1.5 Формы безналичных расчетов, документооборота, порядок оформления документов

Безналичные расчеты за товары и услуги, а также в связи с финансовыми обязательствами осуществляются в различных формах, каждая из которых имеет специфические особенности в характере и движении расчетных документов. Форма расчетов представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, к числу которых относятся способ платежа и соответствующий ему документооборот.

В соответствии с действующим законодательством, в современных условиях допускается использование следующих форм безналичных расчетов: расчеты платежными поручениями, расчеты по инкассо, расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, а также расчеты векселями.

Формы расчетов избираются клиентами банков самостоятельно, предусматриваются в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами (в основных договорах).

Взаимные претензии по расчетам между плательщиком и получателем платежа рассматриваются обеими сторонами без участия банковских учреждений. Спорные вопросы решаются в суде, третейском суде и арбитраже. Претензии к банковской системе, связанные с выполнением расчетно-кассовых операций, направляются клиентами в форме в обслуживающий их банк, а уже сами банки ведут переписку по этим претензиям между собой.

Банки осуществляют операции по банковским счетам клиента на основании расчетных документов. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или электронного документа распоряжение:

• плательщика произвести платеж определенной денежной суммы получателю средств;

• получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

Расчетные документы, используемые при действующих формах расчетов, принимаются банками и сотрудничающими предприятиями (Комус, Люкс Вода) к исполнению только при их соответствии стандартизированным требованиям и, следовательно, содержат следующие данные:

• наименование расчетного документа, число, месяц, год его выписки;

• наименование плательщика, номер его счета в банке, наименование и номер банка плательщика;

• наименование получателя средств, номер его счета в банке, наименование и номер банка получателя средств;

• назначение платежа (в чеке не указывается);

• сумма платежа (цифрами и прописью).

Действующее положение «О безналичных расчетах» предусматривает особый порядок расчетов платежными поручениями при оплате денежных переводов через предприятия связи.

Предприятию предоставлено право без ограничения суммы осуществлять денежные переводы через предприятия связи на следующие цели:

• на имя отдельных граждан причитающихся им лично средств (пенсии, алименты, заработная плата, командировочные расходы, авторский гонорар);

• предприятиям в местах, где нет учреждения банка, на расходы для выплаты заработной платы, по организованному набору рабочих, по заготовке сельскохозяйственной продукции.

На предприятии ведение документооборота и делопроизводства входит в задачи офис менеджера. Современные условия для оценочных компаний требуют более нового и совершенного подхода к документообороту и хранению информации, чем раньше. Любое делопроизводство – это достаточно сложный процесс, какой бы ни была компания – мелкой или крупной. На сегодняшний день большее количество организаций перешли на электронный документооборот. Подтолкнули компанию на переход наиболее частые проблемы, с которыми столкнулся сотрудник, занимающийся документооборотом в современном делопроизводстве:

• с ростом компании растет и объем документооборота, следить, обрабатывать и упорядочивать который достаточно сложно одному или даже нескольким людям;

• в нынешних рыночных условиях очень важна скорость обработки информации и документации, что требует более скорого документооборота;

• ни при каких обстоятельствах, ни для одной компании недопустима утеря документов;

• синхронизация и каталогизация документооборота в большинстве случаев сложны для человека и поэтому осуществляются с минимальной скоростью;

• поиск необходимого документа, его подготовка, согласование порой занимают достаточно долгое время.

Автоматизация документооборота – это прекрасный способ сделать делопроизводство значительно легче.

Порядок оформления документов на предприятии ведется в соответствии с едиными требованиями и правилами оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

• ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов - М., 1999;

• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

• «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» - М., 1991г.;

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в нашей организации, относятся:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• печать;

• отметка о заверении копии;

• отметка об исполнителе;

• идентификатор электронной копии документа.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

• основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).