Положение о договорной работе

Положение о договорной работе

12 ключевых разделов

Подготовлено в

1. Общие положения

Здесь описывают:

•для чего разрабатывают документ;

•на какие договоры распространяется действие Положения;

•кто должен соблюдать правила из этого документа.

2. Основные понятия

Этот раздел включают, если Положение объемное и в нем часто повторяются одни и те же термины.

Тут описывают все понятия. Например, что такое:

•договорная работа;

•контрагент;

•сделка;

•проект договора;

•ответственный исполнитель.

3. Основания для заключения договора

Такими основаниями могут быть, например, решение генерального директора или итоги участия в госзакупке.

4. Подготовка проекта договора

Тут прописывают, кто и как составляет проект договора, согласует его, а также указывают разделы, которые должен включать документ.

Составлять проект может отдел, который инициировал его заключение.

Основными разделами проекта могут быть предмет, права и обязанности, цена, порядок оплаты, ответственность и другие.

5. Согласование проекта договора

Сюда включают способы согласования проекта.

Например, документ следует согласовать одновременно в электронном и бумажном видах.

6. Комплект документов к проекту договора

Сопроводительные документы помогут исключить риски до подписи на договоре.

Документы могут быть разными: копии устава контрагента, его финансовая отчетность, лицензии и т. д.

Чем шире комплект, тем проще проверить полномочия контрагента, его статус, проанализировать основания для заключения сделки.

7. Процесс согласования

Здесь подробно расписывают, каким образом и кто проставляет визы на документе.

Иногда в раздел включают таблицу, где указывают:

•вид договора;

•в каком порядке договор попадает в структурные подразделения;

•в какой срок отделы должны рассмотреть проект;

•кто в отделах должен проставить визу.

8. Подписание договора

Когда все этапы согласования пройдены, осталось собрать комплект документов для подписи гендиректора.

В разделе указывают, какое структурное подразделение собирает комплект и направляет руководителю компании для подписи.

9. Регистрация и хранение договоров

Этот раздел для делопроизводителей. Здесь расписывают:

•как договору присваивают индивидуальный номер;

•когда передают контрагенту второй экземпляр;

•где и как хранят экземпляр договора, который остается для компании.