Особенности оформления наиболее распространенных видов документов

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов: письмо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, доверенность, постановление, решение, распоряжение, приказ, указание и др. При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления.

Протокол — управленческий документ, фиксирующий ход об­суждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных, органов: коллегий ми­нистерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего со­брания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (учре­дителей).

Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содер­жание выступлений конспектируется, стенографируется или запи­сывается на диктофон. Протокол, как и другие внутренние доку­менты, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть пол­ными и краткими по степени отражения хода за­седания.

Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид докумен­та, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утвер­ждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, со­став присутствующих, в том числе и для подтверждения правомоч­ности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствую­щих, например, на учредительных протоколах.

Структура протокола состоит из трех частей: первая — заголовочная (вводная), содержит информацию о пред­седателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестку дня; вторая — основная, фиксирует ход заседания; третья — оформляющая, подписи участников.

Основная часть текста полного протокола строится по разде­лам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раз­дела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Акт - документ, составленный коллегиаль­но комиссией, постоянно действующей или специально создавае­мой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами - для подтверж­дения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безо­пасности); испытаний (образцов, систем, технологий); инвентари­зации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации; коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

Во вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается со­став комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходи­мости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представ­ленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписа­ния председателем и всеми членами. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафа­ретные формы, например, унифицированные формы актов о ликви­дации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать: наименование автора (организации, структурного подразделения, должностного лица), название документа, адресат, дату написания, заголовок к тексту, текст, подпись автора. Вопрос о необходимости регистрации ре­шается автором документа.

Во вводной части текста излагаются факты или события, послу­жившие поводом для ее написания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях. По результатам ее рассмотрения на документе проставляется резолюция.

Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на об­щем бланке. Во втором случае объяснительная записка может так­же оформляться рукописным способом.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, со­держащий просьбу работника. Личное заявление работника о при­еме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке.

В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руково­дителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных докумен­тов, справки).

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от лица доверителя перед тре­тьими лицами, а также для совершения действий доверенного лица от имени доверителя. При этом как доверитель, так и доверенное лицо могут быть лица юридические и физические.

Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных вопросов, то она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Личная доверенность выдается от лица доверителя на получе­ние зарплаты, пособий, стипендий и других выплат; корреспонденции, архивных справок, трудовых книжек и др. В этом случае под­пись доверителя заверяется подписью должностного лица по месту работы или учебы.

Некоторые виды доверенностей требуют нотариального удосто­верения. Доверенности выдаются либо для совершения однократно­го действия, либо на определенный срок. Если срок действия дове­ренности не указан, то она считается действительной в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

Доверенность может быть рукописной или оформлена на блан­ке. Существуют трафаретные формы доверенностей (например, на получение материальных ценностей).

Служебные письма могут быть: инструктивными, гарантийными, рекламными, рекламаци­онными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами на запросы и т. д.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визи­руются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и др. — на экземпляре, ос­тающемся в организации.

Текст письма излагается от первого или третьего лица единствен­ного или множественного числа и, как правило, состоит из двух час­тей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, пере­даваемый по телефону и записываемый получателем. Телефоно­граммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, сове­щаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланиро­ванных действиях.

Специфическими реквизитами телефонограммы являются:

- дата и время передачи (приема);

- указание должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму;

- номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать наименование своей организации и телефон, вид документа, после передачи текста записать должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

При приеме необходимо записать наименование организации и номер телефона, текст, должность и фамилию лица, ее подписавшего и передавшего, дату и время приема, повторить звонящему весь записанный текст, представиться полностью самому.

Приказ - правовой акт, издаваемый единоличными руководителями органов власти или управления, организаций или их подразделе­ний. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения задач, стоящих перед данным органом.

Приказ издается по вопросам: создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов; регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; вопросам, касающимся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации, а также по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т. п.

В деятельности организации различают: «кадровые» приказы, указания, распоряжения по личному составу, по организационным вопросам и по основной деятельности, по организационно-методическим вопросам.

Библиографический список

1. Квалификационные характеристики и разряды оплаты должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке. - М.: Транспорт, 1997.- 284с.

2. Громов Н.Н., Персианов В.А. Управление на транспорте: Учеб. для вузов. – М.: Транспорт, 1990. -336 с.

3. Глухов В.В. Основы менеджмента (учебно-справочное пособие). – Санкт-Петербург.: Специальная литература, 1995 г. – 328 с.

4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА. – М, 2002. -256с.

5. П.В. Сотов, А.Н.Тихомиров. Делопроизводство. – М.: «Проспект», 2000.- 80с.

21