Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия

Всякое решение принимается не один раз

Законы Мерфи

5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения.

Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов директором предприятия.

Приказ— правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполне­ния производственных задач.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельностиявляется нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Приказами по личному составуоформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.

Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следу­ющие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заго­ловок к тексту, текст, подпись.

Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года. Издание приказа включает несколько этапов: изучение вопроса и сбор необходи­мых сведений, подготовка и оформление проекта документа, согласование про­екта, подписание руководителем, ознакомление исполнителей с содержанием. Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть:

• нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства,

• налоговой инспекции и др.;

• решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний;

• производственная необходимость.

Инициатива издания приказа может исходить как «сверху» от руководителя, так и «снизу» от руководителей структурных подразделений. Если приказ издается по инициативе «снизу», то под реквизитом «подпись» указывается должность, фамилия и инициалы сотрудника, который внес проект приказа. Это повышает ответственность исполнителей.

Примеры вводной части приказа:

На основании постановления правительства № 76 от 20.04.2000 г. «О работе в праздничные дни»…

На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12.05.2000 г…

В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии...

В некоторых случаях вводная часть приказа может отсутствовать.

Основная часть приказа — распорядительная — начинается со слова «ПРИКА­ЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами.

Распорядительная часть состоит из нумерованных арабскими цифрами подпун­ктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте приказа ука­зывается лицо, которому поручен контроль исполнения приказа. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, по­ложения), то он должен сопровождаться приложением этих документов.

Необходимо следить за тем, чтобы приказы не противоречили законам и различ­ным нормативным документам государственной власти, а также ранее изданным приказам по предприятию. Если приказ отменяет ранее изданные документы, то в тексте обязательно надо перечислить эти документы.

После составления проекта приказа осуществляется его согласование с должно­стными лицами: бухгалтером, юристом, специалистами. Согласование оформ­ляется визами. Количество необходимых виз зависит от текста приказа и опре­деляется руководителем.

Приказ подписывает руководитель или его заместители, которым предоставле­но это право.

Структура приказа

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

(Дата) №____

Заголовок к тексту (не более двух строк)

ТЕКСТ: Констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой сроки):

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внес

должность И.О. Фамилия

Выписка из приказа— документ, содержащий копию той части текста приказа, ко­торая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа — «Выписка из приказа»), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверяет выписку секре­тарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов.

Указание— правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению рек­визитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Распоряжение— распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем коллегиального органа для едино-начального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руково­дителя, главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Решение— распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.