2 семестр / vba_2002

В настоящей книге приложение электронных таблиц определяется следующим образом.

Приложение электронных таблиц — это один файл или группа связанных файлов электронных таблиц, разработанных таких образом, чтобы пользователь, не являющийся их разработчиком, без особой подготовки выполнил необходимые действия. Согласно этому определению, большинство разработанных вами электронных таблиц, вероятно, такими приложениями не являются. На жестком диске у вас могут сохраняться десятки или сотни файлов электронных таблиц, но наверняка большинство из них не предназначены для других пользователей.

Ниже приведены характеристики эффективного приложения электронных таблиц.

•Конечный пользователь получает возможность выполнить задание, которое, вероятно, не смог выполнить по-другому.

•Предоставляет эффективное решение проблемы (среда электронных таблиц не всегда является оптимальной структурой управления данных).

•Выполняет только ожидаемые действия. Такое требование, возможно, покажется очевидным, но очень часто именно по этой причине приложения нельзя назвать хорошими.

•Выдает точные результаты и не имеет программных ошибок.

•Для выполнения своей работы использует четкие и эффективные методы и алгоритмы,

•Выявляет ошибки, вызванные своим присутствием в системе, не дожидаясь вмешательства пользователя. Обратите внимание, что такие ошибки и программные ошибки — это не одно и то же. Попытка деления на ноль является ошибкой, которая связана с работой приложения. А то, что такая попытка аорреия не пресечена, является уже программной ошибкой.

•Не позволяет пользователю случайно (или умышленно) удалять или видоизменять важные компоненты.

•Имеет простой и понятный графический интерфейс, поэтому пользователь всегда знает, что же следует делать дальше.

•Формулы, макросы и элементы пользовательского интерфейса хорошо документированы, что предоставляет возможность изменять их в случае необходимости.

•Разработано с учетом того, чтобы его можно было просто модифицировать, не прибегая к крупномасштабным изменениям (ведь пользователю рано или поздно потребуется внести изменения).

•Располагает легкодоступной справочной системой, которая предоставляет полезную информацию по основным процедурам.

•Должно быть переносимым и работать в любой компьютерной системе, в которой установлены все необходимые программы (в данном случае — требуемая версия Excel).

Не следует удивляться тому, что приложения электронных таблиц можно создавать для различного применения (и в шаблонах, заполняемых данными, н в довольно сложных приложениях с пользовательскими меню и диалоговыми окнами, причем сами приложения могут даже и не выглядеть как электронные таблицы).

Разработчики конечный пользователь

Мы часто употребляем термины разработчик и конечный пользователь. Если вы прочли до этого раздела, то, вероятно, что вы или уже разработчик приложений электронных таблиц, или вполне можете им стать.

Честь //. Разработка приложений Excel

Итак, определимся с терминологией, Разработчик— это человек, который создает приложение электронных таблиц. В совместных проектах число разработчиков больше одного (команда разработчиков). Конечный пользователь (его для краткости будем называть просто пользователем) — это человек, применяющий результаты деятельности разработчика по программированию электронных таблиц. Во многих случаях конечных пользователей бывает достаточно много, а разработчиком часто является один из пользователей.

Кто такие разработчики?

Втечение 15-ти лет я занимаюсь продажей методологии разработки. Поэтому имеют дело

стеми, кто называет себя разработчиками электронных таблиц. Среди них различаем две основные группы.

•Внутренние специалисты, которые тесно сотрудничают с пользователями и основательно знают их потребности. Во многих случаях эти разработчики также являются пользователями своего приложения. Часто бывает так, что они разрабатывают приложение, чтобы решить только одну конкретную проблему.

•Специалисты со стороны, которые приглашены с целью решить проблему. В большинстве случаев такие разработчики знакомы с вопросом лишь в общих чертах, однако хорошо знают специфику приложения, которое разрабатывают. Разработчики могут быть сотрудниками той же самой компании, которой требуется приложение, но только другого подразделения.

У некоторых специалистов на разработку приложения уходит все рабочее время. Они могут быть как внутренними специалистами, так и специалистами со стороны. Достаточно много консультантов (со стороны) неплохо зарабатывают, работая "свободными художниками" по созданию приложений электронных таблиц.

Другие же разработчики электронных таблиц не посвящают этому делу все свое рабочее время и даже не осознают, что они разрабатывают соответствующие приложения. Такими разработчиками часто выступают работающие в офисах компьютерные "знатоки", которые, кажется, все знают о компьютерах и программах. Часто эти люди создают приложения электронных таблиц как раз для того, чтобы облегчить себе жизнь. Ведь время, которое они тратят, чтобы разработать для других сотрудников хорошее приложение, часто экономит часы, которые пришлось бы потратить на обучение специалистов. Кроме того, время разработки такого приложения значительно меньше времени, которое требуется, чтобы отвечать на вопросы сотрудников.

Разработчики электронных таблиц обычно принимают участие в следующих операциях, самостоятельно выполняя большинство из них или даже все.

•Определение потребностей пользователя.

•Планирование приложения, которое соответствует этим потребностям.

•Определение наиболее подходящего интерфейса пользователя.

•Создание электронной таблицы, формул, макросов и пользовательского интерфейса.

•Тестирование приложения в разных условиях.

•Изменение приложения с целью повысить его надежность и отказоустойчивость (часто по результатам тестирования).

•Обеспечение эстетической привлекательности и наглядности приложения.

•Документирование усилий, потраченных на разработку.

•Размещение приложения в компьютере пользователя.

•Обновление приложения в случае необходимости.

100	Глава 5. Приложения электронных таблиц

Дополнительная Более подробно об этих операциях рассказано в главе 6.

Разработчики должны быть хорошо знакомы со средой, в которой они работают (в данном случае это среда программы Excel). Конечно, по выдвигаемым Microsoft стандартам использовать эту программу легко, но определение легкости отличается для каждого конкретного пользователя. Для разработки с помощью Excel нетривиальных приложений электронных таблиц требуется глубокое знание формул, функций, макросов, пользовательских диалоговых окон, пользовательских панелей инструментов, а также надстроек и команд меню. Большинство пользователей, как правило, не соответствуют выдвигаемым требованиям и не имеют намерения изучать эти подробности. Итак, перейдем к следующей теме — классификации пользователей электронных таблиц.

Классификация пользователей электронных таблиц

Пользователи, работающие с электронными таблицами (как разработчики, так и конечные пользователи) различаются по двум критериям: степени или опытности использования электронных таблиц и интересу к изучению самых таблиц.

Каждый из этих критериев имеет три уровня. Комбинируя уровни обоих параметров, получаем девять вариантов, которые представлены в табл. 5.1. Однако рассматривать мы будем только семь из них. Дело в том, что минимальный интерес к электронным таблицам обычно проявляют те пользователи, которые имеют умеренный и очень высокий опыт работы с ними (интерес как раз и стимулировал таких пользователей к приобретению опыта). Что же капается пользователей, которые обладают большим опытом работы с электронными таблицами и низким уровнем интереса, то из них обычно получаются не очень хорошие разработчики.

'Таблица 5.1. Классификация пользователей электронных таблиц по опытности

и интересу

Уровень опыта	Интерес отсутствует	Умеренный интерес	Очень большой интерес
Малый опыт	Пользователь	Пользователь	Пользователь/Потенциальный раз-
			работчик
Умеренный опыт	-	Пользователь	Разработчик
Очень большой опыт	-	Пользователь	Разработчик

Очевидно, что у разработчиков электронных таблиц должен быть как немалый опыт работы с этими таблицами, так и высокий к ним интерес. Те, у кого небольшой опыт работы, но имеется интерес, являются потенциальными разработчиками. Все, что им необходимо — это приобретение опыта. И если вы читаете эту книгу, то, вероятно, имеет отношение к одной из категорий ячеек последнего столбца этой таблицы.

Аудитория приложений электронных таблиц

Оставшиеся ячейки последней таблицы соответствуют тем конечным пользователям электронных таблиц, которых вы считаете потребителями приложений электронных таблиц. Когда вы разрабатываете такое приложение, предназначенное для других людей, то вам необходимо знать, какие из этих групп пользователей действительно будут его применять.

Значительная часть пользователей не имеют опыта и интереса. Это люди, которым электронная таблица необходима для работы. Она рассматривается просто как средство для достижения

Часть //. Разработка приложений Excel

101

конечной цели. Обычно таким пользователям мало известно о компьютерах и программах, и, как правило, им неинтересно изучать больше того, что требуется для выполнения их работы. Возможно, компьютеры их немного пугают. Очень часто им даже не известна версия того процессора электронных таблиц, которую они используют, кроме того, они не знают всех возможностей программы. Очевидно, что приложения, разработанные для этой группы, должны быть дружественны к пользователям. Это означает — простые, не внушающие страх, легкие

виспользовании и по возможности отказоустойчивые.

Сточки зрения разработчика, более интересной группой являются те пользователи, которые обладают умеренным опытом работы с электронными таблицами и которые заинтересованы в том, чтобы знать больше. Эти пользователи имеют понятие о формулах, пользуются функциями надстроек и обычно знают о возможностях программного продукта. Они, как правило, ценят тот труд, который вы вложили в приложение, и на них часто производят впечатление приложенные вами усилия. Более того, эти пользователи часто предлагают прекрасные идеи, которые помогают улучшить ваш продукт. Приложения, разработанные для этой группы, также должны быть дружественны к пользователям (легкие в использовании и отказоустойчивые), но это еще не все. Они, кроме того, могут быть более сложными и уникальными, чем приложения, предназначенные для аудитории, состоящей из менее опытных и заинтересованных пользователей.

Причины использования электронных таблиц

Если вас спросят, зачем существуют электронные таблицы, то вы, вероятно, задумаетесь, прежде чем дадите ответ. Такой вопрос задают редко, но ответ на него, надеемся, изменит ваш взгляд на разработку приложений — все зависит от конечного пользователя.

Несколько лет назад я неофициально провел в одной из компаний анкетирование пользователей электронных таблиц. Большинство опрошенных сотрудников предпочитали Excel, но было среди них и немного преданных сторонников Lotus 1-2-3 для DOS. Анкета состояла из единственного вопроса (Почему вы пользуетесь процессором электронных таблиц?) с разными вариантами ответа. Рядом с нужным вариантом требовалось поставить галочку. Респонденты могли выбрать столько вариантов ответа, сколько желали. После того, как были собраны заполненные анкеты, каждый пользователь на основе личных наблюдений был занесен в одну из двух категорий: неопытных или умеренно ИЛИ очень опытных пользователей. Результаты представлены в табл. 5.2.

Таблица 5.2. Почему вы пользуетесь программой электронных таблиц?

Причина	Неопытные	Умеренно или очень
	пользователи опытные пользователи
Уменьшает количество той работы, которую приходится вы-	12%	100%
полнять
Экономит время	20%	9 1 %
Работа выглядит лучше	76%	82%
Помогает предотвратить ошибки в расчетах	76%	82%
Справляется с большим количеством разных задач	12%	82%
Она просто забавная	12%	73%
Является самым подходящим инструментом для конкретной	8%	73%
задачи
Создает хорошие диаграммы	12%	64%

102 Глава 5. Приложения электронных таблиц

		Окончаниетабл.5.2
Причина		Неопытные	Умеренно или очень
	пользователи	опытные пользователи
Умею ею пользоваться		68%	55%
Это единственный известный мне метод решения конкретной	72%	36%
задачи
Она полностью подготовлена для меня	28%	27%
Сделать красивые столбцы легче с помощью программы элек-	60%	18%
тронных таблиц, чем с помощью текстового процессора
Она уже была на моей рабочей станции, когда я сюда пришел	36%	18%
Мне нравятся макросы		0%	9%
Ее используют все остальные		32%	0%

Конечно, в результате анкетирования выявлены не все мнения пользователей электронных таблиц, да и, похоже, на то, что, проводя анкетирование в настоящее время, были бы получены совершенно другие результаты. В следующих разделах предлагается интерпретация представленных выше данных.

Неопытные пользователи

Из неопытных пользователей более трех четвертей респондентов заявили, что используют программу электронных таблиц потому, что с ее помощью работа выполняется лучше и программа помогает предотвратить ошибки в расчетах. Другими явными причинами этих пользователей стали следующие: это единственный известный способ выполнить конкретную задачу; умение использовать эту программу; улучшение внешнего вида представленных данных с помощью процессора электронных таблиц.

Только 12% заявили, что программа электронных таблиц уменьшает количество работы, которую им приходится выполнять, или эта программа справляется с большим количеством, разных задач. Такой низкий процент пользователей, понимающих истинное предназначение программы, подтверждает мысль о том, что многие неопытные пользователи просто не понимают возможностей процессоров электронных таблиц. Поэтому, вероятно, нет необходимости в объяснении им сложных функций программы.

Пользователи этой группы часто применяют процессор электронных таблиц только потому, что программа уже установлена в их компьютерах. Во многих случаях эти пользователи не выбирали ее самостоятельно. Она просто оказалась установленной на их рабочих станциях, или тот, кто работал до них, использовал процессор электронных таблиц, и программа оказалась частью унаследованных ими обязанностей. Когда приходит время создавать отчет по продажам за месяц, эти пользователи запускают процессор электронных таблиц и повторяют точно те же процедуры, что и последние 12 месяцев.

Опыт работы с этими пользователями говорит, что большинство из них учится лишь для того, чтобы выполнять базовые операции, или обычно игнорируется примерно 90% возможностей программного продукта. Результаты анкетирования подтверждают данное умозаключение. Многие пользователи не обращались к функциям программы по управлению диаграммами, и никто из них не задумался, что в программе реализована поддержка макросов, Только 8% пользователей ответили, что используют программу электронных таблиц, потому что она является самым подходящим инструментом. В качестве ремарки заметим, что пользователи этой группы часто работают с программами неподходящим образом. Например, суммируют информацию из массивных баз данных, импортируя для этого громадные файлы в про-

Часть U. Разработка приложений Excel

103

цессор электронных таблиц. Или пишут письма и создают накладные с помощью Lotus I-2-3. Некоторые вводят таблицы с числами в текстовый процессор и затем на ручном калькуляторе подсчитывают суммы. Можете себе представить.

Умеренно опытные и очень опытные пользователи

Более опытные респонденты явно лучше оценивают возможную пользу от процессора электронных таблиц. Обычно они отмечают более веские причины использования Excel. Наиболее частыми причинами, приводимыми опытными пользователями, были те, которые не отмечены их неопытными коллегами. Это, например, уменьшение рабочей нагрузки, экономия времени, самый подходящий инструмент для конкретной задачи и т.д. Интересно, что эти пользователи также часто указывали две главные причины, по которым неопытные пользователи использовали процессор электронных таблиц: работа выполняется эффективнее и меньше ошибок при расчетах.

Выводы

Данное неофициальное анкетирование, возможно, несколько прояснило ситуацию. Итак, пользователи работают с процессорами электронных таблиц потому, что:

•полученные результаты хорошо выглядят;

•результаты становятся более точными;

•экономится время, необходимость в ручном труде отпадает.

Вы как разработчик должны рассматривать эти выводы с точки зрения целей, поставленных перед разработкой приложения. Ваше приложение будет успешным, если оно поможет пользователю комфортно себя чувствовать за компьютером, создавать привлекательные документы, получать более точные результаты, в также экономить время и трудовые затраты.

Решение проблем с помощью процессора электронных таблиц

Выше речь шла о таком базовом понятии, как приложение электронных таблиц, вы узнали о некоторых типах конечных пользователей и разработчиков приложений, выяснили, почему люди вообще используют процессоры электронных таблиц. Теперь настало время показать, какие задачи решаются с помощью приложений электронных таблиц.

Вы, возможно, уже имеете достаточно хорошее представление о тех задачах, для решения которых он применяется. Традиционно такие программы использовались в тех приложениях, которые по своей природе являются в значительной степени интерактивными. Хороший пример таких приложений — бюджет корпорации. После подготовки соответствующей модели (т.е. создания расчетных формул) управление бюджетом сводится к введению конечных значений и изучению итогов, полученных в результате автоматических вычислений. Часто разработчикам приложения расчета бюджета достаточно распределить фиксированные ресурсы по разным видам деятельности и представить результаты в достаточно привлекательном (или, как минимум, удобочитаемом) виде. Конечно же, процессор электронных таблиц является для этого идеальным средством.

Впрочем, проблемы, аналогичные описанной, составляют лишь небольшой процент того,
для чего разрабатываются электронные таблицы. Зачастую пользователи процессоров элек-
тронных таблиц (особенно в последние годы) применяют эти программы для решения не тех
задач, для которых предназначались изначально.
Приведем несколько примеров нетрадиционного применения процессора электронных
таблиц Excel.
104	Глава 5. Приложения электронных таблиц

•В качестве средства проведения презентаций. Например, используя исключительно Excel, вы можете с минимальными усилиями создать привлекательное интерактивное слайд-шоу, выводимое на экран монитора.

•Как инструмент ввода данных. Программа электронных таблиц часто является самым эффективным средством решения таких задач, как повторный ввод данных. Введенные данные могут экспортироваться в самые разные форматы, применяемые другими программами.

•В качестве генератора бланков. Многим пользователям для создания привлекательных печатных бланков проще обратиться к инструментам форматирования Excel, а не изучать настольную издательскую систему, например, PageMaker.

•Как текстовый процессор- Функции управления текстом, которые присутствуют во всех процессорах электронных таблиц, предоставляют возможность манипулировать текстом так, как это невозможно даже в текстовом процессоре.

•В качестве платформы простых игр. Конечно, разработчики программы Excel о таком ее применении и не думали. Однако загрузил из Internet (а также написал собственноручно) интересные стратегические игры, в которых применяются инструменты Excel и других процессоров электронных таблиц.

Вы, вероятно, можете пополнить этот список, вспомнив еще многие другие примеры. Ирония в том, что универсальность процессоров электронных таблиц является палкой о двух

концах. С одной стороны, появляется искушение применить такую программу для решения любой возникшей проблемы. А с другой — вы часто выбиваетесь из сил, пытаясь с помощью электронных таблиц справиться с проблемой, для которой требуется найти другое решение.

Основные типы электронных таблиц

В этом разделе приведена классификация, разработанная для электронных таблиц и включающая нескольких основных типов. Она проиллюстрирует, каким образом электронные таблицы вписываются в общую картину управления данными с помощью компьютера. Конечно, данная классификация является довольно произвольной. Она создана исключительно на основе личного опыта. Более того, ее категории часто пересекаются, однако, к ним относится большинство электронных таблиц.

Предложим такие названия категориям (типам) электронных таблиц:

•электронные таблицы "на скорую руку";

•электронные таблицы "не для посторонних глаз";

•однопользовательские приложения;

•приложения-"спагетти";

•приложения-утилиты;

•надстройки с функциями рабочих листов;

•одноблоковые бюджеты;

•модели "что-если";

•приложения для хранения и доступа к данным;

•клиентские приложения доступа к базам данных;

•приложения "под ключ".

Окаждой из этих категорий рассказывается в следующих разделах.

ЧастьII.РазработкаприложенийExcel

1Q5

Электронные таблицы "на скорую руку"

Вероятно, это самый распространенный тип электронных таблиц. Большинство электронных таблиц из этой категории являются небольшими. Они разрабатываются для того, чтобы быстро решить проблему или получить ответ на вопрос. Рассмотрим пример. Вы собираетесь купить новую машину, поэтому необходимо для разных сумм кредита вычислить размер ежемесячной выплаты. Или вы решили создать диаграмму, которая покажет объем продаж вашей компании по месяцам. Введите 12 значений, затем скопируйте диаграмму и вставьте

вдокумент, создаваемый в текстовом процессоре.

Вобоих случаях на разработку модели вы, похоже, тратите несколько минут, и, конечно же, у вас нет времени документировать свои действия. Скорее всего, вы и не думаете создавать какие-либо макросы или пользовательские диалоговые окна. Наверняка вы даже не считаете нужным сохранять эти простые электронные таблицы на диске. Поэтому электронные таблицы этой категории не являются приложениями.

Электронные таблицы "не для посторонних глаз"

Как следует из названия, электронные таблицы, которые попадают в эту категорию, не увидит и не будет использовать никто, кроме вас — их разработчика. В качестве примера можно привести файл с информацией, которая относится к оплате налогов, начисляемых на основе ваших доходов. Вы открываете свой файл, когда к вам по почте приходит чек, или вы "влезаете" в расходы, которые можно рассматривать как производственные, или же покупаете у торговцев на улице ворованную автомагнитолу и т.д. Другим примером является электронная таблица, в которой вы ведете учет времени, потраченного вашими сотрудниками (отсутствие на работе по болезни, отпуск и т.д.) попусту или попросту прогулянного.

Электронные таблицы данной категории отличаются, например, от созданных "на скорую руку", которые не являются одноразовыми, поэтому их и сохраняют в файлах. Однако на них не стоит тратить много времени — примените простое форматирование (лишь в случае необходимости). В электронных таблицах этого типа также отсутствуют инструменты обнаружения ошибок: вы знаете, каким образом формулы создавались, поэтому вам хорошо известно, как избежать ввода данных, приводящих к ошибочным результатам. При появлении ошибки вы сразу будете знать, чем она вызвана.

Сложность электронных таблиц этой категории со временем возрастает, однако они не являются приложениями. Предположим, у вас есть рабочая книга Excel, в которой вы ведете учет своих доходов по источникам их поступления. Эта книга на время создания была довольно простой, но вы регулярно пополняете ее новыми элементами: сводными формулами, улучшенным форматированием и даже диаграммой доходов по месяцам. Самым последним таким изменением в диаграмме стала линия прогнозирования, предназначенная для того, чтобы планировать доходы, основываясь на трендах за прошедшие периоды. Вероятно, вы будете и в дальнейшем улучшать этот файл, и тогда он сможет перейти в категорию однопользовательских приложений.

Однопользовательские приложения

Приложения электронных таблиц, используемые только их разработчиком, однако по своей сложности вышедшее далеко за пределы электронных таблиц "не для посторонних глаз". Например, я разработал рабочую книгу, чтобы вести в ней учет зарегистрированных пользователей условно-бесплатных приложений. Книга начинается простой базой данных, расположенной на одном рабочем листе (она предназначается только для просмотра разработчиком).

106	Глава 5. Приложения электронных таблиц

Однако вскоре эта рабочая книга также понадобилась для создания накладных и почтовых этикеток. Потратив однажды около часа на создание макросов, разработчик понял, что превратил эту рабочую книгу из приложения "не для посторонних глаз" в настоящее однопользовательское приложение.

Несмотря на то, что никто другой никогда не воспользуется этой электронной таблицей, она все равно стала симпатичным маленьким приложением, которым довольно легко пользоваться. Что же касается разработки, то время, которое было потрачено на доведение этой электронной таблицы до уровня однопользовательского приложения, не прошло даром, так как в результате сэкономлено несколько часов работы. Теперь в этом приложении имеются кнопки для запуска макросов, поэтому требуется намного меньше усилий, чтобы справиться с учетом всех клиентов и работать с почтовыми программами.

Создавая для себя однопользовательские приложения, вы имеете прекрасную возможность попрактиковаться с инструментами, которыми пользуются разработчики Excelприложений. Например, вы можете научиться создавать пользовательские диалоговые окна, видоизменять меню, создавать пользовательскую панель инструментов, писать VBA-макросы и т.д. Работа над содержательным проектом (даже если он содержательный только для вас) — это эффективный способ изучать сложные возможности Excel (как, впрочем, и любой другой программы).

Приложения-"спагетти*

Среди электронных таблиц все еще распространены приложения-"спагетти". Само понятие возникло по причине того, что в отдельных частях приложения разобраться бывает довольно трудно; эти части во многом так же спутаны между собой, как спагетти на тарелке. Большинство этих электронных таблиц разрабатывались как специализированные однопользовательские приложения. Но со временем они перешли во владение других пользователей, которые внесли свои изменения. По мере того, как требования менялись, а сотрудники приходили и уходили, одни части появлялись, а другие игнорировались. Спустя некоторое время, первоначальное назначение рабочей книги забылось. В результате получился файл, используемый довольно часто, однако никто по-настоящему не знает, как же этот файл в точности работает.

Каждый, кто имеет дело с приложениями-"спагетги", знает, что их необходимо полностью переделать. Но так как никто не знает, как это сделать, со временем дела обычно становятся: вес хуже и хуже. Консультанты по процессорам электронных таблиц зарабатывают немалые деньги, занимаясь распутыванием таких приложений. Как правило, в процессе улучшения приложений- "спагетги" наиболее эффективным является следующее решение — заново определить, что же требуется пользователям, и с самого начала создать новое приложение.

Приложения-утилиты

Никто никогда еще не был полностью доволен используемым процессором электронных таблиц. И какой бы программа Excel ни была хорошей, в ней все равно находят много недостатков. Поэтому перейдем к следующей категории электронных таблиц — приложениямутилитам. Утилиты — это специальные инструменты, которые предназначены для выпоинения единственной повторяющейся задачи. Например, если вы часто занимаетесь импортом текста в Excel, то вам, возможно, требуются дополнительные команды для обработки текста, в частности, для преобразования (без использования формул) выделенного текста в верхний регистр. В данном случае необходимо разработать утилиту для обработки текста, которая будет выполнять именно то, что вам необходимо.

Часть И. Разработка приложений Excel

107

Power Utility Рак (Пакет мощных утилит) — это коллекция приложений-утилит для программы Excel. Они разработаны для того, чтобы расширить возможности программы. Эти утилиты работают, как обычные команды Excel. На Webузле издательства вы найдете условно-бесплатную версию этого пакета. Если вам интересно, то на узле также имеется их исходный VBA-код.

По своей природе приложения-утилиты являются достаточно универсальными. Что касается макросов, то многие из них предназначены для того, чтобы выполнять конкретную операцию с данными конкретного типа, расположенными в рабочей книге опять же конкретного тиса. Хорошее приложение-утилита работает подобно тому, как и обычная команда Excel. Другими словами, утилите необходимо распознать контекст, в котором должна выполняться команда, и выполнить соответствующее действие. Чтобы утилита могла обработать любую возникшую ситуацию, обычно используется громоздкий код, предназначенный для обработки ошибок.

В приложениях-утилитах всегда используются макросы, а также могут применяться пользовательские диалоговые окна. К счастью, создавать такие утилиты с помощью Excel довольно легко: их следует преобразовать в надстройки и присоединить к пользовательскому интерфейсу Excel, чтобы они выглядели, как часть программы.

Тема создания утилит является настолько важной, что ей посвящена целая глава. 6 главе 16 рассказывается, как создавать на VBA пользовательские утилиты Excel.

Надстройки сфункциями рабочихстраниц

Как вы знаете, Excel располагает огромным количеством функций рабочих страниц, которые можно использовать в формулах. Но случается, что вам необходима определенная функция, а ее поиски дают отрицательный результат. В таком случае создайте свою собственную функцию, используя для этого VBA. Благодаря пользовательским функциям рабочих листов формулы часто становятся проще, а поддерживать электронные таблицы — легче.

В главе 10 изложена полная информация о создании пользовательских функций рабочих листов, а также приведены соответствующие примеры.

Одноблоковые бюджеты

Под одноблоковым бюджетом подразумеваем рабочий лист (не обязательно модель бюджета), который состоит из одного блока ячеек. Верхняя его строка может быть составлена из имен, относящихся к промежуткам времени (месяцам, кварталам или годам), а левый столбец обычно состоит из категорий определенного типа. Как правило, нижняя строка и правый столбец составлены из формул суммироиания значений. В блоке ячеек могут использоваться формулы подсчета промежуточных итогов.

Данный тип электронных таблиц очень распространен. С учетом как раз этой модели была разработана VisiCalc (самый первый процессор электронных таблиц). В большинстве случаев простые модели одноблоковых бюджетов не являются удачными кандидатами в приложения, так как они слишком просты. Впрочем, среди них существуют исключения. Например, вы могли бы подумать над превращением такой электронной таблицы в приложение, если моделью одноблокового бюджета является громоздкая трехмерная электронная таблица, в которую необходимо включить сводные данные из других файлов или которой должны пользоваться руководители отделов, возможно, не разбирающиеся в электронных таблицах?

108	Глава 5. Приложении электронных таблиц