- •Содержание
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности 4
- •Глава 2 Формирование документооборота организации 20
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов 53
- •Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности
- •1.1 Основные понятия и определения
- •1.2 Классификация документов
- •1.3 Законодательное и правое регулирование делопроизводства
- •1.4 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
- •1.5 Унификация и стандартизация документов: государственные стандарты (гост), классификаторы.
- •Глава 2 Формирование документооборота организации
- •2.1 Информационные связи предприятия
- •2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.
- •2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
- •2.2.2 Обработка входящих документов
- •2.2.3 Обработка исходящих документов
- •2.2.4 Обработка внутренних документов
- •2.3 Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив
- •2.3.1 Номенклатура и формирование дел организации
- •2.3.2 Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
- •2.4 Основные принципы автоматизации работы с документами
- •Глава 3 Основные требования к составлению документов
- •3.1 Основные правила составления документов
- •3.2 Юридическая сила документа
- •3.3 Язык управленческих документов
- •Глава 4 Правила составления и оформления организационных документов
- •4.1 Устав. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)
- •1 .Общие положения
- •4.3 Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)
- •Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия
- •5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения.
- •5.2 Информационно-справочные документы организации
- •5.3 Современное деловое письмо
- •Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии
- •6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета
- •6.2 Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии
- •6.3. Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
- •Глава 7 Документирование трудовых отношений
- •7.1 Общие положения
- •7.2 Личное дело сотрудника
- •Директор
- •7.3 Трудовой договор
- •8 Трудовая книжка
- •8.1 Ведение трудовой книжки работника
- •8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»
- •8.3 Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата
- •8.4 Учет и хранение трудовых книжек
- •9 Документирование движения кадров
- •9.1 Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
- •9.2 Комплекс документов по оформлению отпусков
- •9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников
- •9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
- •9.5 Комплекс документов по оформлению аттестации работников
- •9.6 Комплекс документов по оформлению служебных командировок
- •9.7 Комплекс документов по оформлению увольнения
- •Деловая игра «формирование документооборота организации»
- •Список использованных источников
- •Приложения
- •1. Общие положения
- •2. Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
- •3. Органы управления и контроля, их компетенция
- •4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов
- •5. Гарантии работникам Предприятия
- •6. Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
- •Штатное расписание на «____»______200__г.
- •1. Общие положения
- •II.Функциональные обязанности работника
- •III.Права
- •I V. Персональная ответственность
- •1. Предмет договора
- •2. Обязанности и права Работника
- •3. Обязанности и права Работодателя
- •4. Оплата
- •5. Время отдыха
- •6. Конфиденциальность (коммерческая тайна).
- •7. Заключительные положения
- •1. Предмет договора
- •2. Права и обязанности сторон
- •3. Заключительные положения
- •Акт приема-сдачи оказанных услуг
8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»
Итак, как было указано выше, записи в трудовую книжку вносятся на основании нормативных документов – Правил, в которых указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, и Инструкции, в которой содержится информация о том, как правильно оформить сведения о работнике и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.
Рассмотрим порядок оформления различных разделов трудовой книжки.
На впервые принимаемого работника заполняется трудовая книжка нового образца. Ее оформление начинается с внесения сведений о работнике, которые помещаются на титульном листе трудовой книжки:
фамилия, имя, отчество;
дата рождения (число, месяц, год);
образование;
профессия, специальность;
дата заполнения (число, месяц, год);
подпись владельца книжки;
подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво).
Все записи заверяются печатью.
Фамилия, имя, отчество, дата рождения записываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (лучше, если это будет паспорт). Работник, если он находился на военной службе, служил в ФСБ России, МВД России, представляет военный билет или справку (в том случае, если в военкомате временно нет бланков военных билетов). Фамилию, имя, отчество надо писать полностью.
Далее заполняется графа "Дата рождения". Рекомендуется месяц рождения на титульном листе надо обозначать словом.
Образование, профессия, специальность вносятся на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Аттестат, диплом, удостоверение и другие документы должны иметь юридическую силу, т. е. быть оформлены и удостоверены в соответствии с существующими правилами. Если работник имеет, например, незаконченное высшее образование, запись об этом производится на основании представленных и должным образом заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др.
Затем на титульном листе указывается дата заполнения трудовой книжки. Здесь месяц тоже лучше написать словом. После этого работник проверяет записи, сделанные кадровиком, и ставит свою личную подпись, подтверждая тем самым правильность внесенных сведений. Свою личную подпись разборчиво проставляет также лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Все записи на титульном листе заверяются печатью. Это может быть печать организации или печать кадровой службы. Ее ставит лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек.
В процессе трудовой деятельности работник может поменять фамилию, имя или отчество. Иногда возникает необходимость исправить дату рождения, неправильно записанную на титульном листе. В этом случае работник представляет паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, т. е. документы, являющиеся основанием изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения. Кадровик должен зачеркнуть одной чертой прежние данные и записать новые.
Если работник поменял фамилию в результате замужества, женитьбы, лучше попросить его принести не только паспорт, но и свидетельство о браке, поскольку в паспорте запись иногда делают с ошибками. В таком случае в качестве основания для изменения фамилии необходимо указывать свидетельство о браке.
Ссылки на документы-основания надо сделать на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверить их подписью работодателя или уполномоченного им лица, т. е. ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации или печатью кадровой службы.
Раздел "Сведения о работе"включает графы:
номер записи;
дата записи, состоящая из числа, месяца, года;
сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, совместительстве, о времени отбывания наказания, которое не засчитывается в непрерывный трудовой стаж, о восстановлении непрерывного трудового стажа, увольнении (с указанием причин, ссылкой на статью, пункт закона);
наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись.
Все записи в трудовой книжке должны нумероваться.
Далее проставляется дата записи (только арабскими цифрами). Даты, вносимые напротив записи о приеме на работу, в т. ч. и по совместительствуй переводе, а также увольнении - это даты приказов о приеме, переводе, увольнении.
Присвоение квалификации, разряда, категории, класса, установление второй и последующих профессий, специальностей отражается датой их присвоения. Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. д.) в период работы квалификационной комиссией организации, где он трудится, датой внесения записи будет дата приказа о присвоении нового разряда и т. д. Датой установления работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации будет дата ее установления, обозначенная в документе, свидетельствующем об этом факте: удостоверении, дипломе и т. д..
Затем заполняется графа 3. Если работник ранее не имел трудовой книжки и трудового стажа, запись об этом делать не надо. Эта запись будет первой в трудовой книжке для данной категории принимаемых работников. Ее порядковый номер - первый.
Оформляя прием, кадровик в третьей графе должен в виде заголовка написать полное наименование своей организации, а также ее сокращенное наименование, если оно есть. Порядковый номер перед наименованием организации не ставится.
Далее идут названные выше записи, порядковый номер последней - 25. В соответствии с правилами внесения изменений и исправлений в ранее сделанные записи (о них сказано ниже) кадровик ставит следующий порядковый номер и делает соответствующую запись.
Основания для внесения записей в трудовую книжку проставляются в графе 4.
Записи о приеме на работуили назначении на должность в трудовую книжку вносятся сведениями, которые включают в себя структурное подразделение организации, в которое поступает работник, с указанием его конкретного названия и наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Эти сведения должны базироваться на соответствующих квалификационных справочниках. Особое внимание необходимо уделять наименованиям должностей, специальностей, профессий, связанных с предоставлением льгот либо ограничений.
Кроме того, необходимо учитывать, что Инструкция предписывает сначала указывать наименование структурного подразделения, затем - наименование должности.
Должность работника отражают в тексте приказа и в трудовой книжке, слово "профессия" по сложившейся практике не пишут.
В разделе "Сведения о работе" оформляют записи о переводе на другую постоянную работу. Если работник переводится временно, запись об этом в трудовую книжку не вносится.
В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 -дата перевода, в графе 3 записывается, в какое структурное подразделение и на какую должность переведен работник в соответствии с записью в приказе о переводе, в графе 4 отражается основание - наименование документа (приказ), его дата и номер.
Запись о переводе работника вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа о переводе. Запись, сделанная в трудовой книжке, переносится в личную карточку работника, а кадровик должен ознакомить с ней работника под расписку.
Если работнику присваивается новый разряд, классный чин, категория и т. д.,сведения об этом надо обязательно внести в трудовую книжку.
Если работнику присваивается другой разряд, устанавливается вторая профессия, он получает новое высшее профессиональное образование и продолжает работать по прежней профессии или должности, делается запись о получении новой квалификации (без присвоения разряда).
В том случае, когда работнику после окончания обучения предоставляется возможность работать по профессии более высокого разряда или на другой должности с присвоением разряда, надо сделать запись об установлении новой специальности, а затем запись о переводе.
По желанию работника в его трудовой книжке могут быть отражены сведения о работе по совместительству.Эта запись производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В этом случае в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй - дата приема на работу в качестве совместителя, а в третьей делается запись о приеме или назначении в качестве совместителя. В четвертой графе указывается наименование документа, на основании которого была внесена запись, со ссылкой на его дату и номер
Если работник уволился с постоянного места работы, продолжая работать по, совместительству, то все последующие записи о работе по совместительству сделает кадровик той организации, в которой работник трудится в настоящее время и где лежит его трудовая книжка.
Если принимаемый на работу отбыл наказание в виде исправительных работ, в раздел 3 трудовой книжки должна быть сделана запись о времени исправительных работ. Её особенностью будет то, что время работы в исправительном учреждении не засчитывается в непрерывный стаж.
Оформление сведений об увольнениидолжно производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ или федеральных законов.