Сводная таблица вExcel

Сводная таблица— это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.

Для того, чтобы создать сводную таблицу нужно сделать следующее:

1. Выделите таблицу.

2. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица, откроется окноМастер сводных таблиц и диаграмм. Мастер создает сводную таблицу за три шага, после каждого шага нажимайтеДалее.

3. Шаг первый. Выберите пункты:  a) создать таблицу в списке или базе данных Microsoft Excel.  b) вид создаваемого отчета выберитеСводная диаграмма(со сводной таблицей).

4. Шаг второй. Укажите диапазон, содержащий исходные данные. Мастер предлагает свой диапазон, при необходимости его можно изменить.

5. Шаг третий. Выберите Поместить таблицу в новый листи нажмитеГотово. На экране появится поле для диаграммы и список полей сводной таблицы.

6. Перетащите мышкой в ячейку для полей категорий поле Спорт. В поля рядов -Год, и в элементы данных -Продажи.

7. Теперь отредактируйте тип диаграммы - сделайте обычную гистограмму.

8. Чтобы можно было изменить размер диаграммы, зайдите в меню файл и выберите пункт Параметры страницы.

a) Выберите вкладку Диаграммыи отметьтеПользовательскийразмер.  b) Теперь во вкладкеСтраницавыберите ориентациюКнижная.

9. Отформатируйте диаграмму.

Готовая таблица должна выглядеть вот так:

Слияние документов

Обзор слияния

Многие документы, создаваемые в MS Word, должны удовлетворять каким-либо стандартам расположения содержания (бланки, почтовые наклейки, конверты каталоги). Эти документы содержат некоторые одинаковые слова или фразы, к которым в каждом экземпляре приписывается специфическое содержание. Для создания таких документов в MS Word существует специальный метод, называемый слияние документов. Метод слияние документов использует два вида документов:

• основной документ,

• источник данных.

Основной документ – документ, содержащий элементы (слова, фразы, рисунки, графики и др.), имеющие стандартное расположение и повторяющиеся в отдельных экземплярах. Основной документ может иметь вид бланка, почтовой наклейки, конверта, каталога и др.

Источник данных - документ, содержащий данные, которые переносятся в основной документ. При этом создается экземпляр документа. Источник данных может быть в виде текста, электронной таблицы, таблицы базы данных и др.

Слияние реализуется в три этапа:

• подготовка источника данных;

• подготовка основного документа;

• слияние в новый документ.

Подготовка источника данных

Источники данных могут быть практически любого типа, включая:

• таблицу Word,

• список контактов Microsoft Outlook,

• электронную таблицу Excel,

• базу данных Microsoft Access,

• текстовый файл ASCII.

Если необходимые данные не были сохранены в каком-либо источнике данных, Word поможет шаг за шагом выполнить настройку таблицы Word, содержащей имена, адреса и другие данные.

Некоторые особенности источников данных:

• таблицы должны содержать строку заголовков;

• в электронной таблице первая строка должна содержать строку заголовков;

• в текстовом файле следует ввести разделители полей и записей.

Подготовка основного документа

При подготовке основного документа можно выбрать в меню:

• MS OfficeXP  Сервис --> Письма и рассылки --> Показать панель инструментов слияния

• MS Office2000  Сервис --> Слияние

На появившейся панели инструментов следует указать источник данных, поля и записи для заполнения подготовленного шаблона. Следует вставить в основной документ поля слияния. Эти поля указывают Microsoft Word, куда следует вставлять сведения из источника данных.

Слияние в новый документ

Выполните слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.