5. Если эта партия товара находится в пути, сообщите нам для того, чтобы мы смогли ускорить доставку товара на наш склад.

6. Мы надеемся, что Вы компенсируете нам материальные убытки.

7. Мы считаем, что 15% скидка - вполне достаточная компенсация, и мы были бы признательны, если бы Вы направили нам кредитовое авизо.

8. Если отправка заказа была задержана из-за того, что в наличии нет некоторых позиций, пожалуйста, сообщите нам об этом.

9. Мы устранили все дефекты сами, поскольку они незначительны.

10. Мы получили Ваше письмо, в котором Вы требуете уплаты долга, однако, прошло только 2 месяца, а мы приобрели товар в кредит со сроком погашения через 3 месяца.

11. Мы не рассчитываем на возмещение нематериальных убытков, которые, по нашему мнению, значительны.

12. Может быть, служба доставки виновата в том, что товар не был поставлен во время.

13. В настоящее время рождественская распродажа идет полным ходом, а мы так и не получили заказанный товар.

14. Если заказ еще не был отправлен, пожалуйста, отгрузите его немедленно.

15. В подтверждении заказа Вы заверили нас, что поставка будет осуществлена заблаговременно до начала распродажи.

16. Мы получили письмо с требованием погашения кредита за три месяца до наступления срока оплаты счета.

17. По расчетам нашей бухгалтерии, скидка в 10 % покроет наши фактические убытки.

18. Нам пришлось платить сверхурочные собственным работникам, а также нанимать дополнительную рабочую силу.

19. Мы намерены отменить поставку некоторых позиций, которые мы могли бы приобрести у местных оптовых продавцов.

20. До сих пор Вы всегда поставляли товар во время, поэтому на этот раз мы не намерены предъявлять Вам претензию за задержку в поставке товара.

B

Письмо 1

Уважаемые господа!

Мы получили Ваш заказ за номером 335, датированный 24 сентября, и мы вынуждены Вам сообщить, что товар не соответствует спецификации во многих отношениях. Наши эксперты обнаружили дефекты в качестве изготовления, конструкции и отделке. Тем не менее, мы готовы их устранить сами. По расчетам нашей бухгалтерии, скидка в 10% покрыла бы наши расходы.

Просим Вас ответить нам незамедлительно.

Менеджер К.Смит

1 октября 20... г.

Письмо 2

Уважаемые господа!

Мы разместили у Вас заказ на семена цветов заблаговременно до начала летнего сезона. Однако, прошло уже 3 недели, а мы так и не получили заказанные семена. Просим Вас ускорить поставку заказанного товара, или же в противном случае мы отменим заказ и приобретем товар в другой компании.

Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.

С уважением Дж.Квин

10 февраля 20... г.

Ex.7. Act as an interpreter.

DIALOGUE 1

A. У нас возникли непредвиденные осложнения. Скорее всего, мы не сможем выдержать срок поставки, оговоренный в контракте, как бы нам ни хотелось этого.

В. What has happened? We are reluctant to use the penalty clause since we have been doing business with your company for many years and we wouldn’t like to ruin our good relationship.

А. Наши поставщики по недосмотру не доставили нам комплектующие (parts), хотя мы направляли им срочный заказ. Теперь мы не успеем произвести сборку оборудования к сроку.

В. I see. But I am sure that there must be some way out. Perhaps it will be less costly to pay double time for overwork than to pay the penalty.

А. Мне понятна ваша идея. Я попрошу наших экспертов сделать все необходимые расчеты и сообщу вам наши выводы через несколько дней. Думаю, что нам удастся избежать уплаты неустойки.

B. I hope that you will be able to cope with all the difficulties and deliver the goods on time.

DIALOGUE 2

А. Мы вынуждены заявить вам, что товар не соответствует образцу, на основании которого был заключен контракт. Качество пшеницы очень низкое, и она не может быть использована в намеченных целях.

В. We are surprised to hear that as our wheat Grade A has always been of high quality and we have never received any complaints concerning its quality.

A. Вы упомянули Сорт А, а мы же получили Сорт Б, качество которого намного ниже. Похоже, что произошло недоразумение и по вашей вине. Что же вы намерены предпринять?

В. We will replace the faulty wheat by Grade A at our expense within the shortest possible period of time. I ask you to accept my apologies for the inconvenience you have been caused.

А. Хорошо. Но сделайте все возможное, чтобы отгрузить товар как можно скорее, так как эта пшеница нужна нам для новой смеси (mixture) муки, которую мы намерены выпустить на новые рынки, осваемые нами в данный момент.

В. By all means. We will do our best to deliver the first cargo already in a week. I do not see any problems. We have enough shipping space available just now and wheat Grade A is kept in stock at the moment.

A. Я ценю ваше стремление пойти нам навстречу.

FOCUS 5. WORKSHOP

Make up letters according to the situations.

Assignment 1

Вы получили письмо, в котором продавец требует немедленной оплаты счета. Напишите ответ, объяснив продавцу, что товар был приобретен Вами на условиях трехмесячного кредита, и что до наступления срока оплаты счета еще 1 месяц.

Assignment 2

Составьте письмо, в котором Вы выясняете ситуацию с отправкой срочного заказа. Вы согласны даже на отмену некоторых позиций в целях ускорения его отгрузки.

FOCUS 6. ROLEPLAYS

Roleplay 1

Card 1. Вы заказали коллекцию летней одежды заблаговременно до начала летнего сезона. Однако товар не поступил. Вы звоните продавцу и выясняете причины задержки в поставке заказа.

Card 2. Вы готовы поставить заказ в целом, однако, некоторые позиции в настоящее время отсутствуют. Вас интересует, можете ли поставить только имеющиеся в наличии позиции, или же Вам следует искать отсутствующий товар.

Roleplay 2

Card 1. Вы считаете, что товар, полученный по заказу № 5, не соответствует спецификации. Обнаружены дефекты в конструкции и качестве изготовления. Вы намерены сами устранить дефекты и считаете, что скидка в 15% - вполне достаточная компенсация ваших расходов.

Card 2. Вы готовы предоставить скидку, однако, по расчетам Вашей бухгалтерии, скидка должна быть не больше 13%.

SECTION 11 VOCABULARY CHECKUP

Give the English equivalents for the following words and phrases.

Без ущерба для чьих-либо прав; задержка платежа; рекламационное письмо; осмотр товаров на заводе; отделка товаров; проверка кредитной истории; предъявить претензию кому-либо; достаточная компенсация; быть виноватым; хищение; начислять на чей-либо счет; разрешать отгрузку товаров; предоставлять в распоряжение; устранять брак; расхождение в цифрах; направлять претензию в арбитраж.