- •Содержание
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности 4
- •Глава 2 Формирование документооборота организации 20
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов 53
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности
- •1.1 Основные понятия и определения
- •1.2 Классификация документов
- •1.3 Законодательное и правое регулирование делопроизводства
- •1.4 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
- •1.5 Унификация и стандартизация документов: государственные стандарты (гост), классификаторы.
- •Глава 2 Формирование документооборота организации
- •2.1 Информационные связи предприятия
- •2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.
- •2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
- •2.2.2 Обработка входящих документов
- •2.2.3 Обработка исходящих документов
- •2.2.4 Обработка внутренних документов
- •2.3 Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив
- •2.3.1 Номенклатура и формирование дел организации
- •2.3.2 Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
- •2.4 Основные принципы автоматизации работы с документами
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов
- •3.1 Основные правила составления документов
- •3.2 Юридическая сила документа
- •3.3 Язык управленческих документов
- •Глава 4 Правила составления и оформления организационных документов
- •4.1 Устав. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •1 .Общие положения
- •4.3 Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия
- •5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения.
- •5.2 Информационно-справочные документы организации
- •5.3 Современное деловое письмо
- •Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии
- •6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета
- •6.2 Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии
- •6.3. Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
- •Глава 7 Документирование трудовых отношений
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Личное дело сотрудника
- •Директор
- •7.3 Трудовой договор
- •8 Трудовая книжка
- •8.1 Ведение трудовой книжки работника
- •8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»
- •8.3 Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата
- •8.4 Учет и хранение трудовых книжек
- •9 Документирование движения кадров
- •9.1 Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
- •9.2 Комплекс документов по оформлению отпусков
- •9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников
- •9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
- •9.5 Комплекс документов по оформлению аттестации работников
- •9.6 Комплекс документов по оформлению служебных командировок
- •9.7 Комплекс документов по оформлению увольнения
- •Деловая игра «формирование документооборота организации»
- •Список использованных источников
- •Приложения
- •1. Общие положения
- •2. Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
- •3. Органы управления и контроля, их компетенция
- •4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов
- •5. Гарантии работникам Предприятия
- •6. Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
- •Штатное расписание на «____»______200__г.
- •1. Общие положения
- •II.Функциональные обязанности работника
- •III.Права
- •I V. Персональная ответственность
- •1. Предмет договора
- •2. Обязанности и права Работника
- •3. Обязанности и права Работодателя
- •4. Оплата
- •5. Время отдыха
- •6. Конфиденциальность (коммерческая тайна).
- •7. Заключительные положения
- •1. Предмет договора
- •2. Права и обязанности сторон
- •3. Заключительные положения
- •Акт приема-сдачи оказанных услуг
9 Документирование движения кадров
Один раз услышал – забыл, один раз увидел – запомнил,
один раз сделал – понял
Английская пословица
9.1 Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
Трудовой кодекс Российской Федерации дает определение перевода — изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора - и устанавливает следующие виды переводов на другую работу:
перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя;
перевод на постоянную работу в другую организацию;
перевод в другую местность вместе с организацией.
Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.
Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации в случае производственной необходимости.
Не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменений трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.
Общая схема осуществления документооборота по оформлению перевода на другую работу представлена на рисунке.
Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод и содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается согласие работника с переводом его на другую должность и в другое структурное подразделение или в другую местность вместе с организацией. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о переводе трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре.
Рисунок - Документооборот по оформлению перевода на другую работу
На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений — по прежнему и новому месту работы.
Заявление визирует также начальник отдела кадров, который передает его руководителю организации для получения его резолюции, разрешающей (запрещающей) перевод.
В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника на перевод), руководитель структурного подразделения заполняет на негопредставление о переводе. Представление о переводе унифицировано УСОРД (приложение 16) и включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. В тексте представления руководителя структурного подразделения должна быть дана оценка производственной деятельности работника, изложены причины перевода. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.
Заявление и представление являются документами — основаниями для издания приказа руководителя. В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации в числе документов-оснований используется также изменение к трудовому договору с указанием даты и номера.
Представление оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре.
После получения согласия работника на перевод кадровые службы готовят изменение к трудовому договору, которое является обязательным документом при оформлении перевода работника. Необходимость этого документа объясняется тем, что при переводе работника неизбежно меняется место работы, возможно, должность, оплата труда, должностные обязанности и др. существенные стороны трудового договора. В настоящее время этот документ не унифицирован, поэтому кадровые службы могут разрабатывать и применять свои формы документов. Однако существенное значение при оформлении изменения к трудовому договору имеет наличие даты и номера, новой редакции изменившихся пунктов трудового договора, подписи работника и работодателя (с указанием его должности, инициалов и фамилии, заверения печатью).
Если перевод работника вызван причинами, связанными с изменением организационных или технологических условий труда, инициатива перевода принадлежит работодателю. Он обязан предупредить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца до введения этих изменений. В уведомлении о переводе содержится информация о предстоящих в организации изменениях и предложение новых условий работы. Уведомление может быть оформлено в виде письма, на бланке организации, должно содержать все реквизиты этого документа.
В случае несогласия работника на работу в новых условиях работодатель также в письменном виде обязан предложить ему иную имеющуюся в организации работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья.
Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". Формы заполняет работник отдела кадров, подписывает руководитель организации.
Порядок визирования устанавливается организацией; как правило, на таком приказе необходимы визы начальников структурных подразделений прежнего и нового места работы.
При переводе на другую работу на должности, связанные с материальной ответственностью, виза бухгалтерии обязательна.
Приказы о переводе объявляются работнику под расписку, для чего в формах предусмотрен отдельный реквизит.
Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию.
При условии ведения кадровой службой личных дел, все перечисленные документы, которыми документируется перевод, помещаются в личное дело. Заявление, представление, изменение к трудовому договору — в виде подлинников, а приказ, уведомления — в виде копий.