7. Организационные формы управления проектами. Структуры, достоинства, недостатки.

Организационная форма управления – организация взаимодействия и взаимоотношений между участниками проекта.

Вид организационной формы зависит:

• от роли руководителя проекта,

• распределения функций между остальными участниками.

При формировании группы для управления проектом существуют два принципа:

1. Заказчик и исполнитель имеют свои группы и своих руководителей проекта. Эти руководители подчиняются единому руководителю, который тоже имеет свою группу.

2. Создается единая группа во главе с руководителем проекта. В группу входят представители заказчика и исполнителя и основные участники.

Функциональная структура управления

Назначается один или несколько координаторов, которые осуществляют связь между функциональными подразделениями.

Подобная структура рекомендуется для организаций, для которых характерны:

• стабильный режим работы,

• малая зависимость от внешней среды,

• постоянный характер специализации,

• равномерный темп развития организации.

При нарушении этих условий функциональная структура малоэффективна.

Матричная структура управления

Создаются временные проектные группы. Административная принадлежность членов группы функциональным подразделениям.

Взаимодействие руководителей проектов с функциональными отделами осуществляется по горизонтали. По вертикали – обычная связь руководство-подчинение. В совокупности эти связи образуют матричную структуру.

Достоинства

1. Маневрирование людскими ресурсами за счет перераспределения их между проектами,

2. Привлечение высококвалифицированных специалистов

3. Обеспечение высокого качества работы при максимальной скорости ее выполнения

4. Минимальные издержки.

Проблемы и недостатки

1. Перегрузка функциональных подразделений

2. Отсутствие у руководителя проекта контроля над персоналом. Руководитель должен достичь цели, не располагая административной властью.

3. Необходимость создания матричного бюджета – планирования ресурсов, выделяемых функциональными подразделениями руководителю проекта.

4. Необходимость постоянного контроля за ходом работ по проекту по всем параметрам.

Матричный тип структуры управления используется при выполнении малых и средних проектов, не рекомендуется при выполнении крупных проектов, т. к. резко возрастает сложность коммуникаций.

Проектное управление

Проектное управление – это управление всеми трудовыми, финансовыми, материальными и энергетическими ресурсами, требующимся для обеспечения процесса в пределах запланированной стоимости.

Системный подход к управлению (главное – это достижение цели).

Создается специальный орган управления проектом.

Основная проблема – распределение функций между проектными и организационными уровнями управления.

Рекомендуется использовать при решении проблемных задач, связанных с переориентацией целей организации, в крупных проектах.

Сравнительный анализ проектной и матричной структур управления

Основные факторы	Матричная структура	Проектная структура
Требования к системе планирования и отчетности	Необходимо наличие стратегического матричного плана	Может быть достаточно простой
Контроль за выполнением проекта	Через руководителей функциональных подразделений	Под контролем все члены группы. Легче контролировать все вопросы
Эффективность использования рабочего времени	Очень эффективно	Неизбежно наличие резервного времени
Внесение изменений в проект	Трудность внесений, т. к. задействовано много структурных подразделений	Несложно, т. к. все активно взаимодействуют друг с другом
Требования к руководителю	Хороший координатор, агитатор. Умеет влиять на участников проекта	Технически грамотный специалист и хороший руководитель
Роль неформальных связей	Огромная	Не очень важно
Влияние на существующую структуру	Минимально	Требует реорганизации существующей структуры
Качество выполняемых работ	Максимально жесткий контроль	Менее жесткий контроль качества

Рекомендации по выбору организационных структур управления

Критерии оценки	Функциональная	Матричная	Проектная
Неопределенность условий реализации проекта	Низкая	Высокая	Высокая
Технология проекта	Стандартная	Сложная	Новая
Сложность проекта	Низкая	Средняя	Высокая
Продолжительность проектного цикла	Короткая	Средняя	Большая
Размер проекта	Малый	Средний	Крупный
Важность проекта	Не очень важный	Средней важности	Очень важный
Взаимозависимость и взаимосвязь между отдельными частями проекта	Низкая	Средняя	Высокая
Критичность времени	Низкая	Средняя	Высокая
Взаимозависимость и взаимосвязь проекта от систем более высокого уровня	Высокая	Средняя	Низкая