ОЭИС_Конспект

офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств.

Всостав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:

1.Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.

2.Печатающие устройства.

3.Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами.

4.Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО. 5.Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

Основным программным обеспечением, позволяющим реализовать офисные задачи, являются – текстовые редакторы (процессоры), табличные процессоры, СУБД (системы управления базами данных – программы для создания и ведения баз данных), коммуникационные программы. Офисные программы используются как самостоятельно, так и в составе специализированных ИППП (интегрированных пакетов прикладных программ).

Интегрированный пакет прикладных программ (ИППП) – это несколько взаимосвязанных программ, имеющих одинаковый интерфейс, и объединенных на уровне документов.

Внастоящее время на рынке программных продуктов имеются специализированные ИППП, в состав которых входят основные базовые программы для решения офисных задач. К наиболее популярным офисным ИППП относятся MS Office фирмы Micro Soft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор (в MS Office это Word), табличный процессор (в MS Office – Excel), и СУБД (в MS Office – Access).

ВИППП входят взаимодействующие между собой программы, имеющие однотипный интерфейс (однотипное оформление и похожие приемы работы). Взаимодействие программ осуществляется на уровне документа. Это значит, что документ, разработанный в одной программе, можно экспортировать в другую программу пакета и при необходимости вносить в него изменения.

Всостав ЭО также дополнительно могут входить:

11

1.программа составления и анализа расписаний;

2.программа для проведения презентаций (демонстрационная графика);

3.графический редактор; 4.программа перевода текстов с одного языка на другой и т.д.

Основными функциями электронного офиса является формирование электронного документа и организация электронного документооборота в фирме.

В настоящее время появились новые программные продукты, позволяющие организовать электронный документооборот на предприятиях. Системы электронного документооборота (СЭД)

позволяют формировать документы в электронной форме, передавать их специалистам, создавать требуемые базы данных и т.д.

Корпоративная вычислительная сеть (КВС), понятие и назначение

Корпоративная вычислительная сеть – это многомашинная система одного предприятия, состоящая из взаимодействующих ЛВС подразделений.

Корпоративные сети относятся к так называемым распределенным сетям, или MAN (Metropoliten Area Net). По своей идеологии и назначению они близки к ЛВС, но отдельные ПК такой сети могут быть размещены на удаленном расстоянии и связываться специальными каналами связи. Распределенные сети используются, например, для связи центральных офисов или банков со своими филиалами (в том числе в других странах) и т.д. Распределенная сеть, в которой организована специальная коммуникационная система обмена сообщениями (электронная почта, факс, совместная работа над документами), в терминологии фирмы MicroSoft называется корпоративной.

Однако, чаще всего под термином корпоративная сеть понимается объединение нескольких ЛВС, расположенных в различных структурных подразделениях одной фирмы, которые могут быть построены на различных технических, программных и информационных принципах.

Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает: 1.реализацию доступа специалистов различных подразделений крупных предприятий к общим корпоративным информационным ресурсам; 2.единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно – коммуникационных ресурсов; 3.организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

12

4.эффективную защиту корпоративных информационных ресурсов от несанкционированного доступа; 5.взаимодействие корпоративной сети крупных предприятий с бизнес -

системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово – кредитных органов и т.д., участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы; 6.функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно – программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно – коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

Понятие и структура информационного обеспечения ЭИС

Назначение ИО:

Повышение качества управления за счет повышения оперативности и достоверности данных.

ИО по составу делят на 2 группы:

1.Внемашинное ИО (все с документацией и бумажными носителями) 2.Внутримашинное ИО

Внемашинное ИО связано с предоставлением информации в форме, удобной для пользователя.

Внутримашинное ИО связано с предоставлением информационной форме, воспринимаемой ПК.

Структура и содержание внутримашинного ИО ЭИС

Массив – набор однородных единиц информации. Внутренние массивы делятся:

1.Постоянные

2.Вспомогательные

3.Промежуточные

4.Текущие

5.Служебные

1.Постоянные массивы (массивы постоянных данных): содержат директивные, нормативные, справочные и другие редко меняющиеся сведения.

13

2.Вспомогательные массивы: являются производными от постоянных. Их получают не расчетами, а путем сортировки, объединения выборки данных из постоянных массивов.

3.Промежуточные массивы: содержат информацию, которая возникает на стыке решения задач (т.е. результат одного расчета являются исходными данными для другого)

4.Текущие массивы: содержат переменную рабочую информацию ( содержание текущих массивов в течение цикла решения задачи может многократно, частично или полностью обновляться)

5.Служебные массивы: содержат информацию, необходимую для обработки всех остальных массивов.

В настоящее время широкое распространение получила организация информации в виде БД.

БД – сложный массив, который описывает объект с различных сторон

Характеристика АБД, состав его элементов, принцип функционирования

Автоматизированный банк данных – совокупность программных и технических средств, для централизованного хранения и коллективного использования данных.

АБД предусматривает однократный ввод и многократное использование информации при интегрированной обработке данных. Интегрированная обработка данных: различные задачи решаются на основе одной и той же информации.

Режим работы АБД: 1.Обслуживание пользователей 2.обслуживание решаемых задач Состав АБД:

1.Техническая база

2.Информационные средства

3.Программные средства

4.Организационно-методические средства

5.Архив

6.Администраторы АБД

1.Техническая база – это ЭВМ, удовлетворяет определенным требованиям по ряду характеристик (объему памяти, быстродействие), как правило, это сервер БД, входящий в состав ЛВС. 2.Информационные средства – ядром АБД, находящиеся под управлением СУБД.

СУБД – специальные программы, которые служат для создания и

14

ведения БД.

3.Программные средства – основу программных средств составляют СУБД.

Так же в АБД имеются специальные программы, обеспечивающие настройку системы, средства тестирования и т.д. 4.Организационно – методические средства – это различные инструкции и методические материалы, предназначенные для пользователей, взаимодействующих с АБД 5.Архив – это форма длительного хранения данных на машинных носителях 6.Администраторы АБД Функции:

-обеспечивают надежную и эффективную работу АБД

-проектируют структуру БД

-обеспечивают защиту данных от несанкционированного доступа

-подключают новых пользователей

-подготавливают и поддерживают ПО в рабочем состоянии

-принимают решения при нарушении секретности

Внемашинное информационное обеспечение ЭИС

Внемашинное ИО включает: 1.Системы показателей

2.Системы классификации и кодирования информации

3.Система унифицированной документации

4.Информационные потоки

Структурные единицы экономической информации в ЭИС

Информация в ЭИС строится по иерархическому признаку. Минимальной неделимой единицей информации в ЭИС является реквизит.

Реквизиты: 1.Реквизит – основания

Это минимальная единица информации, которая характеризует объект с количественной стороны (числа, которые подвергаются математической обработке)

2.Реквизит – признак Это минимальная единица информации, которая характеризует объект с

15

качественной стороны (слова, коды)

Реквизиты, взятые по отдельности не обеспечивают всесторонний характеристики объекта, поэтому они объединяются в единицу более высокого уровня – показатель (строка в документе).

Показатель состоит из реквизита – основания (числа) и относящихся к нему одного или нескольких реквизитов – признаков.

Ряд реквизитов или показателей, одинаковых по форме, но разных по содержанию образуют массив.

Массив – это набор однородных единиц информации.

Массивы по различным признакам объединяются в информационные сообщения.

Информационные сообщения в зависимости от функциональной принадлежности объединяют в информационные подсистемы. Информационные подсистемы объединяются в единицу информации самого высокого уровня – информационную систему (ИС).

ИС – вся информация об объекте.

Понятие документа, типовой и унифицированной системы документации

Документ – совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу (подпись ответственного лица и печать).

В ЭИС документы служат:

- для решения информации (Регистрация информации – это нанесение информации на документ); - Для организации данных в определенной форме; - Для хранения информации;

- Для передачи данных на расстояние.

В ЭИС используются различные документы, которые образуют систему документации.

Система документации – совокупность взаимосвязанных форм документов, которые используются в управлении.

С внедрением АСУ стали заниматься унификацией и стандартизацией документации.

Унификация документации – это процесс сокращения форм документов за счет приведения их к единой форме.

Для каждого вида унифицированной системы документации (УСД) разрабатываются:

1.Модели единых форм – образцов; 2. Инструкции по заполнению, ведению и использованию документов; 3.Требования по терминологии;

16

4.Методы защиты данных в документами;

5.Документооборот Документооборот – это совокупность схем движения документов в ЭИС.

По мере развития ЭИС совершенствуется схема документооборота за счет организации ЛВС, АБД и перехода на электронные документы. Электронный документ – это электронный образ документа в рамках существующей системы расчетов.

Все электронные документы в ЭИС заверяются электронной подписью и при необходимости шифруются.

Понятие кодирования экономической информации. Системы кодирования, используемые в экономической работе

Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений экономическим объектом, явлениям или процессам.

Код – условное обозначение экономического объекта в виде знаков по определенным правилам.

Коды бывают:

-буквенные

-цифровые

-комбинированные

В экономической деятельности используются также мнемокоды. Мнемокод – сокращенное (не более 8 знаков) алфавитное наименование реквизита – признака.

Например:

1.приходный кассовый ордер (ПКО)

2.административно – управленческий персонал (АУП)

Штрих – код – совокупность широких и узких вертикальных линий, которые отражают свойства объекта, а так же обеспечивают возможность проследить за перемещением этого объекта. Оборудование для прочтения:

1.сканеры штрих - кодирования

2.кассовый терминал Цель кодирования:

- представить информацию в форме, удобной для обработки на ПК.

Коды строятся по определенным системам.

Система кодирования – правила присвоения кодов единицам информации.

Группировочный признак – категория, по которой выделяются объекты кодирования (класс, подкласс, группа)

17

Системы кодирования: 1.Регистрационные :

-порядковая

-серийная

2. Классификационные:

-позиционные

-комбинированная

I. Порядковая система используется для кодирования простых номенклатур.

Номенклатура – полный перечень однородных наименований. Правила:

1.при использовании порядковой системы каждому объекту кодируемого множества присваивается номер по порядку (по возрастанию)

2.количество знаков в коде должно быть равно количеству знаков максимального числа кодируемых объектов.

II. Серийная система используется для кодирования двухзначных и более значных номенклатур.

Правила:

1.Старшему признаку отводится серия номеров, внутри которой объекты младшего признака кодируются по порядку.

В каждой серии резервируются несколько свободных номеров. Вновь появившиеся объекты кодируются в соответствующих сериях резервными номерами.

III. Позиционная система используется для кодирования сложных номенклатур.

Правила:

1.При использовании позиционной системы кодирования каждому классификационному признаку отводится определенное число разрядов, равное количеству разрядов максимально числа кодируемых объектов.

IV. При использовании комбинированной системы кодирование осуществляется по нескольким системам одновременно

Недостатки систем кодирования:

1.Нет резерва для дополнительных объектов (кроме серийной системы кодирования)

2.вновь появившиеся объекты получают очередные номера кодов, что нарушает установленную систему классификации 3.при незначительном увеличении количества объектов приходится увеличивать значимость кода

18

Классификаторы, используемые в ЭИС

Системы кодирования используются для разработки классификаторов различных типов.

Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований Выделяют следующие виды классификаторов:

Общегосударственные (ОК). Применяются при обмене информацией между ИС разного уровня, обеспечивают информационную совместимость на общегосударственном уровне и утверждаются Росстандартом.

Межотраслевые применяются при обмене данными между ИС разных отраслей и ведомств.

Отраслевые применяются при обмене данными между предприятиями одной отрасли. К отраслевым классификаторам (например, Министерства финансов РФ) относятся:

КОН – классификатор объектов налогообложения; КНП – классификатор налогов и платежей; КНЛ – классификатор налоговых льгот; КШС – классификатор штрафных санкций;

СОГНИ – система обозначения Государственных налоговых инспекций; ИНН – идентификационные номер налогоплательщика и др.

Региональные классификатора разрабатываются для органов власти какого-либо региона.

Локальные, которые составляются на предприятиях на номенклатуры, характерные для данной организации (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

ОК начали создаваться в СССР по постановлению Правительства в 1970-х гг. и в настоящее время их насчитывается около 40. ОК составляют Единую систему классификации и кодирования техникоэкономической информации (ЕСКК).

Общегосударственные классификаторы (ОК) условно делятся на 4 группы:

Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Классификаторы структуры отраслей (ОК видов экономической деятельности – ОКВЭД), органов управления (система обозначений органов государственного управления – СООГУ), административно – территориального деления (ОК административно–территориальных объектов – ОКАТО), предприятий и организаций (ОКПО), форм собственности (ОКФС).

Классификаторы продукции (ОК промышленной и

19

сельскохозяйственной продукции – ОКП, ОК строительной продукции). Классификаторы технико–экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения и др.

Классификаторы приобретают особое значение в ЭИС, предусматривающих создание АРМ. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК.

Методика постановки задачи в процессе функционирования ЭИС

Постановка задачи – это задание на программирование или полное описание решения задачи по определенным правилам.

На основе постановки задачи программист должен представить логику ее решения и рекомендовать стандартные программные средства, пригодные для ее реализации.

Пользователь, как правило, приобретает и применяет готовые программные продукты, по своим функциям удовлетворяющие его потребности, ориентированные на определенные виды деятельности. Такое направление является на сегодня ведущим в сфере автоматизации и информатизации обслуживания пользователей. Нередко оно дополняется разработкой оригинальных прикладных программ. Однако, в любом случае разработка постановки задачи выполняется по следующему плану:

1. Организационно-экономическая сущность задачи.

Приводится полное наименование задачи, назначение задачи (для каких объектов, подразделений и пользователей предназначена), цель ее решения, периодичность и требования к срокам решения, информационная связь с другими задачами и т.д.

2. Описание исходной (входной) информации.

Приводится перечень входной информации, формы ее представления (документ или магнитный носитель), по документам приводятся примеры их заполнения, источники, способы и частота возникновения или поступления документов, описание структурных единиц информации, способы контроля достоверности исходных данных и т.д. 3. Описание результатной ( выходной ) информации.

Приводится перечень выходной информации, формы ее представления (печатная сводка, видеограмма, магнитный носитель и т.д. ), периодичность, способы получения и сроки представления, перечень пользователей результатной информацией (подразделение, персонал), способы контроля достоверности результатной информации и т.д.

4. Описание алгоритма решения задачи.

20