Докладная записка

00.00.0000 №00

Место составления

Заголовок к тексту начинается

с предлога «О ...»

Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекоменду­ется текст начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения...».

Затем приводятся выводы и предложения.

Если сведения, приводимые в докладной записке, от­носятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

Оформляют приложение, если оно есть.

Приложение: 1. Наименование приложения.

2. Наименование приложения.

Наименование должности лица,

подписавшего документ (подпись) И. О. Фамилия

В дело 00-00 (подпись), дата

Рисунок Б1 – Структура документа «Докладная записка»

Общий отдел Генеральному директору

объединения КРИСТАЛЛ»

Н. К. Иванову

Докладная записка

10.05.2002 №36

г. Новосибирск

О замене компьютеров

Довожу до Вашего сведения, что общий отдел в настоящие время оснащен компьютерами устаревшего образца, многие из которых имеют ненадёжные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых ПЭВМ и принтера.

Зав. общим отделом Подпись Г. Н. Колбина

Рисунок Б2 – Пример оформления внутренней докладной записки

Министерство общего Генеральному директору и профессионального Завода точного образования РФ машиностроения

И. И.Петрову

Новосибирское областное

управление народного

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2007 №15

г. Новосибирск

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2007 г., мною 13 мая был проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приёму детей на отдых.

Зав. районо Подпись Н. И. Пирогов

Рисунок Б3 - Пример оформления внешней докладной записки

Объяснительная записка Директору центра «Кадры»

Иванову Н. И.

10.04.2007

Екатеринбург

О срыве занятий в группе

секретарей-референтов

19.04.2007 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель Подпись Г. И. Григорьева

Рисунок Б4 – Пример оформления объяснительной записки

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ

(при необходимости)

должность,

АКТ подпись, И.О.Фамилия

дата

00.00.0000 № 00

место издания

Заголовок к тексту

(отвечает на вопрос «чего?»)

Краткое содержание события или факта, сформулированное отгла­гольным существительным в име­нительном падеже

Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившие основани­ем для составления акта

Составлен комиссией:

Председатель: Наименование должности, И. О. Фа­милия

Члены комиссии: Наименование должности, И. О. Фа­милии (располагаются в алфавитном порядке)

Присутствовали: Наименование должности, И. О. Фа­милии лиц, присутствующих при со­ставлении акта (располагаются в ал­фавитном порядке)

Текст констатирующей части акта; описание прове­денной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделе­на на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпля­ров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими состав­ление акта.

Составлен в экземплярах: 1-й — кому (куда);

2-й — кому (куда) и т. д.

Приложение: Наименование приложения, если оно есть.

Председатель (подпись) И. О. Фамилия

Члены комиссии (подпись) И. О. Фамилия

(подпись) И. О. Фамилия

Присутствовали (подписи) И. О. Фамилия

В дело 00-00

подпись, дата

Рисунок Б5 – Структура документа «Акт»

Комитет по культуре УТВЕРЖДАЮ

Администрации Председатель комитета

Новосибирской области Подпись Н. И. Петрова

дата

АКТ

18.05.2008 №12

О проверке сохранности документов

в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2008 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьев Н. И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г. Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С. И.

4. Референт Прокудина М. В.

В период с 16 по 18 мая 2008 года комиссия провела проверку условий хранения управленческих документов в комитете культуре. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й – в дело № 1-23

2-й – в областной архив.

Председатель комиссии Подпись Г. В. Сидоров

Члены комиссии Подпись Н. И. Григорьев

Подпись Г. Г Михайлова

Подпись С. И. Мышкина

Подпись М. В. Прокудина

Рисунок Б6 – Пример оформления акта