ОЭИС_Конспект

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Понятие системы, её свойства.

Система – это множество элементов, которые находятся между собой в определённой зависимости и образуют единое целое.

Основные свойства системы:

-Сложность

-Делимость

-Целостность

-Многообразие элементов в различие их природы

-Структурированность

Сложность системы – это множество входящих в систему элементов их взаимодействия, сложность внутренних и внешних связей.

Делимость системы – это выделение подсистем и элементов по определённому признаку отвечающим конкретным целым и задачам. Целостность системы – функционирование элементов системы подчинено единой цели.

Многообразие элементов и различие их природы – это множество элементов, которые ориентированы на различные направления функционирования фирмы.

Структурность – это наличие установленных связей и отношений между элементами системы распределение системы по уровням иерархии.

Системы управления их структура

Система управления – система, реализующая функции управления. Управление связано с обменом информацией между элементами внутри системы, а так же системы с окружающей средой.

Каждая система управления предоставляет собой множество взаимосвязанных элементов, которые способны воспринимать, запоминать, обрабатывать информацию, а так же обмениваться ею. В общем виде СУ представляет собой взаимодействие объекта управления (ОУ) с управляющим объектом (УО) посредством каналов прямой и обратной связи.

Система управления 4 компонента:

1.УО

2.ОУ

3.КОС

4.КПС

1

Управляющий объект (УО) – элемент системы, который обеспечивает контроль за работой объекта управления (ОУ), выявляет сбои, отклонения и приводит объект управления к нормальной работе. Управляющий объект включает в себя аппарат управления, а также технические средства (ТС) сбора, передачи и обработки информации для выработки и принятия управленческого решения.

Объект управления (ОУ) – элемент системы, который для нормальной работы нуждается в постоянном контроле и регулировании.

ОУ могут быть: оборудование, машины, производственные процессы. Прямая связь (от УО к ОУ) – командная информация, содержащая плановые, нормативные, директивные и другие сведения, оказывающие воздействие на объект управления.

Обратная связь обеспечивает УО информацией о состоянии ОУ. Все элементы СУ связаны между собой каналами прямой и обратной связи, которые представляют собой внутренние информационные потоки.

Различные системы объединяются между собой посредством внешних информационных потоков.

Информационный поток – направленное движение информации при условии, что у этой информации есть общий источник и общий потребитель.

Понятие ИС их использование на предприятиях различного типа

ИС – это множество взаимосвязанных между собой элементов информации.

ИС является системой информационного обслуживания управляющих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации.

Основные типы предприятий:

-Малые

-Средние

-Большие

ИС малого предприятия ориентированы на:

-Автоматизацию и подачи БД

-Накопление информации по различным видам бизнес процессов

-На создание БД

-На организацию телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с управляющими организациями ИС среднего предприятия ориентированы на:

2

-Организацию электронного документооборота, на привязку его к бизнес процессам

-Организацию ЭБД(электронного банка данных)

-Ограничение доступа и т.д.

ИС большого предприятия ориентированы на:

-Внедрение современного программно – аппаратного комплекса

-Организацию КИС имеющей три уровня в соответствии с организационной структурой предприятия

Понятие и классификация ЭИС

ЭИС – это совокупность технических, информационных, программных и человеческих ресурсов для решения управленческих задач экономического объекта.

ЭИС должны решать задачи:

1.Задачи стратегического и тактического планирования

2.Задачи БУ

3.Задачи оперативного управления фирмой Классификация ИС Степень автоматизации информационных процессов: 1.Ручные ИС 2.Автоматические ИС

3.Автоматизированные ИС (АИС)

Ручные ИС – характеризуются отсутствием современной АИС и выполнением всех операций по обработке на локальных ПК, по заранее разработанным методикам и передаче информации в ручную. Автоматические ИС – характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически без участия человека. (АСУТП) АИС=ЭИС По выполняемым функциям в процессе управления АИС делятся на:

1.Инфо-обрабатывающие

2.Инфо-управляющие

3.Инфо-поисковые

4.Инфо-справочные

5.Инфо-советующие

Организация управленческой деятельности на экономическом объекте

Управленческая деятельность – это совокупность взаимосвязанных целенаправленных последовательных действий, для реализации

3

управленческих задач. Основные функции управления: 1.Прогнозирование 2.Организация 3.Регулирование 4.Учёт и контроль

Прогнозирование – это выявление проблем и целей управления, прогнозирование поведения объекта управления, определение методов и средств достижения поставленных целей.

Организация – выражается в создании инструкций, правил, норм применения которых регламентирует работу аппарата управления. Регулирование - это координирование всех элементов СУ с целью её гармоничного и пропорционального развития.

Учёт и контроль – это комплекс работ по сбору, обработке и передачи информации для выработки оптимальных управленческих решений.

Уровни управления организацией. Основные задачи, решаемые в процессе управленческой деятельности

Процесс принятия управленческого решения это совокупность взаимосвязанных целенаправленных и последовательных управленческих действий обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Основные задачи, решаемые в процессе управления фирмой: 1.Круг задач – предоставление информации внешним пользователям

2.Круг задач – задачи анализа для выработки стратегических решений 3.Круг задач - задачи анализа для выработки тактических решений 4.Круг задач – задачи оперативного управления фирмой В соответствии с управленческими функциями ЭИС можно выделить три контура управления:

1.Стратегический

2.Тактический

3.Оперативный Основные цели стратегического уровня:

1.Определение системы приоритетов развития фирмы

2.Оценка перспективных направлений развития фирмы

3.Выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных Для решения стратегических задач руководство должно иметь инфу из внешней среды:

Т.О. ЭИС должна располагать той коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки информации.

4

Особенность функционирования ЭИС на стратегическом уровне высокий уровень неопределённости и неполноты информации. Основным направлением деятельности на стратегическом уровне является:

Создание общей комплексной телекоммуникационной поддержки в неожиданно возникающих ситуациях.

Цели тактического уровня управления:

1.Обеспечивает устойчивое функционирование фирмы в целом.

2.Создавать и корректировать планы работ и графики реализации заказов.

3.Создавать потенциал для развития фирмы.

Отличительная особенность функционирования фирмы на тактическом уровне:

Внешняя информация точно соответствует направлению развития фирмы, что повышает уровень определенности данных.

Для поддержки принятия тактических решений в ЭИС используются: 1.БД

2.Экспертные системы

3.Системы поддержки принятия решений (СППР) СППР:

1.Простейшие – типа «доходы и убытки» на основе электронных таблиц.

2.Сложные – например, для планирования объёма производства продукции.

Оперативный уровень является основой всех ЭИС, на этом уровне решается текущие функциональные задачи фирмы.

Основные цели оперативного уровня управления: 1.Получение прибыли за счёт запланированных мероприятий

2.Регистрация, накопление и анализ отклонений от запланированного

3.Выработка и реализация решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.

Оперативное управление осуществляется в условиях: 1.Определенности 2.Полноты информации 3.В режиме реального времени

Режим реального времени – это режим, при котором ЭВМ управляет протекающими процессами в темпе, соизмеримом со скоростью протекания этих процессов.

ЭИС оперативного уровня должны обеспечиваться специальным ПО которое:

1.Содержит информацию о текущем состоянии фирмы

2.Используется для контроля информационных потоков фирмы К такому ПО относится:

Программы для обработки текстовой, графической и табличной

5

информации.

ЭИС оперативного уровня управления:

1.Являются связующим звеном между фирмой и внешней средой

2.Поставляет данные для остальных уровней управления

Структурная организация ЭИС.

Любую организацию можно представить как совокупность элементов различных уровней, которая является основой функционирования ЭИС. Для обеспечения выполняемых функций в ЭИС выделяют:

1.Обеспечивающие подсистемы – позволяют автоматизировать решение управленческих задач с помощью других ТС. Обеспечивающие подсистемы: ИО, ТО, ПО, МО, ЛО, ОО, ТО, Пр О, ЭО, Кадр. О.

2.Функциональные подсистемы – представляет собой комплекс задач, решение которых позволяет управлять экономическим объектом. Функциональные подсистемы:

1.Управление технической подготовкой производства (УТПП)

2.Оперативное управление основным производством (ОУОП)

3.БУ

4.Управление материально – техническим снабжением (УМТС)

5.Управление сбытом

Обеспечивающие подсистемы ЭИС

Обеспечивающая часть ЭИС – средства, при помощи которых решаются задачи функциональных подсистем.

1.Информационное обеспечение (ИО) – это совокупность средств и методов построения информационной базы ЭИС.

2.ТО – комплекс технических средств (КТС), средства оргтехники, вспомогательное оборудование, методические и руководящие материалы по функционированию КТС, персонал, который занимается наладкой и обслуживанием КТС.

3.ПО – комплекс программ, для эффективной организации вычислительного процесса в ПК.

4.Математическое обеспечение (МО) – это совокупность ЭММ и М, на основе которого разработались ПО и ЭИС 5.ЛО – комплекс языковых средств для организации диалога пользователя с ПК

6.ОО – комплекс мероприятий по организации проектирования, внедрения и эксплуатации ЭИС 7.ТехнО – комплекс технологических схем обработки информации ЭИС

8.ПрОсовокупность нормативно – правовых документов,

6

регламентирующих функционирование ЭИС.

9.ЭО – совокупность средств и методов, создающих оптимальные условия труда работников ЭИС на их рабочих местах 10. КадрО – коллектив специалистов, работающих в ЭИС

Многоуровневая организация программно-технических средств ЭИС

С учетом современной функциональной структуры территориальных органов управления совокупность программно–технических средств должна образовывать, по меньшей мере, трехуровневую систему обработки данных с развитым набором периферийных средств каждого уровня.

Принципиальная схема многоуровневой организации программно – технических средств ЭИС.

Первый уровень – центральная вычислительная система территориального или корпоративного органа, включающая одну или несколько мощных ЭВМ или вычислительных систем. Ее главная функция – общий, экономический и финансовый контроль, информационное обслуживание работников управления.

Второй уровень – вычислительные системы предприятий, организаций и фирм, которые обеспечивают управление и обработку данных в этой организации.

Третий уровень – локальные вычислительные сети на базе ПК, обслуживающие производственные участки нижнего уровня. Каждый участок оснащен собственным ПК, которые обеспечивает комплекс работ по первичному учету ресурсов. Это может быть автоматизированное рабочее место (АРМ), выполняющее решение специализированных задач.

В то же время на каждом уровне иерархии управления имеют место три способа организации технических средств:

Централизованный. Децентрализованный Распределенный.

Централизованный способ предполагает выполнение всех работ по обработке данных производить в одном центре обработки. Децентрализованный предусматривает предварительную обработку информации на автоматизированных рабочих местах (АРМ) специалистов.

При распределенном способе техника и технология обработки распределены по уровням управления системы.

По мере развития экономических информационных систем (ЭИС) централизованный вариант обработки данных становится

7

нерациональным, т.к. не обеспечивает обработку данных в заданные сроки.

Дальнейшее развитие ЭИС во всех отраслях экономики потребовало децентрализовать обработку информации на автоматизированных рабочих местах специалистов. Децентрализованные ЭИС предполагают расположение ПК в местах возникновения и потребления информации. В настоящее время использование средств вычислительной техники строится на смешанной форме обработки информации, сочетающей централизованную и децентрализованную формы. Предпосылкой появления смешанной формы явилось создание компьютерных сетей на основе развития современных средств связи. Компьютерные сети предполагают объединение с помощью каналов связи аппаратных, программных и информационных ресурсов, причем каждый специалист имеет возможность доступа не только к своим, но и к ресурсам всех остальных абонентов.

Организационные формы технических средств (ТС). Автоматизированное рабочее место (АРМ), назначение, характеристика

Эффективное функционирование ЭИС основано на комплексном использовании современных технических и программных средств обработки информации, которые объединяют в определенные организационные формы.

Выбор организационных форм следует осуществлять в зависимости от расположения ПК в структуре предприятия.

Среди организационных форм использования средств вычислительной техники на экономическом объекте выделяют следующие виды, представленные на рисунке .

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это совокупность информационно-программно-технических ресурсов, установленных на рабочем месте пользователя для автоматизации его работы. Обязательным условием функционирования АРМ является организация соответствующих обеспечивающих подсистем:

1.технического;

2.программного;

3.информационного;

4.организационного;

5.правового;

6.эргономического.

Техническое обеспечение АРМ – это обоснованный выбор комплекса

8

технических средств для оснащения рабочего места специалиста. Основу технического обеспечения АРМ составляют ПК различных мощностей и типов с широким набором периферийных устройств. Комплектация АРМ периферийным оборудованием зависит от функциональных задач, которые решает специалист. При необходимости в состав АРМ кроме основных устройств ввода-вывода данных (монитора, принтера и т.д.) могут входить плоттеры, дигитайзеры (графические планшеты), акустические системы и т.д. Программное обеспечение (ПО) АРМ – это совокупность программ для эффективной организации вычислительного процесса в ПК.

ПО АРМ включает в себя системные программы для управления вычислительным процессом ПК и прикладные программы для решения функциональных задач специалиста. Выбор прикладного программного обеспечения зависит от функций специалиста.

Информационное обеспечение АРМ – это информационные базы данных, используемые специалистом на своем рабочем месте. Информационное обеспечение АРМ отличается для разных категорий работников. Если на предприятии используются распределенные базы данных, то на каждом АРМ формируется та база данных (БД), с которой работает специалист.

Если на предприятии имеется автоматизированный банк данных (АБД), то при использовании его ресурсов организуется управление доступом к информации в зависимости от полномочий специалиста.

Организационное обеспечение АРМ включает комплекс документов, определяющих функции и задачи каждого работника.

Правовое обеспечение АРМ – это комплекс нормативно-правовых документов, регламентирующих функционирование АРМ в ЭИС. Эргономическое обеспечение АРМ – это совокупность средств и мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия труда специалиста на его рабочем месте.

Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на ПК, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание, т.е. предоставление специалистам необходимых данных из БД. Хотя эта функций в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя.

Экономическая информационная система содержит в своем составе автоматизированные рабочие места администраторов офисных систем и службы информационной безопасности, руководителей и специалистов, связанных между собой коммуникационным оборудованием для создания единой информационной среды.

9

Автоматизированное рабочее место руководителя позволяет: 1.получать отчеты требуемой формы по всей информации, находящейся в АБД; 2.обеспечить руководителю или его непосредственным помощникам

оперативность и скорость поиска нужной информации; 3.принимать управленческое решение и оперативно доводить его до всех специалистов организации;

4.обеспечить оперативную связь с другими источниками информации в из внешней среды и т.д.

Для АРМ руководителя также разработана система передачи отчетов по электронной почте. Отчеты, сформированные на АРМ сотрудников подразделений, автоматически, посредством специализированного программного обеспечения «Система электронного документооборота» (СЭД) передается на АРМ руководителя. Во время работы руководитель получает все отчеты не только в бумажном, но и в электронном виде.

Многие АРМ специалистов требуют создания информационных баз данных для решения оперативных функциональных задач. Однако БД по юридическим, физическим лицам, предпринимателям, имуществу и т.д. невозможно организовать на АРМ специалистов и требуют организации автоматизированного банка данных (АБД) для коллективного использования информационных ресурсов предприятия посредством коммуникационной системы.

В ЭИС предприятия жестко организованы процедуры обработки данных на конкретных АРМ, связанных в информационные потоки с одного рабочего места на другое посредством транспорта файлов.

Применение электронного офиса в экономической работе

Электронный офис (ЭО) – это система автоматизации офисной деятельности в организациях и учреждениях.

Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота. К офисным относятся следующие задачи:

1.делопроизводство;

2.создание отчетов;

3.поиск, ввод и обновление информации;

4.составление расписаний; 5.обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной

фирмы и между различными фирмами и т.д.

Для выполнения этих задач в условиях организации электронного

10