- •11. Комплектование архива, определение источников комплектования
- •12.Использование архивных документов направления и цели
- •13.Организация комплектования
- •14.Формы использования архивных документов
- •15. Экспертиза ценности документов
- •16. Регулирование доступа к документам Архивного фонда рф
- •17. Учет документов в архивах: организация учета
- •18.Документы, подлежащие засекречиванию и рассекречиванию
- •19.Составление учетных документов в архивах
- •20.Описание, индексирование, и систематизация карточек в архивах.
- •21. Поиск документов в архивных учреждениях
- •22.Обеспечение сохранности документов Архивного Фонда
- •23.Поиск документов в государственном архиве
- •24. Система нса к архивным документам
- •25.Анализ использования архивных документов
- •26.Описание документов Архивного Фонда
- •27.Описание документов и дел по личному происхождению
- •28.Этапы информатизации архивного дела, объекты и цели информатизации
- •29.Информационные технологии и организации их внедрения в архивах
- •30. Электронные документы и архивы
26.Описание документов Архивного Фонда
Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и списки видов и разновидностей документов, которые адекватно отражают функциональное назначение каждого документа, его бытование и юридическую силу. Поэтому при описании документов и дел периода феодализма не допустима механическая модернизация понятий и терминов, а также применение современных аналогий, отражающих существо рассматриваемых в документах вопросов. При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, название должностей и титулов. При описании комплексов документов, состоящих из одного итого же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно опустить при сохранении разновидности этого вида документов. При описании документов и дел предшествующих исторических эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ.
27.Описание документов и дел по личному происхождению
При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.
В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.
В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:
фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный шифр.
Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка. В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.
При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.
При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:
автограф или черновой автограф;
авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы);
фотокопия или ксерокопия;
вырезки из журналов, газет и др.
28.Этапы информатизации архивного дела, объекты и цели информатизации
В истории механизации и автоматизации архивного дела можно
выделить несколько этапов:
1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.;
2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;
3) период второй половины 1970-х гг. — первой половины
1980-х гг.;
4) период второй половины 1980-х — 1990-х гг.
Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся: комплектование архива и экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);
учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;
контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);
контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях —источниках комплектования (для государственного архива). Целями информатизации работы архива являются: избавление труда архивиста от рутинных операций; повышение точности и оперативности учета документов в архиве;
получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора.