Использование электронной почты в организации.

Применение электронной почты позволит повысить эффективность деятельности предприятия. Кроме этого она оказывает разнообразное и глубокое влияние на современную деловую жизнь. На малых предприятиях электронная почта может заменить факс (электронная почта позволяет автоматизировать рассылку и прием факсимильных сообщений), в ряде случаев и телефон. В крупных организациях электронная почта становится основой каждодневной деятельности.

Связь нужна всем: менеджерам, техническим специалистам, торговым агентам, обслуживающему персоналу. Оперативная связь необходима при подготовке, заключении и расторжении договоров, обслуживании клиентов. По оценкам в мире насчитывается 250 миллионов пользователей электронной почты, основная часть которых занята в сфере бизнеса. Однако такая оценка приблизительна. В действительности, глобальные сети, такие как Интернет, растут в геометрической прогрессии.

Выделим основные преимущества использования электронной почты на предприятие:

• с помощью электронной почты один человек справляется с таким объёмом работ, для выполнения которого раньше требовался целый отдел;

• упорядочиваются информационные потоки на предприятии. С помощью электронной почты можно быстро задавать вопросы, получать ответы, давать отзывы, проводить консультации, планировать выполнение работ, получать необходимую информацию;

• происходит интеграция средств связи в офисе. При использовании электронной почты в качестве основного средства связи в офисе распределение, использование и хранение информации упрощается. По электронной почте можно посылать не только короткие сообщения, но и факсы, телефонные сообщения, заполненные стандартные бланки документов (формы). Электронная почта позволяет планировать мероприятия, рассылать документы всем заинтересованным лицам, передавать задания на выполнение работ;

• облегается планирование мероприятий. Извещение работников о предстоящих мероприятиях посылкой сообщений в их почтовые ящики проще, чем использование других традиционных способов связи. Электронная почта является самым быстрым средством оповещения большого количества людей о изменении времени проведения мероприятий;

• улучшается информационное обеспечение деловой деятельности. Справится с огромным объемом информации можно только с помощью компьютера. Деловые решения часто принимаются без учета всей имеющейся информации, потому что её сбор и обработка занимает слишком много времени. Электронная почта облегчает задачу сбора информации, позволяет обратится к любому сотруднику вашей организации;

• повышается производительность. Электронная почта помогает координировать деятельность, предоставляя каждому сотруднику оперативный доступ ко всей информации. Устранение узких мест типичных для традиционных средств связи способствует повышению деловой активности;

• оперативное принятие решений. Решения принимать всегда трудно. В большинстве случаев люди откладывают принятие трудных решений пока это возможно. Когда же вопрос задается по электронной почте, то ответ обычно ожидается в тот же самый день или даже час. Такое психологическое давление уменьшает возможные задержки.