- •11. Комплектование архива, определение источников комплектования
- •12.Использование архивных документов направления и цели
- •13.Организация комплектования
- •14.Формы использования архивных документов
- •15. Экспертиза ценности документов
- •16. Регулирование доступа к документам Архивного фонда рф
- •17. Учет документов в архивах: организация учета
- •18.Документы, подлежащие засекречиванию и рассекречиванию
- •19.Составление учетных документов в архивах
- •20.Описание, индексирование, и систематизация карточек в архивах.
- •21. Поиск документов в архивных учреждениях
- •22.Обеспечение сохранности документов Архивного Фонда
- •23.Поиск документов в государственном архиве
- •24. Система нса к архивным документам
- •25.Анализ использования архивных документов
- •26.Описание документов Архивного Фонда
- •27.Описание документов и дел по личному происхождению
- •28.Этапы информатизации архивного дела, объекты и цели информатизации
- •29.Информационные технологии и организации их внедрения в архивах
- •30. Электронные документы и архивы
11. Комплектование архива, определение источников комплектования
Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.
Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:
для организаций:
функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
для граждан:
вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);
состав и содержание собранных гражданином архивных документов.
12.Использование архивных документов направления и цели
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;
1. Укрепление российской государственности;
2. Удовлетворение информационных потребностей общества;
3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов в России - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.