Нулевой цикл

Нулевой цикл состоит из следующих этапов:

1. Предварительное обследование и оценка состояния – это так называемое «предпроектное обследование».

В настоящее время предварительное обследование проводят большинство ИТ-компаний (за исключением очень маленьких и неопытных). Группа аналитиков исследует объект автоматизации, собирает детальную информацию о его структуре и организации деятельности. Далее проводятся систематизация и анализ полученных в процессе обследования данных. Правильное обследование – залог успеха всего проекта в целом. Это признают все ведущие специалисты в области комплексной автоматизации. Недооценка этого этапа или его недостаточная проработка в подавляющем большинстве случаев приводит к провалу проекта.

С помощью специализированных средств (например, BPwin) строится диаграмма бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс характеризуется объемным блоком информации, включающим номер и наименование процесса; текстовое описание процесса; перечень выходов процесса (документы, файлы, материальные ресурсы, являющие результатом выполнения процесса); перечень входящих и исходящих документов и др.

На основе исследований строятся модели «as is» («как есть») и «to be» («как должно быть»).

2. Предварительная переподготовка.

Цель работ по предварительной переподготовке – объяснить высшему руководству, что представляет собой процесс внедрения ИС. На данном этапе важно преодолеть различия в понимании проекта разными категориями сотрудников. Руководители должны прийти к единому видению результатов и необходимых ресурсов. К сожалению, значение этого этапа часто недооценивается консалтинговыми и ИТ-компаниями, что создает ряд сложнейших проблем в дальнейшем.

Руководителю предприятия следует понимать, что процесс обследования почти наверняка будет воспринят персоналом «в штыки». Проблема человеческого фактора всегда играла огромную роль, и во многом именно такого рода проблемы могут привести даже к провалу проекта. Наличие проблем такого рода обуславливается, во-первых, тем, что специалистам придется отвлекаться от своей повседневной работы, выполнение которой с них, тем не менее, будут требовать, в пользу работы в проекте разработки ИС совместно с консультантами-аналитиками сторонней организации. Во-вторых, произойдет ломка межличностных и давно устоявшихся отношений внутри коллектива, которые подчас являются капиталом, результатом многолетних усилий сотрудников.

• во-первых, что целью работ является не только обучение персонала Заказчика, но и формирования нужного настроя на совместную работу – формирование Команды;

• во-вторых, что самое сложное, с чем приходится сталкиваться в проектах создания ИС – человеческий фактор.

3. Техническое задание (ТЗ).

Техническое задание – набор документов и спецификаций, определяющих требования к информационной системе и ее функциональности. В него входят (Error: Reference source not found):

• требования к автоматизированным рабочим местам, их составу и структуре;

• разработка требований к программным средствам;

• разработка топологии, состава и структуры локальной вычислительной сети;

• требования к секретности и защите информации.

Несмотря на некоторое отличие в структуре ТЗ по плану Уайта решает те же задачи, что и ТЗ по ГОСТ 34.601-90, а именно, однозначное определение сферы ответственности Исполнителя и Заказчика и формирование формального эталона качества создаваемой ИС. В составлении ТЗ принимают участие ИТ-специалисты, в частности разработчики, обладающие необходимым опытом и владеющие терминологией. Результатом становится подробный официальный документ, в котором отражены перечисленные требования и особенности системы или их допустимое подмножество. После составления технического задания можно реально оценить сроки и стоимость реализации проекта.

Формально составление технического задания – работа заказчика, однако в большинстве случаев этим занимается консалтинговая компания, проводящая внедрение.

4. Технико-экономическое обоснование (ТЭО).

Анализ «затраты-эффект» позволяет принимать обоснованные решения и подтверждает финансовую необходимость изменений. При этом для различных модулей возможность и достоверность расчетов соотношения «затраты-эффект» сильно различается.

При проведении ТЭО надо помнить, что в большинстве случаев, дать обоснованную оценку возврата инвестиций в проект ИС не представляется возможным, так как «Ущерб от несвоевременных действий вследствие недостатка информации (как и прибыль - в обратном случае) расчету практически не поддается…».

5. Организация проекта.

Важнейшая цель организации проекта – вовлечение в процесс сотрудников компании-клиента. Что достигается через распределение ответственности, делегировании полномочий по автоматизации собственных участков персоналу данных участков.

Важно помнить, что ТОЛЬКО СОВМЕСТНАЯ работа заказчика и разработчика (с равной ответственностью за результат) позволят создать работоспособную ИС.

Оптимальная структура рабочей команды представляет собой сочетание и взаимодействие сотрудников автоматизируемого подразделения и консультантов исполнителя. Привлечение сотрудников объекта автоматизации – необходимый шаг. От него во многом зависит успех автоматизации, так как только эти сотрудники понимают существующие процессы и способны обоснованно обсуждать подходы к их улучшению. Кроме того, освоить систему можно, только принимая непосредственное участие в ее разработке или настройке. Пример схемы управления проектом приведен на схеме (Error: Reference source not found).

6. Выработка целей.

Выработка целей предусматривает четкое определение и описание качественных и количественных ожидаемых результатов проекта. Это краткая формулировка эффекта, который руководители надеются получить от вложения средств в автоматизацию. Цели не определяются с точки зрения чисто финансовой выгоды, а связываются с появлением новых источников информации или получением качественного экономического эффекта.

Данные, как товар, должны широко и полно использоваться для повышения конкурентоспособности и эффективности работы. Их надо довести до конечных пользователей, причем пока данные актуальны. К счастью, большинство российских компаний уже осознали необходимость своевременного использования информация, которая является одним из основных ресурсов предприятия, и рассматривают ее как важнейший элемент стратегического развития.

Результаты нулевого цикла

Основной результат, который должен быть однозначно понятен всем участникам проекта - является решение о внедрении ИС.

Важно понимать, что если после нулевого цикла будет принято обоснованное решение о невозможности продолжения проекта, то в этом случае закрытие проекта является не его провалом, а обоснованным решением, которое сэкономит для бизнеса значительные средства и позволит получить направление развития и оптимизации. Для консалтинговой фирмы, занимающейся внедрением такой поворот событий также не стоит рассматривать как абсолютно неприемлемый. С одной стороны, получены деньги за выполнение первой стадии. С другой сформирован положительный имидж. С третьей, имеются перспективы сотрудничества в дальнейшем.