Классификация бланков документов
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:
расположению реквизитов;
по автору документа;
виду документа
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:1
угловой;
продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:2
бланк организации;
бланк структурного подразделения;
бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:3
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Рис. 1. Классификация бланков документов
Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рисунок 2), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов (рисунок 3).
Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.
Рис. 2. Бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов
Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.
Рис. 3. Бланк акта с угловым расположением реквизитов
При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:
какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);
кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;
как будут располагаться реквизиты на бланке.
_____ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.4. 2 Там же. – Пункт 4.6. 3 Там же. – Пункт 4.6.
Формат бланка документа
Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).
Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".
_____ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.1.
Общий бланк
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.1
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 - наименование организации; 14 - место составления или издания документа.2
Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа".
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.3
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах) 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 14 - место составления или издания документа
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах) 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 14 - место составления или издания документа
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.4