Focus 2 commentary and notes

1) LETTER 3. '...We are sending you our catalogue...' -

'...Мы посылаем Вам наш каталог...'

VARIANT: 'We send you our catalogue'.

NOTE: В корреспонденции в аналогичных предложениях возможно использование PRESENT INDEFINITE (Present Simple) или, как Вы видите в приведенном примере, PRESENT CONTINUOUS. Следует отметить стилистическую разницу. Так, более вежливый оттенок носят предложения, где использовано PRESENT CONTINUOUS.

2) LETTER 5. "подтверждать" - "to acknowledge" и "to confirm"

NOTE: В деловой корреспонденции часто встречаются два английских глагола, которые переводятся на русский язык как "подтверждать".

Но глаголы не являются синонимами. Так, "to confirm" используется, когда надо подтвердить или содержание чего-либо, или факт согласия с чем-либо (to confirm one's letter, an order, prices, etc.). А глагол "to acknowledge" используется только в выражении "подтвердить получение".

СOMPARE: 1) Please, acknowledge receipt.

2) We confirm our pices.

3) LETTER 6. 'We suggest that you should send your price- list...'

- 'Мы предлагаем, чтобы Вы отправили Ваш прейскурант...'

VARIANT: 'We suggest your sending ...' или 'We suggest that you (should) send...'

NOTE: после глагола 'to suggest' нельзя использовать неопределенную форму глагола (инфинитив)!

LETTER 1

letter dated May 7	письмо от 7 мая VARIANT: a letter of May 7 a letter of today’s date – письмо от сегодняшнего числа
for sb's information	для чьего-либо сведения Выражение часто используемое в официальных деловых письмах
to attach sth to a letter	прилагать что-либо к письму SYN: to enclose with a letter
relating to sth	относящийся к чему-либо SYN: covering sth

LETTER 3

to send sth by air-mail	отправлять что-либо авиапочтой
in reply to sth	в ответ на что-либо SYN: in answer to sth NOTE: in response to sth имеет другое значение: "в ответ (т.е. как реакция) на что-либо” in response to the increased demand – в ответ на возросший срос
Catalogue of Machines	каталог станков В корреспонденции на английском языке часто названия документов, участников бизнеса, а также товаров пишутся с большой буквы, например: your Catalogue of Machines; our Clients; in Contract No. 3
to cable sb	отправить кому-либо телеграмму VARIANT: to send sb a cable
to hear from sb	получать известия от кого-либо Обратите внимание на то, Что данное выражение, скорее всего, будет означать «получать письма от кого-либо»

LETTER 4

M.V., m.v., motor vessel	теплоход, т/х Сокращение используется перед названием судов, например: the M.V. Clyde NOTE:определенный артикль используется перед данным выражением, если только этой фразе не предшествуют предлоги by и ex to ship by M.V. Clyde – отгрузить т/х «Клайд»
to sail from a port	отплывать из порта (о судне)
port of destination	порт назначения port of loading – порт погрузки port of unloading/ discharge – порт разгрузки cargo port – грузовой порт
to state sth	утверждать что-либо; оговаривать что-либо
shipping documents	отгрузочные документы Включают счет-фактуру, временное свидетельство о страховании (ковернот), страховой полис или страховой сертификат, коносамент или транспортную накладную
under separate cover	отдельным письмом, отдельным почтовым отправлением, отдельным пакетом

LETTER 5

to acknowledge receipt of sth (a letter, a cable)	подтверждать получение чего- либо
fax of today's date	факс от сегодняшнего числа letter of yesterday's date – письмо от вчерашнего числа

LETTER 6

to forward sth to sb for (sb's) consideration	направить что-либо кому-либо на (чье-либо) рассмотрение
price-list	прейскурант price-list for the goods – прейскурант на товары
leaflet	проспект SYN: prospectus Часто ошибочно в этом же значении используют слово "prospects", хотя оно имеет абсолютно другое значение - "перспектива, виды на будущее"
publications	рекламные или печатные материалы SYN: printed matter
to the address of sb	по чьему-либо адресу

LETTER 7

with reference to sth	ссылаясь на что-либо SYN : referring to sth
due to a misunderstanding	ввиду недоразумения
on sb's part	с чьей-либо стороны
to revise sth	пересмотреть что-либо to revise one's prices, arrangements, considerations, etc – пересматривать цены, договоренности, мнение и пр.
arrangement	cоглашение, договоренность; приготовление, мероприятие to make arrangements – делать приготовления
properly	должным образом, соответственно, так, как надо SYN: accordingly, duly NOTE: duly имеет оттенок "своевременно"
to regret sth	сожалеть о чем-либо
to cause inconvenience	причинять беспокойство

LETTER 8

to be obliged to sb for sth	быть признательным кому-либо за что-либо; быть обязанным кому- либо за что-либо SYN: to be indebted to sb for sth
to contact sb	связаться с кем-либо SYN: to get in touch with sb to communicate with sb
manufacturing plant	завод-изготовитель SYN: producing plant
to raise a question	поднять вопрос
preliminary talks	предварительные переговоры
(up)on receipt of sth	по получении чего-либо
executive director	исполнительный директор
at the latest	cамое позднее Используется после даты, например: by the 3rd May at the latest SYN: not later than the 3rd May ANT: by the 3^rd May at the earliest
reservation	заранее заказанное место ( на транспорте, в гостинице и пр) to make reservations – бронировать (место в гостинице или стол в ресторане и пр.)

LETTER 9

to ship the goods

отгружать товары; отправлять морем, автомобильным и железнодорожным транспортом, самолетом)

FOCUS 3 WRITTEN PATTERNS

1.	For your information...	Для Вашего сведения...
2.	In reply/ answer to your letter...	В ответ на Ваше письмо...
3.	We hope to hear from you soon.	Надеемся в скором времени получить от Вас известия.
4.	We enclose herewith copies…	Прилагаем к данному письму экземпляры ...
5.	We send these papers under separate cover.	Посылаем эти документы отдельным почтовым отправлением.
6.	We acknowledge receipt of your letter.	Подтверждаем получение Вашего письма.
7.	With reference to your letter ...	Ссылаясь на Ваше письмо...

FOCUS 4 EXERCISES

Ex.1. Find in the letters the English equivalents corresponding to the following Russian phrases.

письмо от 4 марта; для Вашего сведения; в ответ на Ваше письмо; связаться с заводом-изготовителем; поднять вопрос; с нашей стороны; предварительные переговоры; ссылаясь на телеграмму; причинять беспокойство; направить документы на рассмотрение; направить в наш адрес; телеграмма от сегодняшнего числа; отплытие судна; приложенный к данному письму; относящийся к чему-либо; прибыть в порт назначения; отдельным почтовым отправлением; каталог станков

Ex 2. Fill in the blanks with one of the following words. Mind your grammar

to forward; information (2); to attach; to advise; to hear;

to enclose; reference; to cause; to date; to contact;

sb’s consideration; to state; to sail; destination;

to be convenient; to acknowledge; to contact; to be away

1. We ______ our publications relating to Machine, Model 56.

2. For your ______ we are sending our newest catalogue.

3. We ______ the manufacturing plant on the questions raised by you during the preliminary talks and will write to you immediately upon receipt of their reply.

4. Please, fax us if the time after December 11 ______ for you so that we could make all necessary reservations.

5. If you require any further ______, do not hesitate to ______ us.

6. The M.V. Queen Mary ______ from Hull yesterday.

7. We ______ with our letter the shipping documents.

8. The vessel is to arrive at the port of ______ as ______ in Contract № 3.

9. We ______ receipt of your telegram of today's date.

10. We have received your letter ______ February 7.

11. We have ______ your letter to Smith & Co., Ltd. for ______.

12. We will ______ you of their decision as soon as we ______ from them.

13. With ______ to your letter we send these papers to you.

14. Our executive director Mr Brown ______ in the USA and is to be back by December 10 at the latest.

15. Sorry for the inconvenience ______ to you.

Ex.3. Complete the sentences:

1. (Для Вашего сведения) we attach our (печатные материалы) relating to Machines, Model A.

2. (В ответ на) your letter of the 5th September, 20… we are sending you our latest (проспекты).

3. We have to contact (завод-изготовитель).

4. We enclose herewith copies of (отгрузочных документов) which we sent to you under separate cover.

5. We suggest that you should send your (прейскуранты) and catalogues (по адресу) Smith & Co.

6. You will find all leaflets (приложенные) herewith.

7. As soon as we (получим от них известия) we will inform you of their decision.

8. (Cсылаясь на) our catalogue No. 38F relating to the latest models of machines we would like to draw your attention to Item 9b.

9. We (пересмотрели) all the arrangements with our clients relating to the (отгрузочные документы).

10. We acknowledge with thanks receipt of (Вашей телеграммы от сегодняшнего числа) informing us of the sailing of the M.V. Queen Mary.

11. We (признательны) to you for sending us your publications (отдельным почтовым отправлением).

12. (По получении) the shipping documents, please, advise our clients.

13. We have received your letter dated February 20th and (направили) it to our Clients (на рассмотрение).

14. In reply to your fax of the 28th April we are glad to inform you that the m.v. Victoria (отплыл из Глазго) yesterday.

15. All these questions were raised by Smith & Co. during (предварительные переговоры).

Ex.4. Fill in the blanks with articles where necessary:

1. We are sending this catalogue for ______ information.

2. We sincerely regret ______ inconvenience caused to you and thank you for bringing ______ matter to our attention.

3. I hope ______ new price-list will be of ______ interest to you.

4. _____ goods will arrive at ______ port of ______ destination on ______ 16th May, 20… as stated in ______ Contract No.386.

5. Thank you for ______ information sent by ______ air-mail.

6. In ______ reply to your letter we send you ______ new catalogue of our partners.

7. _____ vessel is to arrive at _____ port of _____ destination.

8. We enclose herewith _____ copy of _____ Bill of _____ Lading (коносамент), the shipping documents are sent under _____ separate cover.

9. We acknowledge _____ receipt of your cable informing us of _____ sailing of _____ M.V. Queen Mary.

10. We are contacting _____ manufacturing plant on _____ questions raised by you during _____ preliminary talks and will write to you immediately upon _____ receipt of their reply.

11. We are glad to inform you that _____ goods were shipped yesterday by _____ M.V. Angela.

12. We have forwarded your letter to _____ address of our clients for _____ consideration.

13. With _____ reference to your letter we have to state that it was _____ misunderstanding.

14. All _____ shipping documents will be faxed to _____ address of our Clients tomorrow morning.

15. We have revised _____ arrangements with our clients concerning Contract No. 1.

Ex.5. Fill in the blanks with prepositions where necessary :

1. We thank you _____ your letter dated _____ April 8.

2. We attach our catalogue _____ machines as well as publications relating _____ Model A. We hope they will be _____ interest _____ you.

3. We have received your letter sent _____ air-mail _____ reply _____ our fax _____ October 2.

4. _____ your information we enclose price-lists relating _____ our new machines.

5. The M.V. Victoria sailed _____ Hull yesterday.

6. _____ reply _____ your fax we inform you that the vessel arrived _____ the port _____ destination _____ the stated time.

7. We are sending you the shipping documents _____ separate cover.

8. We would like to acknowledge _____ thanks _____ receipt _____ your fax _____ today's date.

9. We have received your letter _____ May 25 informing _____ us _____ the sailing ______ the m.v. Queen Mary.

10. We ask you to advise us _____ the sailing _____ the vessel _____ the port.

11. They have forwarded your letter _____ our Сlient _____ consideration.

12. You are to send the shipping documents _____ the address _____ our clients.

13. We hope to hear _____ you soon.

14. _____ reference _____ your fax _____ today's date we have to state that _____ _____ a misunderstanding our clients failed to send their newest catalogues ______ machines.

15. _____ our part we suggest _____ your sending us _____ this catalogue.

16. We regret any inconvenience caused _____ you.

17. We thank you_____ bringing _____ this question _____ our attention.

18. We are obliged _____ you _____ your catalogue.

19. We are to contact _____ the manufacturing plant _____ the question raised _____ you.

20. We will contact _____ them _____ receipt _____ their reply.

21. If the time is convenient _____ you we will make all reservations.

22. I will see him _____ May 27 _____ the earliest.

Ex.6. Translate into English:

A

1. Благодарим Вас за факс от сегодняшнего числа.

2. К сожалению мы не смогли сообщить Вам от отплытии т/х "Клайд" по недоразумению.

3. Мы регулярно получаем от них известия.

4. Исполнительный директор "Смит энд Ко." связался с нами, чтобы обсудить все приготовления к переговорам.

5. Ссылаясь на Ваш каталог, мы направили ответ нашим клиентам.

6. Каталог станков, высланный с письмом от 25 января, представляет для нас большой интерес.

7. Подтверждаем получение Вашего письма от 3 сентября.

8. Судно отплыло из порта 8 июля и прибыло в порт назначения 21 июля.

9. Мы были бы признательны Вам за Ваш новый каталог.

10. Высылаем наши проспекты, относящиеся к Модели А, отдельным почтовым отправлением.

11. Вы должны немедленно связаться с заводом-изготовителем.

12. Все печатные материалы прилагаются.

13. По прибытии в порт назначения направьте в наш адрес все отгрузочные документы.

14. Уведомите "Смит энд Ко." о начале предварительных переговоров с "Браун энд Ко."

15. Примите извинения за причиненное Вам беспокойство.

16. С нашей стороны мы направили им телеграмму.

17. Ввиду недоразумения мы не смогли сообщить им об этом.

18. Мы сделаем все возможное, чтобы действовать должным образом.

19. Мы искренне сожалеем, что Вам было причинено беспокойство.

20. Спасибо за то, что привлекли наше внимание к этому вопросу.

B

Письмо 1

Уважаемый г-н Смит!

Мы получили Ваше письмо от 14 ноября, к которому были приложены Ваши рекламные материалы, новые прейскуранты, каталог станков, а также проспекты, относящиеся к Модели А4.

Мы направили Ваши документы на рассмотрение нашим партнерам. Как только мы получим ответ, мы сообщим Вам об их решении. Ждем Вашего ответа. Пожалуйста, подтвердите получение.

С уважением Г.Браун

19.IX.20... г.

Письмо 2

Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего факса от сегодняшнего числа. Мы признательны Вам за Ваши рекламные материалы, приложенные к письму от 23 августа. Интерес для нас представляет последний каталог станков Ваших клиентов.

Мы просим Вас направить наш заказ (enquiry), отправленный отдельным почтовым отправлением на завод-изготовитель на рассмотрение.

Выясните, пожалуйста, возможны ли предварительные переговоры с представителями "Смит энд Ко." Сообщите нам, как только получите от них известия.

С уважением Дж.Смит

30.VIII.200... г.

Ex.7. Act as an interpreter:

A Мы получили факс от наших партнеров. Они уточняют время отплытия судна.

B You should send them a letter stating the date when the m.v. Victoria sailed from the port of loading.

A Хорошо, судно отплыло 28 апреля. По нашим расчетам оно прибудет в порт назначения 16 мая, то есть через две недели.

B And what about the contract? What date is stated in it?

A Товары отгружены точно в срок по контракту.

B I think you should also indicate in the letter that the shipping documents will be sent within two days under separate cover.

FOCUS 5 WORKSHOP

Make up letters according to the situations:

Assignment 1

15 сентября Вы получили письмо из Лондона с интересующей Вас информацией в связи с заказом № 4. Подтвердите получение. Поблагодарите за письмо. Сообщите, что Вы посетите Лондон в ближайшее время, где и сможете выяснить все подробности.

Assignment 2

Вы получили по факсу информацию о станках (machines), которые представляют для Вашей компании несомненный интерес. Попросите выслать Вам каталоги, прейскуранты и другие печатные материалы.

Assignment 3

Один из отделов Вашей компании не направил своим клиентам своевременно документы, касающиеся заказа №5. Вы должны принести свои извинения ( to offer one’s apologies), объяснив, что причиной стало недоразумение. Напишите, что Вы сделаете все возможное, чтобы впредь избежать таких ситуаций. Сообщите, что вместе с данным письмом Вы отсылаете вышеупомянутые документы.

FOCUS 6 ROLEPLAYS