1 Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности

Любая сфера деятельности обязательно должна осно­вываться на законодательной, нормативной базе и мето­дических документах. Делопроизводство — не исключе­ние. Как самостоятельная отрасль деятельности, оно име­ет свою законодательную и нормативно-правовую основу, позволяющую грамотно, своевременно и без негативных последствий организовывать создание и работу с управ­ленческими документами.

Деятельность организации, в том числе работа с уп­равленческими документами, должна быть основана на нормативной базе, включающей: Конституцию Российской Федерации; федеральные конституционные законы; федеральные законы; указы и распоряжения Президента РФ; постановления и распоряжения Правительства РФ; законодательные акты субъекта РФ, на территории которого действует организация; нормативные акты межведомственного характера, из­даваемые федеральными органами исполнительной власти; общероссийские классификаторы технико-экономичес­кой и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения; государственные стандарты, регламентирующие создание и работу с документами.

Рассмотрим кратко некоторые законодательные и нормативные акты, регламентирующие делопроизводственную деятельность в РФ.

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. устанавливает пра­вовые основы использования электронной цифровой под­писи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в до­кументе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распрост­раняется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 6 октября 1997 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспече­ния безопасности Российской Федерации.

Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечить со­хранение и защиту государственной тайны, перечень све­дений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носи­телей, контроль и надзор за обеспечением государствен­ной тайны и др.

К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнепо­литической, экономической, разведывательной, контрраз­ведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопас­ности Российской Федерации.

Закон Российской Федерации «О языках народов Рос­сийской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы исполь­зования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в офи­циальном делопроизводстве, в судебной практике, в ком­мерческой деятельности, в международных отношениях.

В соответствии с законом официальное делопроизвод­ство может вестись на государственном языке Россий­ской Федерации — русском, государственных языках рес­публик и иных языках народов Российской Федерации, определяемом законодательством республик. Официаль­ная переписка между государственными органами, орга­низациями с адресатами в Российской Федерации долж­на вестись на русском языке.

Федеральный закон РФ «О техническом регулирова­нии» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. Был введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г. В новом законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то те­перь в законе закреплен принцип добровольного примене­ния стандартов. В законе стандарт определяется как до­кумент, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продук­ции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализа­ции и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

В Федеральном законе «О техническом регулирова­нии» на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком националь­ного стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах

Государственная система документационного обес­печения управления. Основные положения. Общие тре­бования к документам и службам документационно­го обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные при­казом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году. Государствен­ная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-ме­тодическим документом по организации делопроизвод­ства. Она была разработана взамен Единой государствен­ной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Глав­ным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году.

Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов. В отличие от ранее действовавшей Единой государственной системы делопроизводства, в Основных положениях ГСДОУ встречаются качественно новые термины. «Машиночитаемый документ» — это документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются перфокарты, перфоленты и магнитные ленты; «машинограмма» — документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

Типовая инструкция по делопроизводству в мини­стерствах и ведомствах Российской Федерации, ут­вержденная Государственной архивной службой России 6 июля 1992 г. и зарегистрированная в Министерстве юс­тиции Российской Федерации 5 августа 1993 г. № 321.

Инструкция устанавливает общие требования к докумен­тированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и яв­ляется основой для разработки индивидуальных инструк­ций по делопроизводству каждым министерством и ведом­ством. В инструкции, в статье 3.6 «Автоматизация доку­ментирования» говорится о допустимости применения ав­томатизированных технологий в документировании деятель­ности соответствующих организаций. Таким образом, в ней закреплена возможность использования документов на ма­шинных носителях и машинограммах в деятельности опре­деленного круга организаций и учреждений.

Типовая инструкция по делопроизводству в федераль­ных органах исполнительной власти, утвержденная При­казом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 но­ября 2000 г., зарегистрированная Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000т. № 2508. Эта ин­струкция является новой редакцией «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Россий­ской Федерации». Целями новой Типовой инструкции яв­ляются: установление общих требований к функциониро­ванию служб документационного обеспечения управления, документирование управленческой деятельности и органи­зация работы с документами в федеральных органах испол­нительной власти. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, по­рядок составления и работы с номенклатурой дел, формиро­вание дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. По сути, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. И хотя она предназначена в первую очередь для федераль­ных органов исполнительной власти, ею могут воспользо­ваться, и найдут много полезного для себя службы докумен­тационного обеспечения управления организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкрет­ной организации.

Одновременно с вступлением в силу Федерального закона «О техническом регулировании» вве­ден в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содер­жанию и обозначению».

В нормативных документах по стандартизации зак­реплены требования к построению, изложению и оформ­лению различных видов документации, проведению уни­фикации документов и применению унифицированных систем документации, автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, разработанный Всероссийс­ким научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архи­вной службы России, принят и введен в действие постанов­лением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.

Стандарт распространяется на организационно-распо­рядительные документы, относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной докумен­тации (УСОРД), — постановления, распоряжения, прика­зы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1-93 «Общероссийский классификатор управленчес­кой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт ус­танавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к блан­кам документов, включая бланки документов с воспроиз­ведением Государственного герба Российской Федерации. Общероссийские классификаторы — нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и со­циальную информацию в соответствии с ее классификаци­ей (классами, группами, видами) и являющиеся обязатель­ными для применения при создании государственных ин­формационных систем и информационных ресурсов в меж­ведомственном обмене информацией. Порядок разработки, принятия, введения в действие и применения общероссийс­ких классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. Согласно закону «О техническом регулировании» могут создаваться отраслевые (ведомственные) классификаторы технико-экономической и социальной информации, а так­же классификаторы указанной информации, используемые группой организаций, занимающихся аналогичными вида­ми деятельности, или одной организацией.

Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой докумен­тации (ОКУД), принятый и введенный в действие поста­новлением Госстандарта России № 299 от 30 января 1993 г. На документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов под­лежат регистрации путем включения в ОКУД.

Унифицированные системы документации (УСД) — это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономичес­кой деятельности, нормативно-методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из уни­фицированных систем документации является Унифици­рованная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД). Всего в Общероссийский классифи­катор управленческой документации включено 9 общерос­сийских унифицированных систем документации.

Основные правила работы ведомственных архивов, разработанные и введенные в 1988 году Росархивом. Пра­вила условно состоят из двух частей: в первой детально освещены делопроизводственные вопросы (номенклатура дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, про­ведение экспертизы ценности документов, порядок выде­ления документов к уничтожению, подготовка и переда­ча дел в архив); во второй подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указа­нием сроков хранения, введенный Росархивом в 2000 году. Это основной нормативный документ общего действия, на основе которого определяются сроки хранения документов. В него включены документы, образую­щиеся при документировании однотипных управленчес­ких функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности.

Основные правила работы архивов организаций, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобрен­ные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. — это нормативно-методический документ, опре­деляющий порядок работы с различными видами доку­ментов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расче­та численности работников, объемов выполняемых ими за­даний, создание благоприятных условий труда. Нормы вре­мени распространяются на все виды работ, включенных в Государственную систему документационного обеспечения управления. Их можно разделить на две части.

Первая часть: нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

• нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях;

• должностные инструкции;

• регламент работы коллегиального органа;

• регламент деятельности руководства;

• табель форм управленческих документов;

• альбом унифицированных форм документов;

• номенклатура дел организации;

• классификаторы структурных подразделений;

— ведение справочной работы по документам и др.

Вторая часть: нормы времени на работы, выполняемые в процессе

автоматизированной технологии:

• нормы времени на работы по составлению статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда в федеральном архиве;

• Составление «Списка документов с указанием сроков хранения и др.