7. Понятие и концепции полномочий.

Содержание организационной деятельности:

1. Создание ОСУ предприятия. Осуществляют после установления целей и выработки стратегии.

2. Установление формальных взаимоотношений в организации посредством:

а) делегирования полномочий б) распределения ответственности

Условием эффективной организационной деятельности является обеспечение систематического обмена информацией для эффективного принятия решений.

Мы начнем с делегирования полномочий, которое является основным процессом, посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения людей в организации.

Существует 2 концепции полномочий:

Классическая. Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Это право ограничено правилами, процедурами, политикой, законами.

1. Концепция принятия полномочий. Если подчиненный не принимает полномочий от руководителя, т.е. решения руководителя вызывают возражения с его стороны, то передачи полномочий не происходит. В этом случае говорят, что полномочия формально делегированы, но фактически не признаны подчиненным, и о наличии власти подчиненных над руководителем.

В случае блокировки распоряжений, руководитель может применить власть. Власть– это возможность принимать решения, которым безоговорочно подчиняются.

Делегирование и ответственность. Формы делегирования.

Делегирование– это передача задач и полномочий на нижестоящий уровень иерархии.

Полномочия делегируются должности, а не индивиду. Ответственность – это обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Итак,если какое-либо лицо принимает на себяответственностьза выполнение задач, организация наделяет егополномочиямии предоставляет ресурсы. Передача полномочий и задач осуществляется путемделегирования.

Делегируются только полномочия. Ответственность не может быть делегирована. Она распределяется в соответствии с делегированными полномочиями.

Различают ответственность исполнителя и ответственность руководителя.

Ответственность исполнителяпредставляет собой обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Аответственность руководителявытекает из принципа фиксированной ответственности: Хотя лицо, которому делегированы полномочия и возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным за ее удовлетворительное разрешение.

Формы делегирования полномочий:

1. Устная. Достоинство: минимум времени на делегирование полномочий.

Недостаток: снижает ответственность исполнителя.

2. Письменно

а) Должностная инструкция (в случае постоянного делегирования должности). Недостатки:

• обилие инструкций ведет к излишней формализации управления;

• необходимо время на внесение изменений в инструкцию;

• невозможно в должностной инструкции предусмотреть все.

б) Приказ - в случае экстренного делегирования на короткий срок.

Ситуации делегированияопределяют, в каком случае целесообразно осуществлять делегирование, к ним относят следующие:

1. когда подчиненный может сделать данную работу лучше руководителя.

2. когда чрезмерная занятость не позволяет руководителю самому заняться этой работой

3. Когда делегирование используется как прием изучения коллектива и отдельных работников.

4. делегирование как средство обучения сотрудников

5. делегирование как поощрение сотрудников.

Правила делигирования:

1. необходимо четко определить что, кому, на какой срок и с какой целью делегируется

2. передавать полномочия непосредственно, чтобы не было эффекта испорченного телефона.

3. при делегировании группе определяется индивидуальная ответственность каждого в ней.

4. ответственность не делегируется.

5. при делегировании нельзя перепрыгивать через уровни управления.

6. Не делегируются функции контроля и координации в рамках подразделения.

7. Необходимо правильно определить, что можно и что нельзя делегировать. Принцип Эйзенхауэра.

Делегируется с установлением точек контроля

Нельзя делегировать

Делегируется в форме приказа с указанием сроков

Всегда делегируется

Важность

задачи

срочность задачи

Существуют следующие препятствия к делегированию полномочий:

1. нежелание со стороны руководителя: недоверие к подчиненным, боязнь риска, отсутствие действенной системы контроля, не знание основ психологии, заблуждение в том, что подчиненный сделает работу хуже руководителя и т.д.

2. нежелание подчиненного брать на себя полномочия: если у него итак достаточно задач, если не следует адекватное вознаграждение, сомнение в успехе и т.д.

7. понятие рациональной бюрократии. Виды бюрократических организационных структур управления.

Бюрократический тип исторически сформировался первым.

Концепцию рациональной бюрократии в начале ХХ столетия разработал немецкий социолог Макс Вебер. Её характеристики:

1) высокая специализация управления;

2) четкая иерархия полномочий и цепь команд;

3) формальная обезличенность управления, т.е. оценка персонала осуществляется по степени полезности для организации, а не в соответствии с личными предпочтениями руководства.

5) наличие многочисленных правил, процедур, норм.

Т.О. главные отличительные черты бюрократического типа ОСУ - рациональность, ответственность и иерархичность.

Недостатки бюрократии:

• отсутствие гибкости

• неспособность к инновациям

• отсутствие мотивации у сотрудников

Достоинства бюрократических ОСУ:

1. Вебер называл такую структуру «рациональной», поскольку предполагается, что решения, принятые бюрократией, имеют объективный характер.

2. Объективность принимаемых решений позволяет эффективно управляемой бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям.

3. Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволяет обеспечивать постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.

4. Концепция социального равенства, заложенная в бюрократической структуре, позволяет реализовать принцип равенства

Классификация бюрократических ОСУ:

Бюрократические ОСУ

Линейные ОСУ

Департаментализованные ОСУ

Чисто линейные

Линейно-штабные ОСУ

Функциональные ОСУ - ФОС

Дивизиональные ОСУ - ДОС

Плоские линейные ОСУ

Многоуровневые линейные ОСУ

По потребителю – потребительские ДОС

По продукту - продуктовые ДОС

Региональные ДОС

Линейные организационные структуры – ОСУ, в которых реализуются только линейные полномочия.Плоская линейная организационная структурахарактеризуется небольшим количеством уровней управления и большим диапазоном контроля.Многоуровневая – наоборот.Наиболее предпочтительными считаются плоские линейные ОСУ.

ОСУ, в которых сочетаются линейные и штабные полномочия, называются линейно-штабными. Линейно-штабная структура - ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывает помощь штабной аппарат.Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены штабным руководителям высших ступеней управления.

Д- директор; ФН -функциональный начальники; ФП -функциональные подразделения; ОП -подразделения основного производства.

Рис. Линейно-функциональная структура управления

Виды штабного аппарата:

1. консультативный – консультирующий на постоянной или временной основе линейных руководителей (юрист)

2. обслуживающий – аппарат, организованный для выполнения определенных услуг на постоянной основе. Разновидность обслуживающего – личный аппарат. В организации член этого аппарата не имеет никаких полномочий. Когда он действует, то это делается по поручению руководителя.

Департаментализация – деление организации на высшем уровне управления на блоки(которые могут называться отделами, отделениями или секторами) по какому-либо принципу.

Функциональная департаментализация — это процесс деления организации на отдельные блоки в соответствии с задачам, которые выполняет персонал.

В функциональной структуре каждый руководитель имеет право давать указания только по вопросам, входящим в его компетенцию, т.е. в рамках своей четко определенной функции.

Д- директор; ФН -функциональные начальники; И -исполнители

Рис. Функциональная структура управления

Преимущества ФОС:

1. Стимулирует деловую и профессиональную специализацию.

2. Уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях.

3. Улучшает координацию в функциональных областях.

Недостатки ФОС:

1. В этой структуре нарушен принцип единоначалия и затруднена кооперация. Практически она не используется.

2. Отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями.

3. В большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

Дивизиональная организационная структура (ДОС) – структура, в которой деление организации на элементы и блоки происходит по видам товаров или услуг (продуктовая ДОС), группам покупателей (потребительская ДОС)или географическим регионам (региональная ДОС) Пример ДОС по потребителю:

Директор издательства

Издание детской литературы Издание научной литературы Издание художественной

Отдел марке-тинга детской литера-туры

Производ-ственный отдел (детской литера-туры)

Отдел марке-тинга (науч-ной литера-туры)

Производ-ственный отдел (научной литера-туры)

…. …..

Необходимость и целесообразность создания продуктовой ДОС возникает в том случае, если организация производит несколько товаров или услуг, ориентированных на конкретные сегменты рынка. Каждая группа или рынок имеет четко определенные или специфические потребности. В этом случае все подразделения организации группируются вокруг определенных товаров. Цель такой структуры состоит в том, чтобы максимально удовлетворить потребности потребителей.

Если деятельность организации охватывает большие географические зоны, особенно в международном масштабе, то может оказаться целесообразным создание региональной ДОС, в которой структура формируется по территориальному принципу. Пример: фирма МакДональдс. Региональная структура облегчает решение проблем, связанных с местным законодательством, обычаями и нуждами потребителей. Такой подход упрощает связь организации с клиентами, а также связь между членами организации.

Преимущества дивизиональной организационной структуры:

• максимальное использование специальных знаний,

• усиление ответственности менеджера за конечный результат

Недостатки:

• увеличение затрат за счет дублирования функций

• усложнение контроля за выполнением функций

• необходимость содержания большого числа работников с общеуправленчискими функциями.

7. Виды полномочий. Классификация ОСУ.

Различают следующие виды организационных полномочий:

1. Линейные- право непосредственного единоличного командования. Они передаются от руководителя к подчиненному и далее к подчиненным, создавая иерархию управления. Процесс создания иерархии уровней управления называетсяскалярным процессом, а соподчиненность уровней называетсяскалярной цепьюили цепью команд и подразумевает соблюдение принципа единоначалия.

2. Штабные (аппаратные) полномочияносят совещательный характер. Виды штабных полномочий:

а) рекомендательные.Их выполняет консультативный аппарат. (например, юридическая служба, кадровая служба и т.д.) Линейные руководители могут (но не обязаны) обращаться к аппарату управления за консультациями. Следовательно, эти полномочия конфликтны. –

б) полномочия обязательного согласования- линейные руководители обязаны обсуждать и согласовать с соответствующими подразделениями аппарата проекты готовящихся к принятию решений. Эти полномочия реализуются на совещаниях, планерках и т.д.

в) Параллельные полномочия- право штабного аппарата отклонять решения линейного руководителя.

г) Функциональные полномочия– это делегируемые конкретному лицу или подразделению права контроля за определенными действиями других подразделений. Эти полномочия должны распространяться только в пределах своей компетенции.

ОСУ – логичное взаимодействие уровней управления и функциональных областей деятельности внутри организации. Все ОСУ можно разделить на бюрократические и адаптивные