Управление организацией

Аналитическая таблица

Перечень подразделений		Функции подразделений		Примечани
				е
управленчески	производственн	старые	новые
х	ых
1	2	3	4	5
	Действующая	структура
Директор		Руководство
		предприятием, договора
		с клиентами и
		поставщиками, контроль
		за ходом работ
Бухгалтер-		Работа с банком, бух.
экономист		учет, планирование,
		анализ
Инженер по		Контроль и организация
снабжению		своевременных
		поставок
		стройматериалов
Бригадир		Организация, контроль,
бригады № 1		мотивация работы
		бригады №1
	Бригада №1	выполняет «0» цикл,
		возведение стен из
		кирпича и кровельные
		работы
Бригадир		Организация, контроль,
бригады № 2		мотивация работы
		бригады №2
	Бригада №2	Выполняет столярные и
		сантехнические работы
Бригадир		Организация, контроль,
бригады № 3		мотивация работы
		бригады №2
	Бригада №3	Выполняет
		электрические и
		отделочные работы
	Предлагаемая структура

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

Конкретная ситуация 6. Муниципальная страховая компания

МСК (Муниципальная страховая компания) это страховая компания, основанная и находящаяся во владении города. Она осуществляет три различных вида страхования:

−пенсии;

−несчастные случаи в транспорте;

−медицинские расходы.

Уже год назад на компанию начали оказывать сильное давление с целью изменить способы их работы:

−клиенты требуют более быстрого обслуживания, когда они обращаются за страховкой или требуют деньги.

−несколько частных страховых компаний предлагают те же услуги и пытаются привлечь клиентов лучшим сервисом.

−расходы компании слишком велики.

Существующая структура может быть описана следующим образом. Во главе организации стоит главный управляющий, которому докладывают четыре человека.

В первую очередь это начальник центрального отдела.

Центральный отдел включает в себя 4 подотдела:

−по управлению человеческими ресурсами;

−жилью и транспорту;

−по юридическим проблемам;

−бухгалтерию.

Кроме центрального отдела существует также отдел компьютерного сервиса и обработки информации. Начальник этого отдела также докладывает главному управляющему.

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

Третий человек, который докладывает главному управляющему - это начальник отдела "инвестиций". Этот отдел занимается инвестированием денег, заплаченных клиентами в предприятия и офисы.

Четвертый и последний человек, который докладывает главному управляющему - заместитель директора. Он является ответственным за работу следующих департаментов (в каждом из них есть свой начальник):

−маркетинг, связь с общественностью, реклама (9 человек)

−нововведение услуг (2 человека)

−продажа новых страховок (15 человек, разделенных на два подотдела)

−управление пенсиями (6 человек)

−управление страхованием от несчастных случаев в транспорте (8 человек)

−управление страхованием на случай медицинских расходов (8 человек)

−производство всех официальных документов (6 человек)

Заместитель директора полагает, что он перегружен работой. Генеральный управляющий понимает, что нужно менять структуру

организации, для того, чтобы решить все проблемы. Он собирается создать три бизнес-объединения, по одному на каждый вид страхования.

Вопросы для обсуждения ситуации

1.Нарисуйте организационную структуру МСК до и после совершенствования

2.Какие функции могут более эффективно исполняться в новых бизнесобъединениях, а какие должны быть централизованны?

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

Раздел пятый

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

5.1. ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ И ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.Функция управления - это направление или вид yпpaвленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

2.Основными функциями управления целесообразно считать в самом общем виде - планирование, организацию, мотивацию, контроль.

3.Конкретные функции управления следующие: функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.

4.Планирование - один из важнейших процессов принятия управленческих решений на предприятии. Оно состоит из отдельных этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной логической взаимосвязи и осуществляются в постоянно повторяющейся последовательности, образуя на предприятии специфический плановый цикл.

5.Для того чтобы не только выжить, но и усилить свои конкурентные позиции на рынке, предприятию необходимо заниматься стратегическим планированием. Процесс стратегического планирования включает в себя определение миссии организации, установление целей, анализ внутренней и внешней среды, выбор стратегии на основе анализа стратегических альтернатив, планирование реализации стратегии и ее оценку.

6.Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации являются: формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

целей, технологии, персонала и др. переменных; установление режимов работы подразделений предприятия, отношений между ними, обеспечение деятельности предприятия необходимыми ресурсами. Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях.

7.Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномочий, которое заключается

впередаче задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение. Ответственность при делегировании полномочий не снимается с руководителя, хотя и распространяется на подчиненного. На практике эффективная реализация делегирования может быть затруднена в следствие многих причин. Для преодоления препятствий необходимо их выявить и предпринять меры по их существу: создать систему стимулирования, контроля, обучения, информирования, обеспечить необходимыми ресурсами и т.п.

8.Чтобы предприятие работало эффективно, нужно заинтересовать в этом его сотрудников. Для этого руководитель должен овладеть современными теориями мотивации с учетом человеческого поведения и механизмов побуждения к тому или иному действию. Современные теории мотивации можно разделить на две группы: содержательные (теории А. Маслоу, Ф. Герцберга, Д. МакКлелланда, и др.) и процессуальные теории мотивации — (теория ожидания, теория справедливости и модель Портера-Лоулера).

9.Не менее важное значение имеет функция контроля. Контроль - это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственнохозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды. Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

Инструментами выполнения этой функции являются — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Процедура контроля состоит из выработки стандартов, сопоставления с ними реальных результатов и принятия необходимых корректирующих действий. Чтобы система контроля была эффективной ее необходимо периодически оценивать. Предназначением контроля является предупреждение возможных отклонений, а не их ликвидация.

10. Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Пользуясь результатами контроля, предприятие составляет новые планы, принимает решения в области организации и мотивации труда. Таким образом, управление является непрерывным циклическим процессом.

В определении функций получил всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных или специальных функций. Первые рассматриваются, как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, вторые, как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы

Общие функции управления

Состав общих функций управления не зависит от объекта управления, эти функции выполняются по отношению ко всем объектам управления.

Разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления. Тем не менее, можно упорядочить существующие различия в их классификациях:

1.Выделяется или нет координация, как самостоятельная функция управления;

2.Выделяются или нет связующие процессы (процесс принятия решений и коммуникаций) или они выступают как процессы реализации функций управления;

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

3.Выделяется или нет руководство (лидерство) как самостоятельная деятельность;

4.Называют разное число категорий, в которое «собираются» функции управления.

Ряд авторов [50, 79, 126] выделяют пять функций: планирование,

организовывание, координацию, контроль и мотивацию.

Интересный, но не совсем оправданный подход к выделению функций управления предложен американскими учеными в области управления Г. Кунцом и С. О’Доннелом [89]. Они рассматривают функции управления как функции управляющего, хотя во многом содержание функций совпадает с ранее рассматриваемыми классификациями. Но необходимо отметить, что функции управления, как таковые, отличаются от функций управляющего. Представление о функциях управления, как функциях управляющего - это один из самых ранних подходов к их классификации. Авторы выделили функции: планирование, организацию, работу с кадрами, руководство и лидерство, контроль.

Можно выделить следующие особенности общих функций управления:

1)общие функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различные функции управления могут приобретать доминирующий характер.

2)общие функции управления не зависят от объекта управления, так как: во-первых, они применимы к любым социально-экономическим

процессам или системам. Так, вполне правомерно говорить о контроле эксперимента, регулировании уличного движения, учете денежного обращения и т.д.

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности. Имеет смысл, например, понятие организации контроля производственной деятельности, планирования учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целеполагание, системообразование, второе — содержательный характер деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризоваться определенными структурными формами.

в-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления (необходимо отметить, что процесс управления может рассматриваться как процесс реализации функций управления и как процесс реализации управленческого решения), и к системе управления. Так, например, организация управления предполагает формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управления, исследование и обеспечение свойств целостности, органичности, связности и т. д.

3) Следует отметить, что между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций управления, их тесное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание функций управления как некоторых «технологических переделов» управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования достаточно определенных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение функцией контроля требует несколько иных качеств от руководителя, чем организаторская деятельность.

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

4) В структуре деятельности руководителей различных уровней функции управления имеют различный удельный вес (определяется экспертным путем).

С учетом перечисленных особенностей можно выделить, как наиболее обоснованную, классификацию, данную М. Месконом [76]. В этой книге принят подход, основанный на объединении существенных видов деятельности в небольшое число категорий, которые сейчас общепринято считать применимыми ко всем организациям. Авторы полагают, что процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Они также считают, что эти первичные функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений, а руководство (лидерство) они рассматривают как самостоятельную деятельность. Четыре функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль –

имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений называют связующими процессами.

Планирование – это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.

В зависимости от целей различают стратегическое и тактическое планирование.

Стратегическое планирование заключается в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формировании системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период 5 и более лет.

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru

Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры - конкретные меры, шаги, действия по реализации стратегии в конкретной ситуации.

Стратегия — это не индикатор времени, а направление развития. Стратегия включает в себя всю совокупность глобальных идей развития фирмы, а не только сосредоточена на конкретном периоде. Планирование стратегии устанавливает общие направления развития организации.

Процесс стратегического планирования показан на рисунке 5.1.

На первом этапе организация должна сформулировать свою миссию. Миссия организации определяет ее статус, декларирует принципы ее функционирования, заявления, действительные намерения ее руководителей. Это наиболее общая цель предприятия, выражающая причину ее существования. Она показывает, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными.

Миссия

Цели

Оценка

и

Оценка

организации

организации

анализ

сильных и

внешней

слабых сторон

среды

Оценка

Реализация

Выбор

Анализ стра-

стратегии

стратегии

стратегии

тегических

альтернатив

Рис. 5.1. Этапы процесса стратегического планирования

На втором этапе стратегического планирования необходимо установить цели организации. Они устанавливаются в рамках миссии и в ее развитие. Они выражают отдельные конкретные направления деятельности организации; лежат в основе принятия любого делового решения; служат руководством для формирования конкретных плановых показателей.

Северо-Кавказский государственный технический университет, http://www.ncstu.ru