- •Глава 1. Цели и содержание контроля проекта.
- •Глава 1. Цели и содержание контроля проекта
- •§1.1 Основные этапы и цели контроля проекта
- •§1.2 Содержание (система) контроля проекта.
- •Глава 2. Способы и методы осуществления контроля проекта.
- •§ 2.1Мониторинг проекта
- •§2.1 Методы контроля проекта
- •§2.3 Управление изменениями.
Глава 2. Способы и методы осуществления контроля проекта.
§ 2.1Мониторинг проекта
Важным элементом системы контроля является мониторинг проекта. Это механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета.
Цель системы мониторинга — собрать и подготовить в отчетной форме необходимую информацию. Цель системы контроля — действовать, используя эти данные.
Мониторинг — контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом. Первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и исходя из текущего состояния делать оценки параметров выполнения будущих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.
Мониторинг позволяет осуществить сравнение заданных и фактических данных, касающихся планирования проекта и его реализации. Путем оценки проводится сравнение между заданными плановыми показателями и фактическими показателями проекта. Осуществлять мониторинг может как
команда проекта, так и организации, работающие вне его рамок. Мониторинг служит решению следующих задач:.
— своевременное обнаружение проблем;
— отображение осуществленных операций, затрат и использованных ресурсов;
— улучшение работ в рамках проекта;
— распознавание возможностей последующего улучшения технологий;
— оценка качества управления проектом;
— экономия затрат;
— ускорение появления необходимых результатов проекта;
— определение ошибок и анализ их причин;
— обеспечение стейкхолдеров информацией.
Для осуществления мониторинга необходимо сформировать команду, в соответствии со следующими правилами:
1. Это должна быть небольшая команда, состоящая из экспертов, имеющих опыт осуществления проектов и знания особенностей данного проекта.
2. Команда изучает проект на месте его проведения.
3. Команда составляет краткие отчеты и передает их менеджменту проекта.
4. Предложения и рекомендации, сделанные командой, должны учитываться, а их реализация — проверяться при осуществлении дальнейших мониторингов.
Эффективным средством сбора данных являются заполненные фактическими данными и возвращенные наряды на выполнение работ или специальные отчеты, заполняемые исполнителями.
При разработке системы сбора информации менеджер проекта должен в первую очередь определить состав собираемых данных и периодичность сбора. Решения по данным вопросам зависят от задач анализа параметров проекта, периодичности проведения совещаний и выдачи заданий. Детальность анализа в каждом конкретном случае определяется исходя из целей и критериев контроля проекта. Например, если основным приоритетом является своевременность выполнения работ, то методы контроля использования ресурсов и затрат можно задействовать в ограниченном виде.
Методы контроля фактического выполнения подразделяются на:
» метод простого контроля, который также называют методом «0—100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных работ (существуют только две степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат;
» метод детального контроля, который предусматривает выполнение оценок
промежуточных состояний выполнения работы (например, завершенность детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину). Данный метод более сложный, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения. Для этого организации, реализующие проекты разрабатывают свои внутрикорпоративные шкалы для оценки степени выполнения работ. Как правило, эта информация является закрытой, так как содержит данные о применяемых в организации технологиях выполнения работ и специфичной для каждого конкретного проекта и выполняющей его организации.