Section I. Business letter layout

заголовок бланка (letter head)	SMITH & CO., LTD 15 High St., Newcastle tel 366 509 ____________________________________________________________________
ссылки (references)	Our ref _____ Your ref _____
дата (date)	May 6, 20..
адрес получателя (inside address)	Messrs Strong & Sons Victoria St London Great Britain
обращение (opening salutation)	Dear Sirs
тема письма (letter subject)	Letter dated April 30^th
текст письма (letter body)	We thank you for your letter dated April 30th. We are sending you our new catalogue of Machines. You will also find our leaflets and price-lists enclosed.
заключительная форма вежливости (closing salutation)	Yours faithfully
подпись (signature)	D.Right Sales Manager
приложения (enclosures)	Encl.

Exhibit 1. Business Letter Layout

Письма по-прежнему играют существенную роль в бизнесе. Это и оферты, и сопроводительные письма, уведомления и подтверждения, поздравления и соболезнования и пр. Письма могут пересылаться традиционно по почте или с использованием новых телекоммуникационных средств (факсы, e-mail).

Деловые и коммерческие письма могут иметь разную форму, стиль и содержание, но в любом из них можно выделить общие структурные звенья.

• Заголовок бланка (letterhead). Письма чаще всего пишутся на бланках (blank form). Отличительная черта любого бланка - его заголовок, который содержит информацию о фирме или организации: наименование, адрес, номера телефона и факса. Содержание определяется, во-первых, действующим законодательством и, во-вторых, национальной практикой.

• Ссылки (references). Под заголовком бланка в отдельных случаях располагаются канцелярские реквизиты, указывающие входящий и исходящий номера:

Our ref. 35/JS/AB	Наш исходящий номер 35. Буквы после номера означают инициалы автора письма и секретаря, печатавшего письмо.
Your ref. 96/ BW	Ваш входящий номер 96. Берется из письма, ответом на которое является данное письмо. Значение инициалов смотри выше.

• Дата (date). Возможны различные варианты написания даты:

20th April, 200...

April 20, 200...

April 20th, 200...

Не рекомендуется использовать форму, принятую в России, где месяц обозначается цифрой, поскольку 02.10.2000 в США будет означать 10 февраля 2000 года, и это может привести к недоразумению.

• Адрес получателя (inside address). Следует обратить внимание на порядок написания адреса. Вначале следует имя адресата, затем номер дома, названия улицы, города, штата. графства (в Великобритании, если город небольшой, а в США при названии любого города). Затем пишется номер почтового индекса (post code в Великобритании и zip code в США). На последней строке - название страны, если письмо адресовано за границу.

Однако не стоит следовать вышеприведенному порядку при написании адреса на другом (не английском) языке, меняя порядок реквизитов в присланном вам адресе. Результатом может стать то, что письмо никогда не достигнет адресата. Поэтому, если вы пишите российский адрес латинскими буквами, то вы должны соблюдать правила написания адреса в русском языке, можно только вынести название страны на последнюю строку, написав его по-английски. Тем более, что английские или американские почтальоны будут обращать внимание только на эту строчку.

• Обращение (opening salutation). Если имя адресата вам неизвестно, то следует использовать нейтральную форму - Dear Sir(s)/ Dear Madam. Она по стилю аналогична русской фразе Уважаемые господа!

Обратите внимание: в английском языке после обращения никогда не ставится восклицательный знак (exclamation mark), а только запятая (comma) или же пунктуационный знак отсутствует.

Если вы знаете адресата, то можно начать письмо так:

Dear Mr Smith(,)

Dear Mrs/ Miss/ Ms Smith(,)

Dear John(,)

В американском варианте иногда письма начинаются с обращения Gentlemen(:), после которого ставится двоеточие (colon) или знак препинания отсутствует.

• Тема письма (letter subject). Если вы хотите, чтобы ваше письмо быстрее нашло адресата, особенно если направляете его в крупную компанию, ведущую обширную переписку, то полезно, чтобы письмо имело заглавие с изложением темы. Как правило, такой подзаголовок пишется в центре или слева и подчеркивается, например: