1.Рабочее время руководителя.

Организация труда руководителя тесным образом связана с организацией всех процессов управления в подчиненном ему аппарате и существенно влияет на успех управления в целом.

Дефицит времени – одна из ключевых проблем организации труда руководителя. Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда связаны с лимитом времени. Поэтому для обеспечения четкой и слаженной работы руководителя и его подчиненных необходимо планировать использование рабочего времени руководителя и стремиться к строгому соблюдению намеченных графиков. Для этого необходимо не только составлять перечень и последовательность работ, но и обязательно рассчитывать продолжительность каждой работы, сроки ее начала и окончания. Следует обязательно сопоставлять время, необходимое для работы, с наличным фондом часов в общем балансе времени. В процессе планирования необходимо учитывать все работы в совокупности, так как в противном случае неизбежно возникают феномены постоянной спешки, нагромождения работ, суетливости и сумятицы в работе, постоянной доработки служебных дел дома, что в конечном счете приводит к переутомлениям и нервным срывам.

Планирование работы руководителя следует начинать с составления типовых графиков проведения важнейших мероприятий на среднесрочный период: месяц, квартал или год. В таком графике в первую очередь отмечаются мероприятия, проводимые во внешней среде (высшее руководство, партнеры и др.) и требующие обязательного присутствия руководителя. Время проведения таких мероприятий от руководителя не зависит и он вынужден отдать им приоритет в своем личном плане.

Во вторую очередь выделяются те мероприятия, которые руководитель по собственной инициативе проводит с привлечением подчиненных и устанавливается типовой график их проведения. Такой график доводится до сведения подчинённых и выполняет для них роль расписания при составлении своих личных планов.

Так как при составлении типовых графиков регулярных мероприятий остаются свободные зоны, то их заполнение производится за счет планирования работ, не требующих участия подчиненных. При этом приходится их ранжировать по степени важности и неотложности. Особое внимание следует уделять решению стратегических вопросов, выделяя для этого наиболее благоприятные отрезки времени с точки зрения психофизиологических особенностей личности руководителя.

При составлении планов использования времени целесообразно применять специально выпускаемые для этих целей дневники (ежедневники, еженедельники), органайзеры и т.п.

2.Специальные виды деятельности руководителя.

Проведение служебных совещаний. Служебные совещания – ответственный вид работы руководителя и важный фактор организации деятельности всего органа управления. Совещания необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности. Они являются также эффективной формой обмена информацией и опытом работы. Однако, служебные совещания – это трудоёмкое мероприятие, требующее тщательной подготовки, и проводиться должно лишь в тех случаях, когда есть соответствующая необходимость.

При подготовке совещания руководителю с привлечением помощников из числа подчиненных необходимо: заранее определить и четко сформулировать повестку дня; ограничить круг участников совещания теми работниками, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам; заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня, временем и местом проведения совещания и со всеми материалами, имеющими отношение к обсуждаемым вопросам; предварительно попросить либо всех участников совещания, либо кого-то персонально быть готовым высказать свое мнение или ответить на те или иные вопросы; обеспечить подготовку помещения и оргтехники.

Руководитель открывает совещание кратким вступительным словом, в котором четко формирует его цель, предлагает регламент выступлений, определяет общую продолжительность совещания и предоставляет слово выступающим. Он следит за строгим соблюдением регламента работы и дает определенное направление обмену мнениями по обсуждаемым вопросам. В заключение совещания руководителю необходимо обязательно подвести его итоги и конкретизировать результаты.

Публичные выступления. В работе руководителя важное место занимают публичные выступления в различных ситуациях: на совещаниях, собраниях, митингах, брифингах, презентациях, пресс-конференциях. Поэтому руководителю необходимо овладевать основами ораторского искусства.

В работе над речью надо уделять внимание таким моментам: выбор темы, определение цели выступления, составление конспекта и плана, обработка выступления, работа над языком речи, вспомогательные материалы, манеры, жесты, голос, методы контроля за реакцией аудитории.

Приёмы посетителей и беседы. Значительную часть личных контактов с подчиненными руководитель осуществляет в ходе служебных приёмов, которые проходят в форме бесед. Эти приёмы можно подразделить на два вида: осуществляемые по инициативе (вызову) руководителя и по инициативе (просьбе) подчиненных.

Для рационализации организации приема посетителей руководителю необходимо, во-первых, установить определённый перечень служебных вопросов и категорий работников, которых принимает непосредственно он сам, во-вторых, чётко определить время приёма по неотложным вопросам.

Приём подчиненных по личным вопросам следует осуществлять в строго определенные и заранее объявленные для этого дни и часы.

Делегирование полномочий. Объём и разнообразие видов деятельности руководителя возрастают по мере роста масштабов возглавляемого коллектива. В результате возникает объективная необходимость разделения труда руководителя и делегирования части его полномочий подчинённым. Возможны два варианта такого делегирования: отдельные вопросы или направления руководящей деятельности передаются заместителям; рутинные виды работы перекладываются на подчиненных.

В случае разделения полномочий с заместителем за руководителем сохраняется принятие стратегических решений и общий контроль за состоянием дел по вопросам, делегированным заместителю, который осуществляет решение текущих вопросов и конкретное оперативное руководство на определённом ему направлении.

Организация личной работы руководителя, как правило, требует взаимодействия с помощником или секретарем, которому можно делегировать не только выполнение рутинных работ, но и принятие решений программируемого характера, что избавляет руководителя от перегрузки ради рассмотрения второстепенных вопросов. Секретарь – это, прежде всего доверенное лицо, функции которого как по содержанию, так и по сложности весьма разнообразны. Секретарю надлежит хорошо знать сферу деятельности руководителя, важнейшие задачи и цели, намеченные на определенный период времени. Начальник должен держать своего секретаря в курсе всех дел и по возможности приглашать его на все практические мероприятия, где будет идти речь о содержании работы начальника.

Приёмы личной работы. В целях повышения эффективности индивидуальной работы руководителю полезно овладеть прогрессивными приемами выполнения отдельных операций и процедур. В первую очередь это относится к овладению приемами эффективного чтения (скорочтения). Чтение и анализ документов, наложение резолюций, подписание документов требуют от руководителя владения определенными навыками. Такие же навыки необходимы и для деловых разговоров по телефону.

Эффективность личного труда руководителя в значительной степени зависит и от использования современных средств оргтехники. Поэтому рабочее место руководителя должно быть обеспечено всеми необходимыми материально-техническими средствами, а сам руководитель должен в совершенстве владеть навыками использования этих средств.

Искусство расслабления (релаксация). В связи с ненормированным характером труда руководителя, как правило, наблюдается феномен совмещения свободного времени с решением служебных вопросов и обдумыванием служебных проблем. Поэтому важную роль в жизни руководителя играет научная организация труда не только в служебное время, но и рациональная организация и использование свободного времени. Различные увлечения, занятия физкультурой и спортом, работа со средствами массовой информации обеспечивают гармонизацию образа жизни руководителя и компенсацию стрессовых перегрузок, которые обычно характерны для труда руководителя. Всё это в совокупности должно обеспечить эффективную рекреацию (восстановление работоспособности) руководителя.

К особенностям не только организации труда, но и всего образа жизни следует отнести поведение тех руководителей, которые в силу своего положения вынуждены постоянно взаимодействовать с персональной охраной, что требует от них соблюдения соответствующих норм и правил.