1.5. Анализ процесса коммуникации

Коммуникационные процессы в Управлении Комитета экономики и финансам происходят непрерывно и, как правило, поэтапно. Наиболее типичным случаем коммуникационного обмена является документооборот в учреждении, создание, обнародование, исполнение.

Итак, определим элементы коммуникационного обмена, исходя из схемы:

Этап посылки и кодирования

Выбор получателя информации, исходя из ее содержания и направленности. Для регистрируемых документов получателем всегда будет начальник Управления. Для нерегистрируемых – отдел, которому предназначена информация, либо территориальное подразделение.

Этап передачи информации.

Источник выбирает способ передачи – начальнику и отделам в виде личной передачи, территориальным подразделениям – с помощью факса или электронной почты. Выбор способа передачи зависит от его быстроты и эффективности.

Этап получения.

Получение информации и ее раскодирование – личное восприятие получателя, внутреннее оформление и включение информации во внутреннюю работу отдела.

Этап обработки информации.

Смена ролей участников процесса - получатель (начальник, либо отдел) передает информацию либо другому получателю (начальник передает информацию отделу), либо посредством обратной связи (отдел отчитывается о выполнении распоряжения в канцелярию). Во втором случае процесс коммуникации заканчивается. В первом случае процесс продолжается, начальник кодирует информацию, направляет ее в отдел, который по каналам обратной связи направляет отчет о выполненной работе сначала начальнику отдела, который ее визирует (дает свое согласие с выполненным документом и ставит свою подпись), затем на подпись к начальнику Управления, и наконец, в первоначальный источник-канцелярию.

В ходе обмена информацией в организации могут возникать следующие препятствия:

1. Барьеры личностного характера – неправильная интерпретация полученных данных, личное отношение к информации как к более или менее важной, неправильный выбор источником канала связи, незнание получателем способа раскодирования информации.

2. Технологические барьеры, связанные со сбоями во время электронной передачи информации, неправильное использование технических средств, что может привести к потере информации в процессе ее передачи.

3. Организационные барьеры – большое количество информации, загруженность источника и получателя, отсутствие того или иного на месте в момент передачи информации.

Все вышеперечисленные барьеры хотя и имеют место в рассматриваемой организации, но их проявление создает лишь небольшие затруднения и временные простои в передаче информации.

Таким образом, можно сделать вывод, что процесс коммуникации в Управлении Комитета экономики и финансам развит на достаточно высоком уровне, так как не только информации исходит от начальника к подчиненным, но и от подчиненных к начальнику.⁴

Глава 2. Проблемы Администрации Пыталовского района в Комитете экономики и финансам и пути их решения