Глава 1. Анализ направлений деятельности организации
1.1. Анализ системы планирования деятельности
Планирование в организации - это одна из функций управления, которая представляет собой процесс выбора целей организации и путей их достижения. Планирование присуще всем предприятиям независимо от их форм собственности. Механизм планирования включает: принципы, определение приоритетных целей, обеспечение взаимосвязи между показателями, учет факторов и конъюнктуры развития рынка, контроль за реализацией планов. Процесс планирования базируется на знании и использовании объективных экономических законов, законов товарного производства (закон стоимости), законов рыночной экономики.
Процесс планирования в организации начинается с ясного понимания того, что необходимо делать для ее эффективного развития и функционирования. Успех любого плана зависит от:
- качества целеполагания в основных ключевых вопросах развития организации на основе обзора прошедшего, настоящего и будущего ее развития и успешности ее реагирования на изменения в окружающей среде;
- качества проведенного предварительного анализа деятельности самой организации и ее ценовой политики, рынка, конкурентов, товародвижения и проч.;
- правильной оценки конкурентоспособности организации;
- выбора и реализации стратегии развития, которая повысит конкурентоспособность организации.
Планирование деятельности организации предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждого отдела и всей организации в целом.
По сути, и содержанию функция планирования должна отвечать на следующие три вопроса :
1. В каком состоянии организация находится в настоящее время?
2. В каком направлении хочет двигаться организация?
3. Каким образом организация собирается сделать это?
Основная цель планирования - интеграция всех членов организации для решения комплекса задач и выполнения работ, обеспечивающих эффективное достижение конечных результатов.
Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития всей организации и каждого ее подразделения в отдельности на установленный период времени, определении финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.2
Таким образом, назначение планирования состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития всей организации в целом.
Система планирования работы Администрации Пыталовского района позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства администрации и структурных подразделений. Порядок их разработки определяется регламентом работы. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно.
План работы Пыталовской администрации включает:
- вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;
- вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;
- вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;
- вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;
- организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.
При заполнении аналитической таблицы сотрудниками Пыталовской администрации анализировалась вся практика их деятельности по работе с населением.
Особенностью данной методикой явилось то, что специалисты администрации муниципального образования должны были самостоятельно выявить и описать проблемы, существующие при работе с населением. На основании заполненных таблиц каждое структурное подразделение администрации готовило заключение.
1. В практике работы администрации превалируют однотипные формы работы с населением. Почти половина всех трудозатрат уходит на консультирование и работу по обращениям граждан (см. рис. 1).
Рис. 1. Виды деятельности по объему часов, затраченных на их осуществление (в %) в Пыталовском районе
2. Практика организации информирования населения не отвечает требованиям законодательства и требует пересмотра.
3. Требуется организация процесса повышения квалификации сотрудников администрации по управлению рабочим временем, определению результативности своей деятельности, работе с целевыми группами и прочее.
Проведение самоанализа деятельности администрации муниципалитета по-зволяет определить проблемные вопросы, существующие в практике работы, сконцентрироваться на их решении, что в свою очередь способствует повышению эффективности деятельности органа местного самоуправления.
Преимуществами самоанализа являются:
а) проведение анализа самими сотрудниками администраций, что позволяет им увидеть свои проблемы и повышает их мотивацию на переосмысление своей деятельности;
б) работа проходит в «щадящем» режиме, с учетом имеющегося опыта у специалистов органов местного самоуправления;
в) позволяет включить максимально большое число участников в процесс анализа деятельности;
г) минимизируются трудовые, временные и финансовые затраты на проведение исследования.
Проведенный анализ зафиксировал следующие основные проблемы:
1. отсутствие ориентации на конечного потребителя, т.е. на удовлетворение потребностей населения. Основные виды деятельности администрации связаны с функционированием собственных структур, других органов местного самоуправления и органов государственной власти (см.рис.2)
Рис. 2. Характеристика адресата деятельности в работе администрации Пыталовского района
2.В практике работы управленческая деятельность присутствует только фрагментарно, т.к. основные усилия и ресурсы направляются на обеспечение деятельности самой администрации и других органов власти.
Деятельность сотрудников администрации соотносится с фактическим использованием ресурсов муниципального образования: финансовых (доля расходов в бюджете), имущественных, организационных и правовых.
Еще один аспект исследования – это анализ участия населения в осуществлении местного самоуправления. Выявляются те направления работы, в которых такое участие имеется в практике, а также те направления, к которым можно также привлекать участие населения.
Проведенный анализ позволил выявить следующие основные проблемы:
1.отсутствие нормативных правовых актов, определяющих систему решения вопросов местного значения и устанавливающих расходные обязательства. Отсутствие закрепленных в НПА расходных обязательств дает основания для признания любых расходов нецелевым расходованием бюджетных средств (см. рис 3).
Рис. 3. Нормативно-правовое обеспечение решения вопросов местного значения в Пыталовском районе
2.необходимость корректировки системы планирования и расходования бюджетных средств. В условиях ограниченности финансовых ресурсов необходима оптимизация расходов бюджета. Для этого при определении системы решения каждого вопроса местного значения следует искать оптимальные способы финансирования осуществляемой деятельности.
3.несбалансированность системы распределения труда между специалистами при выполнении ими своих функций. Была зафиксирована ситуация при которой половина сотрудников выполняют незначительное количество задач, а остальные - в несколько раз больше, т.е. зафиксирована проблема нерационального распределения обязанностей. В условиях ограниченных ресурсов муниципального образования необходимо находить возможности оптимального использования ограниченного кадрового потенциала.