24. Система нса к архивным документам

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Классификация архивной документации. Проблема классификации архивной документной информации — это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи- ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней:

1) удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;

2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;

4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;

5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

25.Анализ использования архивных документов

Для того чтобы первичную информацию можно было легко и

быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико - синтети-ческой обработке, т. е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов

описание. В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристики в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках. Информационными характеристиками каждого дела являются: название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; название структурной части (функции, отрасли);индекс дела по номенклатуре; заголовок дела; аннотация; крайние даты документов дела; количество листов; архивный шифр. опрос о ценности информации источников, конечно, сложно решить однозначно. Один из подходов к решению был разработан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фондов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зависимости от места учреждения - фондообразователя в системе государственного управления:

1-я категория — высшие и центральные органы власти, управления, суды и др.;

2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные,

губернские и др.);

3-я категория - местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).