7.Ревизия кассы

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналыордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналамордерам, ведущиеся по дебету счетов (1; 2), а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

В первую очередь проверяется правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней (для колхозов, исполкомов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость следующей формы.

Ведомость составляется по данным отчетов кассира, журнала регистрации приходных и расходных документов, а также журналов-ордеров 1, 01, ведомостей 1 и В-4 либо соответствующих машинограмм.

Приведенная ведомость подписывается проверяющим (ревизор, аудитор и др.) главным бухгалтером предприятия.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно проверяется полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия. Для этого целесообразно использовать ведомость следующей формы.

В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарноматериальные ценности и др., использую при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН2) штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

8 Учет расчетов с подотчетными лицами в рублях и иностранной валюте.

В хозяйственной деятельности организаций довольно часто возникает необходимость в приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет. Несоблюдение определенных условий при документальном оформлении таких операций нередко приводит к проблемам с налоговыми и другими контролирующими финансово-хозяйственную деятельность органами.

Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы.

Авансовый отчет.

Израсходованные подотчетным лицом суммы подтверждаются авансовым отчетом с приложением оправдательных документов. Утверждена унифицированная авансового отчета . Она должна применяться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений, для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В бухгалтерии при сдаче работником авансового отчета бухгалтер указывает на лицевой стороне отчета, номер этого документа и внизу лицевой стороны формы оформляет расписку, которая затем отрывается от бланка отчета и отдается работнику в подтверждение того, что авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами у него принят к проверке. На лицевой стороне формы заполняются все обязательные реквизиты.

Затем в бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

После проверки бухгалтер делает в авансовом отчете отметку о проверке. Бухгалтер, проверивший отчет, а также главный бухгалтер расписываются с расшифровкой подписи. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом. Лицо, утверждающее отчет, проверяет целевое расходование аванса и на лицевой стороне формы указывает сумму, которую оно утверждает, свою должность, расписывается с расшифровкой подписи и ставит дату утверждения. Утвержденный авансовый отчет передается обратно в бухгалтерию для дооформления и принятия к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке, указываются суммы расходов, принятые к учету и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации. Если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выдается подотчетному лицу. Об этом в авансовом отчете делается соответствующая отметка.

Техническое заполнение авансового отчета как правило не вызывает проблем, трудности обычно возникают с оправдательными документами и другими особенностями учета и расчетов с подотчетными лицами

Особенности покупок за свой счет.

Иногда сотрудник делает покупку на собственные деньги, не забыв взять у продавца все необходимые документы. Затем сдает приобретенный товар или материалы на склад, а бумаги в бухгалтерию с тем, чтобы организация вернула ему потраченные средства. Однако, многие ревизоры считают: если бы человек заранее взял на предприятии деньги, а затем принес оправдательные документы, то проблем бы не было. Но поскольку он сделал покупку на свой страх и риск, не получив "благословения" руководства в виде подписи на расходном ордере, заплатил продавцу свои деньги, то и право собственности на продукцию получил сам работник, а не фирма. В данном случае организация должна перекупить товар у своего сотрудника. Требования чиновников, конечно, нелогичны. Ведь человек, даже покупая товар на свои деньги, знает, что ему компенсируют расходы, и он сдаст организации приобретенные ценности. Но то, что нелогично, может быть признано законным в суде. Ведь формально сотрудника, не получившего на предприятии деньги, можно признать лицом, закупающим что-либо за счет собственных средств, а значит, для себя. Да и, кроме того, в Инструкции к Плану счетов записано, что счет 71 предназначен для учета, выданных под отчет сумм. Получается, что расходы, которые не авансировались, там показываться не должны и не признаются подотчетными. Эти доводы можно попробовать оспорить, так в Порядке ведения кассовых операций не сказано, что персоналу запрещено оплачивать товары "из своего кошелька", а потом получать компенсацию. Но все эти аргументы, возможно, придется приводить в суде, позицию которого нельзя предугадать.

Поэтому оформить выдачу подотчетной суммы, нужно заранее или что называется, задним числом. Главное, чтобы остаток позволял произвести дополнительный расход. Кроме того, нужно, чтобы фамилия сотрудника была в числе тех, кому по приказу директора разрешено выдавать деньги под отчет.

Если все таки работник, купил для фирмы товар по собственной инициативе, далее должен продать его фирме. Соответственно он получает доход (подп. 5 п. 1 ст. 208 НК РФ), и ему следует представить налоговую декларацию. Что же касается учета выданных средств, то требуется записывать их в налоговую карточку (форма 1-НДФЛ) и по окончании года представить в ФНС сведения по форме 2-НДФЛ.

Если бухгалтер будет действовать по всем правилам, он отразит покупку имущества у работника по кредиту счета 73³ и дебету счета 10 или 41. Если же главбух решит не усложнять себе жизнь, то "проведет" всю операцию как выдачу денег под отчет, то есть через счет 71. Что, может быть, расценено как грубое нарушение правил учета, выразившееся в неправильном отражении на счетах бухучета хозяйственной операции, а штраф за такое нарушение по статье 120 НК РФ.

У ситуации с покупкой за свой счет есть и обратная сторона. Если работник совершал покупку от имени своей фирмы и все документы оформлены на нее, а организация не рассчитается со своим служащим сразу же, то получается, что он дает ей взаймы на покупку товаров. Работник может быть признан кредитором и поэтому в доход предприятия необходимо будет включить сумму экономии на процентах. Вопрос этот спорный и однозначного мнения по нему нет. Но что бы избежать вероятных неприятностей. Необходимо в приказе, где утверждается круг подотчетных лиц, прописать, что в исключительных случаях сотрудники могут использовать личные деньги, покупая товары для фирмы. И указать, что истраченные деньги будут компенсированы, как только работник представит авансовый отчет. Так же можно, выдавать подотчетным лицам хотя бы небольшие суммы, только совершать сделки они должны всегда от имени организации.

О времени учете и подтверждающих документов.

В приказе по организации о подотчетных лицах, чаще всего устанавливается и срок, на который им выдают деньги. Этот период законодательно никак не ограничен, его определяет руководитель предприятия. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, сказано, что работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который он получал деньги (или дня возвращения из командировки). Не списанные на основании авансового отчета и не возвращенные в кассу суммы, становятся облагаемым доходом сотрудника. Многие фирмы, стремясь использовать данное правило в собственных интересах, устанавливают срок представления отчета от нескольких недель до нескольких месяцев, потому что на практике довольно часто взяв деньги в подотчет работники не спешат отчитаться.

Самым болезненным вопросом по учету расчетов с подотчетными лицами, являются документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных сумм. Потверждающие документы это прежде всего: кассовые чеки, которые должны быть обязательно, чек ККТ может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой. К чеку в большинстве случаев обязательно должен прилагаться товарный чек, где согласно требований законодателя должно быть расписано какие предметы приобретены, в каком колличестве и сколько стоит, в противном случае бухгалтеру самому придется составлять акт.

Важно отметить и о ситуации, когда сотрудники приобретают нужный товар на рынке. И хотя там продавцы так же должны выбивать кассовый чек, на практике это бывает редко. Обычно выдают чек товарный, где стоит лишь печать продавца. Предприятие может составить акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количества и цена товара, реквизиты продавца, но скорее всего проверяющие органы придерутся к этим оправдательным документам.

Бумаги, не "вызывающие доверия", или полное отсутствие подтверждающей "первички", по мнению фискалов, есть повод начислить сотруднику НДФЛ и оштрафовать фирму по статье 123 Налогового кодекса. Но арбитраж часто демонстрирует лояльность к организациям, принявшим не надлежаще оформленные авансовые отчеты.

О командировках и проблемах с ними связанными.

До начало командировки отдел кадров должен подготовить приказ о направлении работника в командировку, служебное задание и командировочное удостоверение .Для всех этих документов существуют типовые бланки . Если например не оформить приказ, то могут возникнуть проблемы, выраженные в отказе принять расходы на командировку в уменьшение налогооблагаемой прибыли как документально необоснованные. На основании служебного задания бухгалтерия будет определять, как списать командировочные расходы. Например, работник направлен в командировку для закупки оборудования. В этом случае расходы следует отнести в дебет счета 08 «Вложения во вне оборотные активы», согласно пункта 8 ПБУ 6/01, в первоначальную стоимость основных средств включаются абсолютно все так или иначе связанные с их закупкой расходы. Если сотрудник выполняет работы в рамках основной деятельности предприятия, то затраты по командировке будут списаны на счета затрат 20,44.

При оформлении поездки по России особое внимание необходимо обратить на командировочное удостоверение. Ведь и приказ о направлении в командировку, и служебное задание можно дооформить и после окончания поездки, так как эти документы являются внутренними. А в командировочном удостоверении свои отметки ставят представители тех предприятий, куда работник был командирован. Командировочное удостоверение подтверждает факт нахождения работника в командировке и количество дней проведенных там, на основании этого выплачиваются суточные. Можно не оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках (п,2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. №62).

За время командировки фирма обязана выплатить работнику суточные возместить расходы на проезд и проживание, а так же иные понесенные расходы (если эти расходы согласованы с работодателем). На это указано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Предприятие может утвердить порядок и размеры возмещаемых командировочных расходов в коллективном договоре или Положении о командировках. Но даже если подобные документы отсутствуют, бухгалтерия вправе принять такие расходы к учету, на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, включают: стоимость железнодорожных, авиабилетов и т.д.; оплату услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов; платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте; плату за пользование в поезде пастельными принадлежностями; расходы на провоз багажа; стоимость проезда к станции, пристани и т.п., если она находиться за чертой населенного пункта. Расходы на проезд работников любым транспортом, не ограничиваются по классам (категориям), за исключением бюджетных организаций. Расходы на проживание принимаются в размере фактических затрат, подтвержденных первичными документами например счета гостиниц. Если сотрудник не представил в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на проживание, то затраты возмещаются ему в сумме, которую утвердил руководитель организации. Минимум, который нужно возместить сотруднику – 12 рублей в сутки. При этом согласно п. 3 статьи 217 НК РФ, все что выплачено свыше 12 рублей в сутки необходимо включить в налогооблагаемый налогом на доходы физических лиц, доход сотрудника.

Суточные согласно статье 168 Трудового кодекса РФ должны возмещаться предприятием не ниже сумм, утвержденным Правительством РФ для бюджетных организаций. После возвращения из командировки сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы во время командировки. Если билеты утеряны, бухгалтерия может направить запрос по месту их приобретения, что бы получить дубликат или справку, подтверждающую факт покупки..

Загранкомандировки особенности учета.

Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировки по России. Различия есть только в отношении командировочного удостоверения: при загранкомандировках оно заполняется только если предстоит поездка в станы СНГ и в паспорте не делают никаких отметок при пересечении границы.

«Все документы, подтверждающие командировочные расходы на иностранном языке должны быть, дословно переведены на русский язык. На территории России официальное делопроизводство ведется только на русском языке» .Средства потраченные на перевод можно включать в расходы организации.

Командировочные расходы отражаются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Зачастую из-за этого образуются курсовые разницы, которые списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 71. В зависимости от того, какая курсовая разница образовалась.

При положительный курсовой разнице Дебет 71 Кредит 91.

При отрицательной курсовой разнице Дебет 91 Кредит 71.

Минфин России выпустил новые нормы суточных и расходов на проживание для зарубежных командировок, они начали действовать с 1 января 2005 года. Организация не может компенсировать работнику командировочные расходы , которые ниже указанных норм «фирма не вправе выплачивать меньше чем установлено Правительством РФ». А правительство уполномочило разрабатывать и вносить изменения в нормы суточных и расходы по найму помещения Минфин России .

Отражение расчетов с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы предназначен Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). На практике счет 71 может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения. «Расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить» .В этом случае счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" становится пассивным.

Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме. В заключении приведу корреспонденцию Счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Рисунок 7.1.

по дебету			по кредиту
50	Касса		07	Оборудование к установке
51	Расчетные счета		08	Вложения во внеоборотные активы
52	Валютные счета		10	Материалы
55	Специальные счета в банках		11	Животные на выращивании и откорме
76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами		15	Заготовление и приобретение материальных ценностей
79	Внутрихозяйственные расчеты		20	Основное производство
91	Прочие доходы и расходы		23	Вспомогательные производства
			25	Общепроизводственные расходы
			26	Общехозяйственные расходы
			28	Брак в производстве
			29	Обслуживающие производства и хозяйства
			41	Товары
			44	Расходы на продажу
			45	Товары отгруженные
			50	Касса
			51	Расчетные счета
			52	Валютные счета
			55	Специальные счета в банках
			70	Расчеты с персоналом по оплате труда
			73	Расчеты с персоналом по прочим операциям
			76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
			79	Внутрихозяйственные расчеты
			91	Прочие доходы и расходы
			94	Недостачи и потери от порчи ценностей
			97	Расходы будущих периодов
			99	Прибыли и убытки