22.Характеристика информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов [1].
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения или может быть лишь принята к сведению, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам и, в отличие от последних, не содержат поручений и не являются обязательными к исполнению.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую [7]. К таким документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень .
23.Характеристика организационных документов. Организационные документы
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Все они составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения [4].
К организационным документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция [7].
Документы, составляемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, относятся к группе организационных документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения [7].
С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение) [7].
Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Текст большинства таких документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации [7].
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами [6].
24.Характеристика процесса коммуникации в организации. Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей. В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителем является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, т. е. он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя.
25.Процесс принятия управленческих решений.Процесс принятия управленческих решений является видом деятельности, требующим высокой квалификации, практического опыта, развитой интуиции. Многие решения уникальны, и процесс их выработки не может регулироваться строгими правилами. Тем не менее можно выделить определенные этапы в процесс принятия управленческих решений.
Возникновение проблемы.
Определение альтернативных направлений действий.
Анализ влияния каждой альтернативы на хозяйственные операции (рассчитываются затраты, экономия ресурсов и финансовый результат хозяйственных операций).
Принятие решения - выбор наилучшей альтернативы.
Анализ последствий решений.
На всех этапах процесса принятия управленческого решения бухгалтер обеспечивает руководство организации необходимой информацией. Для этих целей должны быть использованы определенные учетные процедуры и система специальной отчетности. Принятие решения предполагает сравнительную оценку ряда альтернатив и выбор из них оптимального варианта, в наибольшей степени отвечающего целям организации.
Процесс принятия решений (ППР) - это циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения.
Наиболее целостное и наглядное представление о процессе принятия решений даст схема, отражающая его основные стадии и порядок их следования (рис. 14.2).
26.Алгоритм работы в организации с исходящими документами. Исходящий документ - это документ, направляемый предприятием за его пределы (другим юридическим лицам, а также общественным организациям и физическим лицам, не имеющим отношения к предприятию). Организация работы с исходящими документами предполагает:1. Прием (от исполнителей (ответственных исполнителей)).2. Проверку правильности их оформления и адресования, а также комплектности.3. Регистрацию.4. Сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам).5. Простановку адресных сведений на конвертах (упаковках).6. Фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки).7. Заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку.8. Упаковку в транспортировочную тару.
27.Алгоритм работы в организации с входящими документами. Входящий документ - это документ, поступающий на предприятие из-за его пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию): по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Организация работы с входящими традиционными документами предполагает:1. Прием документов.2. Проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений.3. Проверку правильности адресования.4. Вскрытие конвертов (упаковок).5. Систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые.6. Регистрацию, за исключением документов, не подлежащих регистрации (см. рис. 3.12).7. Предварительное рассмотрение.8. Передачу документов на рассмотрение (исполнение).
|
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации: 1. Копии (вторые и последующие экземпляры) документов, поступивших ранее на предприятие и зарегистрированных в установленном порядке. 2. Статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты. 3. Приглашения: билеты, извещения, уведомления. 4. Поздравления: письма, открытки и телеграммы. 5. Книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи. 6. Прейскуранты и каталоги. 7. Ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания. 8. Рекламные материалы. 9. Программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями (см. п. 3) или в дополнение к ним. 10. Нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия. 11. Документы, адресованные сотрудникам предприятия с пометкой "Лично". 12. Документы без подписи. |
28.Алгоритм работы в организации с внутренними документами. Внутренний документ - это документ, подготовленный предприятием и не покидающий его пределов в процессе обращения с ним. Организация работы с внутренними документами начинается с уяснения исполнителем сути поручения и предполагает:1. Подготовку предварительного варианта текста документа.2. Уточнение (редактирование и корректирование) предварительного варианта текста документа.3. Подготовку приложений (при необходимости).4. Оформление проекта документа.5. Согласование проекта документа.6. Представление проекта документа на рассмотрение.7. Регистрацию документа.8. Тиражирование документа.9. Рассылку копий документа по назначению (структурным подразделениям (работникам) предприятия)*(115).Рассмотрим организацию работы с внутренними документами "по шагам". Основанием для подготовки предварительного варианта текста документа могут служить:1. Резолюция (поручение), определяющие порядок исполнения входящего документа.2. Постановление (решение) или указание (предписание), содержащиеся во входящем или внутреннем документе, поступившем непосредственно к исполнителю (ответственному исполнителю).3. Нормативный правовой акт либо распорядительный (нормативно-методический) акт.4. План (программа) деятельности предприятия.5. Мотивированная инициатива исполнителя.В соответствии со сложившейся практикой подготовку проекта документа осуществляет исполнитель. Общее руководство подготовкой проекта документа возлагается на ответственного исполнителя или непосредственного начальника исполнителя (руководителя соответствующего структурного подразделения предприятия).Исполнитель отвечает*(116):1) за сохранность документа и используемых при подготовке сведений в процессе работы с ним;2) за своевременную, полную и качественную подготовку проекта документа;3) за самоконтроль за подготовкой проекта документа;4) за предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.Со своей стороны, ответственный исполнитель отвечает за:1) рациональное распределение обязанностей между соисполнителями;2) координацию работы соисполнителей;3) текущий контроль за надлежащей подготовкой проекта документа;4) предоставление по запросам уполномоченных лиц достоверных сведений о ходе подготовки проекта документа.5) достоверность, актуальность и полноту сведений, использованных при подготовке проекта документа.Подготовка предварительного варианта текста документа включает:1) определение вида и темы документа: например, вид документа - справка, тема - о проекте изменений к штатному расписанию, и т.п.;2) подбор исходных материалов - например, из числа документов, ранее поступивших на предприятие;3) определение предварительного варианта структуры документа;4) составление предварительного варианта содержания документа.Предварительный вариант содержания документа подлежит редактированию и корректированию. В целях сокращения времени, отводимого на подготовку проекта, редактирование и корректирование документа объемом до 1500 печатных знаков (одного листа формата А4) может выполняться параллельно. В ходе редактирования содержания документа проверяются:1) общее соответствие содержания документа его теме;2) соответствие распределения основного текста структуре документа;3) целостность восприятия и логической взаимоувязки структурных частей основного текста документа;4) стилистическое единообразие изложения основного текста документа.В ходе корректирования содержания документа проверяется соответствие основного текста правилам грамматики русского языка*(117). Все выявленные в процессе редактирования и корректирования ошибки (неточности) устраняются исполнителем документа. Затем уточненная версия основного текста документа в обязательном порядке копируется на автономный машинный носитель и распечатывается.