2.2.2 Обработка входящих документов
Общая схема работы с входящими документами представлена на рисунке 5.
Входящие документы подвергаются следующим операциям:
Прием документов или экспедиционная обработка;
Сортировка и регистрация полученных документов;
Рассмотрение руководством и выдача резолюции;
Исполнение и контроль за исполнением документа ответственных лиц;
Отчет руководству о проделанной работе;
Принятие решения по исполнению документа;
Подшивка в дело и передача в архив.
Рисунок 5 – Схема работы с входящей документацией
Итак, на первом этапе входящие документы, т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо другим путем, должны пройти экспедиционную обработку. Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений в упаковке, полнота присланных материалов и т.п.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции, с пометкой «лично». Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а так же если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день получения корреспонденции.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация документов– запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.Целью регистрацииявляется обеспечение учета, контроля за исполнением документов и их поиска. Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы и т.д.), сообщения о встречах и т.п.
На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится га конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяются журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота, используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет существенный недостаток – возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.
На рисунке представлена форма журнала регистрации входящих документов.
Журналы могут иметь следящие графы:
Номер (индекс) документа– проставляется номер документа, присвоенный в организации, в которую документ поступил.
Индекс документа– это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, места его хранения. Индексы используются при поиске, учет, систематизации документов. В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145/ЛС, где 145 – порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу.
Дата документа– проставляется дата поступления документа в организацию; как было уже отмечено выше Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Автор документа (внешняя организация)– указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.
Краткое содержание (заголовок)– указываются вид документа, его заголовок. Если заголовка не достаточно, или он отсутствует, то добавляют необходимые сведения исходя из текста документа;
Резолюция– записывается полное содержание текста резолюции.
Исполнитель– указывается лицо, ответственное за исполнение документа;
Подпись исполнителя;
Срок исполнения;
Отметка об исполнении;
Номер дела – заполняется в архиве
Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы могут быть распределены на следующие потоки:
Руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
Структурным подразделениям – для исполнения.
Документы, которые используются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям. При предварительно рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:
вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
важность содержания документа;
сложность и новизна поставленных вопросов;
срочность исполнения документов.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администраций разных уровней управления, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителями после регистрации.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа надо документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.п.), на документе проставляется отметка о его исполнении ни направлении в дело. После этого вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело с последующей передачей в архив.