В Н Е Ш Н Я Я С Р Е Д А

Правительство

Конкуренты

В н у т р е н н я я с р е д а

Цель

Задачи

Планы

Общие направления

Процедуры и правила

Раб. сила

Покупатели

Поставщики

общество

Держатели акций

Внутренняя среда организации представлена прямоугольником, в рамках которого осуществляется

планирование.

В наружном прямоугольнике можно увидеть, какие условия внешней среды влияют на деятельность организации, в том числе и на планирование. Это, с одной стороны, блок таких факторов воздействия, как общество, правительство, конкуренты; и с другой стороны – факторы, от которых в значительной степени зависит конкретная деятельность фирмы: держатели акций, рабочая сила, покупатели, поставщики.

б) Функция организации.

Эта функция является базисной функцией менеджмента. В широком смысле – это вид деятельности управленческого персонала, направленный на обеспечение нормального функционирования фирмы (организации).

Функция организации может быть определена как процесс создания такой структуры организации, которая даст возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей. Эта структура включает определенное сочетание людских, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения намеченных планов.

Очень важным аспектом организационной функции менеджмента является решение вопроса о взаимоотношениях между высшими и низшими уровнями управления, то есть о соотношениях таких характеристик деятельности менеджера, как полномочия, ответственность.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает связь между управленческими уровнями, является делегирование полномочий. Делегирование как термин в науке управления означает передачу выполнения задач лицу, берущему на себя ответственность за их решение. При этом такой человек наделяется необходимыми полномочиями: самостоятельно принимать решения и распоряжаться материальными и финансовыми ресурсами.

Делегирование полномочий с высших на средние и низшие уровни управления способствует увеличению числа творчески мыслящих, активно работающих управленцев, превращает их из подчиненных в самостоятельных руководителей.

в) Функция координации.

Функцию координации можно определить как согласование действий многочисленных исполнителей плана в соответствии с целями фирмы (предприятия, организации). Задачей функции координации является обеспечение слаженной работы всего производственного коллектива.

Координация в управлении осуществляется путем налаживания взаимодействия различных подразделений (отделов, служб) в системе производства. К функции координации относится также регулирование материальными и финансовыми ресурсами.

В рамках деятельности организации координацию деятельности по решению стратегических задач выполняют высшие руководители – директорский корпус, опираясь на соответствующий штат специалистов.

Залогом успешного координирования являются информация и все службы, связанные с ее получением и обработкой.

г) Функция контроля.

Функция контроля в управлении рассматривается как процесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дела по выполнению плана, о ходе решения задач. Этот процесс состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и корректировки действий в случае, если имеются большие различия между результатами и установленными стандартами.

С помощью контроля менеджмент организации определяет, правильны ли осуществляемые им решения. Самой главной причиной необходимости контроля является то, что организация должна обладать способностью вовремя выявлять свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению ее целей.

Функция контроля связана с учетом и анализом. Учет во многих случаях является средством контроля. А на основе анализа оцениваются состояние объекта управления, результаты решения поставленных задач и потенциальные возможности.

Контроль тесно связан с описанными выше общими функциями менеджмента: планированием, организацией, координацией. По существу любая из них включает элементы контроля, в частности, сопоставление получаемых результатов с установленными стандартами, критериями.

Принято различать три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль – начинается до решения управленческой задачи, т.е. до начала работ. Он проводится до и во время определения цели и задач деятельности, планирования операций по решению задач.

Предварительный контроль осуществляется в ходе анализа результативности разработанных правил, процедур, а также выявления оптимального варианта будущего управленческого процесса путем моделирования его характеристик. При этом виде контроля анализируются человеческие, материальные и финансовые ресурсы организации. Предварительный контроль представляет собой как бы «проектный» контроль, заранее проверяющий все элементы системы.

Текущий, или оперативный контроль осуществляется от начала управленческой или хозяйственной операции до момента достижения требуемого результата. Цель текущего контроля – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и инструкций, чтобы не допустить серьезных ошибок или сбоев в деятельности организации. Как правило, это функция руководителя.

Текущий контроль может также осуществляться специальным контрольным отделом, подчиненным, как правило, руководителю высшего звена. Эффективность такого контрольного органа определяется рядом условий:

– непосредственное подчинение органа контроля руковод-ству организации;

– административная независимость контрольной службы от проверяемых служб;

– контрольная информация от объектов контроля поступает непосредственно в орган контроля, минуя такие промежуточные звенья, как низший и средний уровни управления.

Конкретные способы и формы текущего контроля разнообразны. Они зависят от факторов объединенного и субъективного характера. К объективным факторам относятся принятые в организации правила и процедуры контроля. Субъективная группа факторов определяется личностными качествами руководителя.

Третий вид контроля – заключительный, т.е. контроль результатов решения задачи. Как считают теоретики западного менеджмента, заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования видов деятельности, подобных или отличающихся от сделанной работы, и способствует усилению мотивации.

Положительной стороной этого вида контроля является поощрение за успешно выполненную работу, причем поощрение не только морального, но и в первую очередь материального плана.

Проблема контроля в деятельности менеджера организации имеет еще ряд важных аспектов. Это выбор формы и приемов контроля, определение связи контроля с информационными процессами, условий его эффективности, поиск инноваций в контроле и др.